Framework-Technologie verbindet Anwendungen, Dokumente und Prozesse (Teil 1)

Feature | 8. März 2004 von admin 0

Die Übersetzung des Namens von SAP Records Management als “elektronische Aktenverwaltung” trifft nur einen Aspekt der Lösung. In der Tat lassen sich mit SAP Records Management digitalisierte Dokumente verwalten und am Geschäftsprozess orientiert strukturieren. Darüber hinaus dient SAP Records Management jedoch dazu, betriebliche Abläufe aufzuzeichnen (Schlagwort “recording of business processes”). Denn Akten in einer SAP-Lösung enthalten neben (gescannten oder direkt in einer Lösung editierten) Dokumenten vor allem auch Verweise auf Belege oder andere betriebswirtschaftliche Objekte, die im Rahmen transaktionaler Anwendungen entstehen. Dazu zählen etwa Buchungen der Finanzbuchhaltung, Aufträge, Opportunities und vieles mehr. Aus der rein technischen Sicht der Informationsverarbeitung handelt es sich dabei um Datensätze einer Datenbank. Allerdings wird die Information eines betriebswirtschaftlichen Objekts, also etwa eines Belegs der Finanzbuchhaltung, nicht einfach in einem Datenbanksatz abgelegt. Ein betriebswirtschaftliches Objekt ist in der Regel komplex und die Information auf mehrere Datenbanktabellen verteilt. Den Zusammenhang stellt erst die Implementierung der SAP Anwendung her. SAP Records Management verwaltet also nicht nur Dokumente, sondern ebenso komplexe Datensätze oder “data records”, die die Information einer Akte komplettieren. Im Jargon der SAP heißen diese Datensätze “Business-Objekte”.

Anwendungsprogrammierung und -modellierung

Anwendungsprogrammierung und -modellierung

Werden alle Informationen, also sowohl die Dokumente als auch die Business-Objekte inhaltlich strukturiert in einer Akte gesammelt, dann dokumentiert die Akte den Ablauf eines Geschäftsprozesses. Workflow-Lösungen wie etwa Business Workflow und Records Management ergänzen sich. Die Workflow-Lösung hilft, Geschäftsprozesse zu steuern und zu automatisieren. Aus den mit der Workflow-Lösung modellierten Prozessen lässt sich auf Akten zugreifen. Im Gegenzug lassen sich aus den Akten Prozesse starten, verfolgen und protokollieren. Diese Doppelfunktion, Daten und Dokumente zu verwalten und zudem aktiv Prozesse zu steuern, ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil von SAP Records Management.

Gefragt waren eine tragfähige Infrastruktur…

Vor dem Beginn der Entwicklung von SAP Records Management waren einige grundlegende Fragen zu klären: Was genau ist der notwendige Funktionsumfang zur Verwaltung elektronischer Akten? Was sind die Inhalte? Wie werden die Inhalte strukturiert und zusammengefasst? Mit dieser Fragestellung trat ein Dilemma auf. Jede Festlegung eines bestimmten Funktionsumfangs oder eines bestimmten Satzes von Objekten musste zwangsläufig unbefriedigend bleiben.
Es ließ sich weder voraussehen, welche SAP-Objekte für die Aktenverwaltung dauerhaft eine wichtige Rolle spielen würden, noch welche Objekte in Kundenprojekten zusätzlich Berücksichtigung finden müssten. Also war es notwendig, für SAP Records Management zunächst eine tragfähige Infrastruktur zu entwickeln, die nahezu beliebige Informations-Objekte miteinander in Verbindung setzt und zu einer einheitlichen Software-Lösung verbindet.

… und intuitive Handhabung

Auch war ein weiterer Trend bereits abzusehen: Transaktionale Applikationen und digitalisierte Dokument stehen in einer modernen Anwendung gleichberechtigt nebeneinander. Der Umgang mit digitalisierten Dokumenten ist häufig intuitiver. Abläufe lassen sich verbessern. Automatisieren lässt sich, was von Anwendern meist ohnehin als unnötiger Aufwand empfunden wird. Beispielsweise besteht der Wunsch, Formulare im bekannten Layout direkt am Bildschirm auszufüllen oder Geschäftsbriefe “am Bildschirm zu schreiben” und in Akten abzulegen, ohne manuell die in der Software-Lösung verfügbaren Adressdaten zu übernehmen. Gewünscht wird ferner eine Workflow-Lösung, die entsprechende Arbeitspakete aktiv durchs Unternehmen reicht.
Viele dieser Beispiele sind in Form technischer Bausteine bereits in verschiedenen SAP-Lösungen verfügbar, so in der Ausgabesteuerung und Druckaufbereitung für Formulare (Smart Forms) oder im Business Workflow. Daher stellte sich bei SAP Records Management nicht die Frage, solche Elemente neu zu entwickeln. Naturgemäß konnte die Lösung jedoch nur dann erfolgreich sein, wenn sie in der Lage wäre, bestehende Bausteine zu integrieren. Damit waren die Rahmenbedingungen für SAP Records Management umrissen und die Idee des Service Provider Frameworks geboren.

Das Service Provider Framework

Framework-Technologie

Framework-Technologie

Der Begriff “Framework” wird häufig recht unpräzise verwendet. Viele Anwendungen, die eine gewisse Offenheit für Kundenanpassungen oder Anpassungen auf höher liegenden Software-Schichten vorsehen, verwenden bereits dafür den Begriff “Framework”. Solche Techniken – beispielsweise User-, Customer- oder Application-Exits, in der modernsten Form als Business Add-ins (BAdIs) bekannt – finden sich freilich auch in den SAP-Lösungen. Das Service Provider Framework jedoch umfasst wesentlich mehr als einen Satz publizierter Schnittstellen, mit denen sich etwa kundenspezifische Anpassungen vornehmen lassen.
Um dies zu erläutern folgendes Beispiel: Die Programme zur Buchung eines Auftrags im Vertriebs-Modul (SD) der SAP-Software und die Programme zur Buchung einer Kreditorenrechnung im Finanzwesen (FI) nutzen durchaus gemeinsame Bausteine. Dazu zählt etwa die Prüfung auf die Existenz des vom Anwender eingegebenen Buchungskreises. Die Programme existieren aber zunächst nur für sich. Damit ist gemeint, dass ein SD-Auftrag nicht per se zu einem Kreditorenbeleg in Bezug gebracht werden kann, der Kreditorenbeleg also beispielsweise erläuternd als Anhang des Auftrags erscheinen kann. Anders gelagert ist die Aufgabenstellung bei einer elektronischen Aktenverwaltung. Hier sollen in einer konkreten Auftragsakten-Instanz durchaus sowohl Aufträge als auch Kreditorenrechnungen oder digitalisierte Dokumente in einer gemeinsamen Struktur sichtbar sein.
Framework-Technologie hilft jedoch nicht nur, Integrationsfragestellungen bei SAP Records Management zu lösen. Sie hilft auch in anderem Anwendungskontext. So lassen sich beispielsweise Streitfälle und Reklamationen im Rahmen der Finanzbuchhaltung aufzeichnen und der Quartals- und Bilanzerstellungsprozess dokumentieren.

Joachim Becker

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