Freie Fahrt für den Export

Feature | 13. Dezember 2006 von admin 0

Der 11. September 2001 markiert eine Zäsur – auch für den grenzüberschreitenden Handel. Denn seit den Terroranschlägen haben sich die gesetzlichen Einfuhrbestimmungen kontinuierlich verschärft, was wiederum die Exportabwicklung komplexer macht. So erstellen die USA und die Europäische Union (EU) Boykott- oder Sanktionslisten mit den Namen von Personen beziehungsweise Organisationen, die in Verdacht stehen, Handel mit terroristischen Netzwerken zu treiben. Exportierende Unternehmen müssen ihre geschäftlichen Beziehungen regelmäßig anhand dieser Listen überprüfen. “Geschieht dies nicht, drohen empfindliche Geldstrafen bis zu 500.000 Euro, unter Umständen steht die Geschäftsführung sogar mit einem Bein im Gefängnis”, verdeutlicht Philip Vospeter, Berater beim Bielefelder SAP-Komplettdienstleister itelligence AG. Vom Imageschaden für das Unternehmen ganz zu schweigen.
Auch die international noch wenig harmonisierte elektronisch gestützte Zollabwicklung der einzelnen Länder macht den exportierenden Betrieben zu schaffen. In den USA beispielsweise ist es Vorschrift, die Ein- und Ausfuhrdokumente via AES (Automated Export System) an die US-Zollbehörde zu übertragen. Die Europäische Union dagegen will im Rahmen ihrer E-Customs-Initiative ein einheitliches Export- und Import-Control-System (ECS bzw. ICS) sowie ein standardisiertes internationales Risikomanagement einführen.
Für internationale Handelsunternehmen, die zu diesen Versandverfahren bereits als “zugelassener Versender” oder “zugelassener Empfänger” berechtigt sind, besteht in der EU seit April 2004 die Pflicht zur Teilnahme am New Computerized Transit System (NCTS), das in Deutschland durch ATLAS, das automatische Tarifierungs- und lokale Abwicklungssystem, realisiert wird. Seit August 2006 können sich deutsche Firmen freiwillig an der elektronischen Ausfuhranmeldung nach diesem Verfahren beteiligen, ab 2009 soll die ATLAS-Ausfuhr verpflichtend werden.
Die Umstellung auf die elektronische Zollabwicklung lohnt sich für die Unternehmen insofern, als sie damit einerseits die aktuellen Vorgaben der nationalen Zollbehörden erfüllen und andererseits auch auf künftige Anforderungen wie das ECS-System vorbereitet sind. Dadurch, dass die Daten rund um die Uhr an die Zollbehörden übermittelt werden können, ergibt sich außerdem ein deutlicher Zeitvorsprung gegenüber der manuellen Abwicklung. Gleichzeitig lässt sich das Ein- und Ausfuhrverfahren vereinfachen und Wartezeiten an den Grenzen verkürzen, da elektronische Anmeldungen umgehend bearbeitet werden.

Zugpferd und Stiefkind

Gerade mittelständische Unternehmen aus der Zulieferindustrie, der Fertigung oder dem Maschinenbau operieren zunehmend global. Sie produzieren und vertreiben ihre Produkte von verschiedenen Standorten aus und unterliegen damit bei der Ausfuhr von Waren den gleichen gesetzlichen Rahmenbedingungen wie Großkonzerne. Trotzdem behandelt der Mittelstand Exportprozesse häufig noch stiefmütterlich, weiß Vospeter. Zollformulare werden meist manuell oder mit der Schreibmaschine ausgefüllt, die Prüfung der Boykottlisten oder Präferenzkalkulationen bei Anträgen auf Zollvergünstigungen werden auf die gleiche umständliche Art erledigt. Das ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kann zu finanziellen Verlusten führen. “Jede Stunde, die eine Fracht festsitzt, weil sich die Ausfuhrdokumente beim Grenzübertritt als falsch oder lückenhaft ausgefüllt erweisen, kostet bares Geld”, erläutert der itelligence-Berater. “Hier rechnet sich die Anschaffung einer integrierten Außenhandelssoftware, die papiergebundene Prozesse durch weitgehend automatisierte Abläufe im Exportgeschäft ablöst, relativ schnell.”
Anders als weltweit operierende Konzerne können viele Mittelständler – schon allein aus finanziellen Erwägungen – keine eigene Exportabteilung aufbauen und unterhalten. Gerade für sie ist deshalb eine Außenhandelsanwendung wie SAP Global Trade Services (SAP GTS) interessant. Mit den drei Komponenten SAP Compliance Management, SAP Customs Management und SAP Risk Management unterstützt diese Lösung alle Bereiche des Außenhandels. Die Lösung ist außerdem ein wichtiger Bestandteil der SAP Solutions for Governance, Risk, and Compliance. Mit diesem Anwendungspaket setzt SAP auf einen ganzheitlichen Ansatz, um gesetzlich geforderte Kontrollen und Instrumente für nachhaltige Unternehmensführung fest in den IT-Strategien von Unternehmen zu verankern. Dazu gehören unter anderem börsenrechtliche Auflagen wie Sarbanes-Oxley, branchenspezifische Anforderungen wie Emissionsrichtlinien für die Energiewirtschaft oder Basel II für den Bankensektor.

Geschäftsprozesse absichern

SAP Compliance Management überwacht sämtliche Vorgänge der Warenein- und Ausfuhr und sorgt dafür, dass die gesetzlichen Vorschriften lückenlos eingehalten werden. Dies gilt im Besonderen für die Boykott- und Sanktionslistenprüfung. Die Lösung berücksichtigt dabei die Namenslisten der EU-Anti-Terrorismus-Verordnungen in 18 Sprachen einschließlich deutscher und englischer Kommentare. Um eine möglichst breite internationale Abdeckung zu gewährleisten, sind aber auch die Sanktionslisten aus den USA oder der Schweiz enthalten, die zentral gepflegt werden und unternehmensweit zur Verfügung stehen.
Die nahtlose Integration der Prüfungsprozesse in mySAP ERP sowie in die meisten Einkaufs- und Vertriebslösungen von SAP ermöglicht den maschinellen Abgleich von Stammdaten (Kreditoren, Debitoren) mit Sanktionslisten über die Sanctioned-Party-List-Prüfung (SPL). Überwachungs- und Berichtfunktionen informieren über die Prüfergebnisse. Alle Aktivitäten im Bereich der Sanktionslistenprüfung werden protokolliert, mit der Audit-Trail-Funktion der Sanktionslistenprüfung archiviert und lassen sich als gesetzlicher Nachweis verwenden, zum Beispiel bei Betriebsprüfungen.
Darüber hinaus unterstützt die Import- und Exportkontrolle im Rahmen von SAP GTS den Anwender bei der Abwicklung der Zollverfahren für genehmigungspflichtige Materialien sowie bei der Verwaltung von Ausfuhrgenehmigungen und berücksichtigt dabei vollautomatisch warenspezifische Export- und Importlizenzen. Über das Lizenzmanagement in SAP GTS wird lizenzpflichtiges Material klassifiziert, und die Zulassung wird jeweils dem richtigen Ausfuhrbeleg zugeordnet. Außerdem führt SAP GTS die Mengen- und Wertabschreibung durch und deckt dabei Warenbewegungen ab, die Ländergrenzen oder Buchungskreise überschreiten. Auch die Embargo-Prüfung läuft in SAP GTS integriert. Wird ein neues Land auf die Embargoliste gesetzt, verlangt die Software sofort einen Lieferstopp für alle Transporte dorthin.

Vertrauenswürdige Exportpartner

SAP Customs Management wiederum vereinfacht die Prozesse der elektronischen Zollabwicklung. Das System unterstützt das europäische Versandverfahren NCTS, das US-amerikanische AES sowie das australische Zollabwicklungssystem Integrated Cargo System (ICS) und ist für zahlreiche europäische Zollabwicklungssysteme zertifiziert.
Ein Unternehmen, das nach dem NCTS-Verfahren zertifiziert ist, garantiert, dass es alle Anforderungen in der elektronischen Zoll- und Außenhandelsabwicklung verlässlich einhält, und wird als vertrauenswürdig eingestuft. Nur dann erhält es auf EU-Ebene den Status des “zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten”. Außerdem profitiert es von bevorzugter Abfertigung durch die Zollbehörden. In der Zulieferindustrie, die Lieferzusagen einhalten muss, ist das durchaus wettbewerbsrelevant.
Auch SAP Customs Management ist nahtlos in Beschaffungs- und Vertriebsprozesse integriert und übernimmt eine Vielzahl von Daten aus den entsprechenden Anwendungen in die Zollbelege. So wird beispielsweise die komplette Ausfuhranmeldung mit Zolltarifnummern, Versender- und Packdaten sowie Gewichtsangaben automatisch ausgefüllt. Ein weiteres Plus: Da SAP GTS die Vorzüge von SAP Interactive Forms by Adobe nutzt, können Anwender alle für den Zoll relevanten Formulare direkt aus der SAP-Anwendung heraus ausfüllen, bearbeiten und verschicken.

Gut gerüstet für den Weltmarkt

Für Exporteure ist es heute im Wettstreit mit der Konkurrenz besonders wichtig, dass ihre Kunden die Ware zollfrei oder zu einem reduzierten Einfuhrzollsatz erhalten. Dazu ist eine Präferenzberechtigung erforderlich. SAP Risk Management unterstützt die Exporteure dabei, alle rechtlichen Voraussetzungen für diese Zollpräferenz zu erfüllen und ihre Ware als präferenzberechtigt auszuweisen. Das beinhaltet beispielsweise Lieferantenerklärungen, die einheitlich beschafft, verwaltet, kontrolliert und im Hinblick auf die Einhaltung der Präferenzregeln ausgewertet werden.
Über einen web-basierten Supplier Self-Service haben die Lieferanten auch die Möglichkeit, ihre Erklärungen selbst zu pflegen. Das schont personelle wie auch finanzielle Ressourcen, und die operativen Kosten der Zollabwicklung sinken. Philip Vospeter: “Mit SAP GTS sind Mittelständler für ihre Exporttätigkeit auf dem Weltmarkt jederzeit gut gerüstet.”

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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