TE Connectivity: Elektronische Rechnungsverarbeitung

7. November 2011 von Frank Zscheile 0

Elektronische Rechnungsverarbeitung (Foto: Fotolia)

Alles im Blick: SAP-Software digitalisiert Rechnungen (Foto: Fotolia)

TE Connectivity ist ein führender weltweiter Anbieter von passiven elektronischen Komponenten, Netzwerklösungen, drahtlosen Systemen und Unterwasser-Telekommunikationssystemen. TE Connectivity entwickelt, produziert und vermarktet Produkte für Abnehmer in der Automobil-, Haushaltsgeräte-, Luft-, Raumfahrt- und Verteidigungsindustrie, sowie Telekommunikation, Computer, Unterhaltungselektronik und Energietechnik.

In Deutschland ist der Konzern durch die Tyco Electronics AMP GmbH (Bensheim) und die Tyco Electronics Raychem GmbH (Ottobrunn) mit insgesamt fünf Produktionsstandorten vertreten. Aus der Buchhaltungsabteilung in Darmstadt kam auch der Anstoß zur Einführung eines Systems zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Andreas Bergdolt, Projektleiter IT „SAP Architecture, Technology, and Solutions“ bei TE Connectivity: „Wir wollten mit einer solchen Lösung interne Prozesse straffen, überflüssige Tipparbeit sparen sowie potentielle Fehlerquellen bei Rechnungserfassung und Datenabgleich ausschalten.“

Zum Einsatz kommt eine kombinierte Lösung des SAP Gold Partners FIS GmbH, bestehend aus der Erfassungssoftware FCI und dem komplett in SAP integrierten FIS/edc-Workflow, über den sich Rechnungen und sonstige Dokumente in SAP automatisiert bearbeitet und freigegeben werden.

400 Rechnungen täglich allein am Standort Darmstadt

Keimzelle des Projektes war die Tyco Electronis AMP GmbH. In deren Buchhaltung treffen täglich rund 400 Rechnungen ein, werden gescannt, mit FCI ausgelesen und elektronisch nach Bangalore, Indien, übermittelt. Dort betreibt die Tyco Electronics Raychem GmbH schon seit mehreren Jahren ein Buchhaltungs-Servicecenter. Sie schickte ihre Rechnungen früher per Post nach Bangalore, wo die indischen Kollegen die Rechnungsdaten per Hand in SAP eingaben. Die Tyco Electronics AMP GmbH war die erste Landesgesellschaft, die ihre Rechnungen im Tiff-Format per FTP-Server dem Service Center in Bangalore zur Verfügung stellt.

Dort werden sie an Korrekturarbeitsplätzen ggf. manuell nachbearbeitet sowie in SAP verbucht. Bei 98 % von ihnen werden die Lieferanten richtig erkannt, über 65 % aller Belege erkennt die FCI Software komplett ohne notwendige Korrektur. Im zweiten Projektschritt wurde die Tyco Electronics Logistics AG (TELAG) aus Steinach angebunden. Über diese europäische Vertriebsgesellschaft wickelt TE Connectivity sämtliche Endkundenumsätze der Region EMEA ab. Das Geschäftskonzept der TELAG ermöglicht es TE Connectivity, als einheitliches Unternehmen in ganz Europa aufzutreten.

In Steinach werden die täglich rund 250 dort eintreffenden Rechnungen gescannt, direkt aus der Scannanwendung nach Bangalore exportiert und von dort sitzenden Buchhaltungskräften bearbeitet – früher wurden die Rechnungsdaten noch in der Schweiz per Hand in SAP eingegeben.

Aus Oberbayern nach Bangalore

Schlag auf Schlag ging es weiter: Auch die bayerische Tyco Electronics Raychem GmbH übermittelt ihre Rechnungen inzwischen ausschließlich elektronisch. Vier Arbeitsplätze für die Rechnungslesung hat Andreas  Bergdolt in Bangalore während einer einwöchigen Implementierungsphase eingerichtet.

Volker Zimmermann, Leiter General Accounting, Reporting, FSC India Coordinator und u.a. zuständig für die Koordination des Shared Service Center in Indien: „Dadurch haben wir unsere  Rechnungsverarbeitung beschleunigt. Der physische Rechnungsversand entfällt, die Selektion der Lieferanten erfolgt weitgehend automatisch und die Buchung der Rechnungen ist bei korrekter Rechnungsstellung bzw. Auftragsdateneingabe ebenfalls schneller.“

Bangalore übernimmt nach und nach für alle großen Landesgesellschaften die Rechnungsbearbeitung im High-Volume-Bereich, neben Deutschland und der Schweiz auch für die belgischen, britischen und irischen Gesellschaften. Zudem hat TE Connectivity ein weiteres „Competency Center“ in Schaffhausen/CH eingerichtet, welches für die kleineren Landesgesellschaften zuständig ist, darunter Gesellschaften aus den nordischen Ländern. Für diese erledigen sprachkundige Buchhalter in Schaffhausen neben der Rechnungsverarbeitung auch die Anfertigung ganzer Monatsabschlüsse.

Über 30 % „no touch“-Rechnungen

An allen Standorten, ob Landesgesellschaft oder Service Center, werden die eingescannten Rechnungen samt der Indexdaten von FCI an FIS/edc übergeben und nach diversen Prüfungen einem automatischen Verbuchungsversuch unterzogen. Bei korrekten Rechnungen wird der Beleg sofort verbucht und die logistische Kette geschlossen. Den SAP-seitigen Teil der Rechnungsbearbeitung koordiniert Stefanie Hummel, Leiterin SAP FI/CO EMEA bei TE Connectivity.

Sie schätzt den Anteil der bestellbezogenen Rechnungen aus SAP MM in den deutschen TE Connectivity-Gesellschaften auf rund 70 Prozent, darunter über 20-30 % „no-touch“- Rechnungen, die von der Buchhaltung überhaupt nicht mehr angefasst werden müssen. Diese Quote wird kontinuierlich verbessert, durch den selbst lernenden Rechnungsleser ebenso wie durch stete Hinweise an die Lieferanten, wie sie ihre Rechnungen in noch besserer Qualität liefern können.

Rechnungen ohne Bestellbezug gehen in den Genehmigungsworkflow FIS/edc. Dieser ermöglicht die komplett papierlose Freigabe, sorgt für optimierten Durchfluss der Rechnung und erhöht die Transparenz für das Management. „Vor allem unsere Einkaufsabteilung und die Kostenstellerleiter schätzen die elektronische Archivierung und Verknüpfung von Rechnungsabbild und SAP Buchungsbeleg in FIS/edc sehr“, erklärt Stefanie Hummel, „die Papierrechnungen werden nicht mehr abgelegt, sondern nur noch im Archiv gespeichert. Jede mögliche Unklarheit lässt sich sofort aus SAP und FIS/edc heraus mittels Klick auf das Rechnungs-Image nachvollziehen.“

Viele Ländergesellschaften und weitere Roll-outs

Neben den Gesellschaften in Deutschland und der Schweiz sowie den Shared Service Center in Bangalore und Schaffhausen sind inzwischen auch eine Vielzahl weiterer Landesgesellschaften mit Rechnungserkennung und -workflow der FIS GmbH ausgestattet, darunter die tschechische in Kurim mit ca. 100 Eingangsrechnungen täglich und die britische in Swindon mit ca. 350 Rechnungen pro Tag. Von Swindon aus wird zugleich auch die TE Connectivity Gesellschaft in Irland bedient. Seit Anfang 2011 arbeiten ferner Norwegen, Schweden, Finnland, Dänemark und eine Gesellschaft in Frankreich mit dem System.

Inzwischen sind Rechnungserkennung und SAP-Freigabeworkflow auch bei der US-amerikanischen Muttergesellschaft im Live-Betrieb, weiter geht es in Europa mit Belgien, den Niederlanden und der Türkei. Darüber hinaus nutzt die chinesische Landesgesellschaft in Suzhou die Lösung produktiv, hier sind bisher zwei Scann-Standorte installiert, weitere fünf sollen folgen. Die Verarbeitung findet dann zentral im Shared Service Center in Suzhou statt. Roll-Outs in weiteren Landesgesellschaften in China sind geplant.

Andreas Bergdolt hat gelernt, dass die Implementierung Zeit braucht und man die Benutzer früh einbinden muss. Inzwischen ist er jeweils zwei Wochen vor Ort; alle bisherigen Roll outs haben perfekt funktioniert. Regelmäßige Telefon-Konferenzen unter Einbezug aller internationalen Key User und sonstigen Interessierten begleiten den weltweiten Roll out.

Cache-Funktion garantiert weltweiten Zugriff im Millisekundenbereich

Für ein performantes Arbeiten auf internationaler Ebene innerhalb der TE Connectivity-Organisation ist die Cache-Funktion des Rechnungslesers eine unabdingbare Voraussetzung. Das SAP-Archiv von TE Connectivity, wird in Frankfurt bzw. in Harrisburg, USA  gehostet. Müssten nun die Kollegen von jedem beliebigen weltweiten Standort auf den deutschen oder amerikanischen Archivserver zugreifen, um eine Rechnung einzusehen, lägen die Wartezeiten im Sekundenbereich.

Da aber FCI sämtliche Scans der letzten drei Monate auf einem lokalen Verzeichnis speichert, prüft FIS/edc zunächst, ob die Rechnung nicht vielleicht noch dort liegt – was in den meisten Anfragen der Fall ist. Zugriffzeiten im Millisekunden- Bereich sind das Resultat.

Neben den Eingangsrechnungen wird die FIS-Lösung inzwischen für weitere Dokumentarten eingesetzt, darunter Lieferscheine, Zollpapiere und Kundenbestellungen. An drei deutschen Produktionsstandorten in Darmstadt, Speyer und Wörth werden die Lieferscheine mit FCI eingelesen und samt Indexdaten im Archiv abgelegt. Ein weiterer Schritt wird sein, sie zudem mit den Bestellungen in SAP zu verlinken.

Hierfür kommt dann als weiteres Produkt der FIS/edc-Dokumentenmonitor zum Einsatz, mit dem sich beliebige Dokumente den SAP-Objekten zuordnen lassen – in diesem Fall ein Lieferschein mit der dahinter stehenden Bestellung. 125.000 Lieferschein-Seiten werden so pro Jahr bei TE Connectivity Deutschland ausgelesen.

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