Ende der Verzögerungen

12. Juli 2012 von Philipp Wohlwill 0

Medical Therapy; Foto: Fresenius

Infolge der Globalisierung der Geschäftswelt sind Produktion, IT und Entwicklung eines Unternehmens häufig auf Standorte in verschiedenen Ländern verteilt, während sich über Niederlassungen vor Ort zugleich neue Märkte erschließen lassen. Vor diesem Hintergrund wird die Verwaltung von Geschäftsprozessen immer komplexer. Für das Rechnungswesen eines Unternehmens bringt eine solche globale Ausrichtung enorme Herausforderungen mit sich. Unternehmen, die Dokumente an verschiedene internationale Niederlassungen verteilen, müssen unterschiedliche Zeitzonen und nationale Gesetzesbestimmungen berücksichtigen sowie Sprachbarrieren überwinden.

Mit effizienten IT-Lösungen lassen sich diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen. Nach der erfolgreichen Einführung der Lösung :psinova:InvoiceCenter für die automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen in den Niederlassungen im deutschsprachigen Raum wird der Gesundheitskonzern Fresenius die in das SAP-System integrierte Lösung nun in Kürze für das konzernweite Rechnungswesen implementieren. Bereits heute werden Rechnungen mit sechsstelligen Beträgen in den internationalen Niederlassungen elektronisch verarbeitet. Die Lösung wird nun an weiteren Standorten eingeführt, und der Konzern rechnet damit, das Verarbeitungsvolumen im System über alle Zeitzonen hinweg weiter steigern zu können.

Fresenius Netcare entwickelt die IT-Prozesse

Fresenius ist ein global aufgestellter Gesundheitskonzern mit 130.000 Mitarbeitern, der über seine vier eigenständigen Unternehmensbereiche Produkte und Dienstleistungen für Krankenhäuser, Dialysezentren und die ambulante medizinische Versorgung anbietet. Die IT-Prozesse des gesamten Konzerns werden vorwiegend über die Tochtergesellschaft Fresenius Netcare GmbH koordiniert, die ihren Sitz wie auch die Unternehmenszentrale in Bad Homburg hat. Mit mehr als 400 Mitarbeitern an 40 Standorten unterstützt die Fresenius Netcare GmbH Konzernkunden im In- und Ausland bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. „Unsere konzernweiten Geschäftsprozesse werden vollständig über unser SAP-System koordiniert. Im weitesten Sinne sind wir für alles zuständig, was mit SAP zu tun hat“, beschreibt Monika Heymann, Projektmanagerin bei Fresenius Netcare, das Aufgabenspektrum des Unternehmens.

Lesen Sie weiter auf Seite 2: SAP nutzen, ohne Infrastruktur nachzubilden

Heymann erzählt, wie alles anfing: „Wenn eine Papierrechnung von mehreren Personen genehmigt werden musste, wurde die Rechnung über die Hauspost an alle beteiligten Abteilungen verteilt. Dadurch kam es häufig zu beträchtlichen Verzögerungen, beispielsweise wenn ein zuständiger Mitarbeiter krank oder im Urlaub war. Die Genehmigungsprozesse und Stellvertretungsregeln waren nicht klar definiert, was weitere Verzögerungen und Zusatzkosten zur Folge hatte.“ Aufgrund dieser Situation war eine in das SAP-System integrierte Lösung erforderlich. Diese Lösung sollte helfen, die Prozesse zu beschleunigen, die Genehmigungsstrukturen besser zu regeln und mehr Transparenz zu schaffen. Dabei waren zwei Aspekte wichtig: Die Anwendung sollte die bestehende SAP-Infrastruktur nutzen, ohne die Geschäftslogik nachzubilden oder redundante Daten außerhalb des SAP-Systems zu speichern. Zudem musste die Lösung so konzipiert sein, dass sie an den internationalen Standorten eingeführt werden konnte.

Echtzeitkoordination mit SAP-Daten

Im Rahmen des Auswahlverfahrens für eine neue Lösung, die eine automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen im SAP-System unterstützen sollte, wurden die Anforderungen definiert. Diese wurden von der Lösung InvoiceCenter von PSINOVA am besten abgedeckt. Die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung werden von SAP Business Workflow gesteuert, während die universelle InvoiceCenter-Maske eine ergonomische Oberfläche im SAP-System bereitstellt, die eine Echtzeitkoordination mit SAP-Daten ohne vorherigen Export der Daten aus dem SAP-System ermöglicht. Dies schafft die Voraussetzungen für einen transparenten und optimierten Prozess, über den eingehende Papierrechnungen und elektronische Rechnungen weitestgehend automatisch bearbeitet werden können. Die Rechnungen werden nach dem Eingang eingescannt und im SAP-System archiviert.

SAP Business Workflow ruft die gewünschte Rechnung automatisch aus dem InvoiceCenter-Archiv ab, sendet sie an den Erfassungsserver und speichert die Rechnungsdaten und den Rechnungsbetrag direkt oder nach der Bearbeitung im Rahmen der Rechnungsprüfung im SAP-System. Im Hintergrund werden Plausibilitätsprüfungen und ein Abgleich mit SAP-Daten z. B. nach Auftrag oder Lieferant ausgeführt. Darüber hinaus werden SAP-Parameter wie Vorsteuerkennzeichen und Lieferantennummer standardisiert. „Im nächsten Schritt kann der zuständige Mitarbeiter das eingescannte Dokument über seine Inbox im SAP-System abrufen – unabhängig von seinem Standort“, erläutert Heymann.

Lesen Sie weiter auf Seite 3: Genehmigungsprozess direkt über SAP

Dies hat den großen Vorteil, dass der Genehmigungsprozess direkt über das SAP-System in der SAP-Maske von InvoiceCenter oder durch E-Mail-Benachrichtigung und eine Webbrowser-Maske angestoßen werden kann. So können sowohl SAP-Benutzer als auch Mitarbeiter ohne Zugriff auf das SAP-System in den Genehmigungsprozess eingebunden werden. Die Rechnung wird automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, wenn nicht innerhalb von zwei Tagen eine Antwort eingeht: „So kann das Dokument an einen Kollegen weitergeleitet werden, wenn der zuständige Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist“, erläutert Heymann. „Indem wir die zulässige Antwortzeit beschränken, können wir verspätete Zahlungen vermeiden. Der Assistent :psinova:letter, über den in der Maske automatische Antworten erstellt werden können, ermöglicht die Ablehnung unvollständiger oder fehlerhafter Rechnungen von Lieferanten. Durch Archivieren der Antwort im SAP-Archiv wird dieser Prozess dokumentiert, und die Zahlung wird zurückgehalten. Dadurch lassen sich die Kosten bereits nach kurzer Zeit deutlich senken.“

Elektronische Rechnungen günstiger

Elektronische Rechnungen ermöglichen weitere Kostensenkungen, indem die Rechnungsbearbeitung weitestgehend automatisiert wird. „Die Bearbeitungskosten liegen bei weniger als einem Euro pro Rechnung. Die Weiterleitung von Papierrechnungen sowie die Digitalisierung und elektronische Verarbeitung von eingescannten Rechnungen war mit höheren Kosten sowohl für die Bearbeitung als auch für die Digitalisierung und Prüfung der Papierrechnungen verbunden als bei Rechnungen, die bereits im elektronischen Format vorlagen. Unsere Lieferanten profitieren im gleichen Maße von der elektronischen Zustellung von Rechnungen wie wir. Sie können damit Verzögerungen vermeiden, die sich durch die Zustellung per Post ergeben. Außerdem entstehen keine Kosten für Ausdrucken, Versand und Weiterleitung von Papierrechnungen sowie für die damit verbundene Logistik. Wir müssen keine Post mehr abholen und Rechnungen nicht mehr einscannen, bearbeiten und prüfen. Wir können elektronische Rechnungen mit hoher Datenqualität automatisch bearbeiten oder sie zumindest weitestgehend automatisch prüfen“, beschreibt Projektmanagerin Heymann die Vorteile der neuen Lösung.

Mit der neuen Lösung kann Fresenius Rechnungen auch über Landesgrenzen hinweg wesentlich schneller genehmigen. Der Gesundheitskonzern bearbeitet Papierrechnungen und elektronische Rechnungen über verschiedene SAP-Systeme in mehr als 100 Organisationseinheiten (Buchungskreisen) mit einem einheitlichen Prozess über verschiedene Zeitzonen hinweg. Nach dem erfolgreichen Einsatz der Softwarelösung in Deutschland, Österreich, der Schweiz, den Benelux-Ländern und anderen europäischen Ländern sollen in diesem Jahr weitere Standorte folgen. Der Konzern hat sich einen knappen Zeitplan gesetzt und möchte das neue System jeden Monat in mehreren Niederlassungen in unterschiedlichen Ländern einführen. In den restlichen Ländern Europas, in Asien und in den Niederlassungen im pazifischen Raum werden die Mitarbeiter derzeit umfassend über die Software informiert, die 2013 an den verbleibenden Standorten weltweit eingeführt werden soll. Die neue Softwarelösung unterstützt die internationale Zusammenarbeit über eine intuitive, in den Internetbrowser integrierte Freigabemaske, die direkt im SAP-System über das Add-on :psinova:InvoiceFlow WEB genutzt werden kann und bereits in zehn verschiedenen Sprachen verfügbar ist.

Lesen Sie weiter auf Seite 4: Die Lösung

Künftig werden die Mitarbeiter diese Funktion auch unterwegs über BlackBerry-Geräte und Smartphones nutzen können. Die Implementierung des hierfür erforderlichen Add-ons InvoiceFlow WEB – Mobile wird derzeit vorbereitet. Fresenius hat im Rahmen dieses Projekts erfolgreich mit :psinova: zusammengearbeitet: „Jeder Standort hat seine eigenen Anforderungen, sodass Lösung und Partner wie Zahnräder in einem Uhrwerk ineinander greifen müssen. Psinova hat uns kompetent und flexibel unterstützt“, bescheinigt Michael Herth, der bei Fresenius Netcare für die globale Einführung des Systems in mehr als 80 internationalen Niederlassungen bis Ende 2013 verantwortlich ist.

Foto: Fresenius

Im ersten Quartal 2012 stellte Fresenius auf die neue Version 4.0 von :psinova:InvoiceCenter um. „Diese Version enthält viele interessante Funktionen und Erweiterungen, die uns bei der Einführung der Lösung an weiteren Standorten und bei der Optimierung unserer Prozesse unterstützen“, zeigt sich Monika Heymann optimistisch. Neben insgesamt mehr als 40 neuen Funktionen wie komplexen Buchungen und Debitoren- und Kreditorenrechnungen stellt Version 4.0 Zusatzmodule zur Verfügung, beispielsweise einen OCR-Konverter für verschiedene OCR-Systeme, eine erweiterte Oberfläche für elektronische Rechnungen und den bereits erwähnten Browser-basierten, mehrsprachigen Genehmigungszyklus für alle internationalen Standorte des Konzerns. Mit der Aktualisierung auf die neue Version sollen die Ergonomie und Effizienz verbessert werden.

Bei Fresenius haben Abwesenheit von Mitarbeitern, Sprachbarrieren und komplizierte Genehmigungsprozesse künftig keine Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung mehr zur Folge. Mit der Lösung von Psinova für die automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen profitiert der Gesundheitskonzern von einem „gesunden“ Rechnungswesen.

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