Frühjahrsputz für die Datenbank

Feature | 26. Juli 2006 von admin 0

Siemens VDO

Siemens VDO

Anfang 2005 umfasste die Datenbank der VDO-Niederlassung in Schwalbach bereits 1,4 Terabyte. Für Juni 2005 plante diese Zweigstelle von Siemens VDO eine Konvertierung des Kontenplans – mit der Unterstützung eines Teams von SAP-Spezialisten, den so genannten SAP System Landscape Optimization Services (SLO). Diese Experten bieten unter anderem Dienstleistungen in den Bereichen Datenbank- und Archivkonvertierungen sowie Migration an. Anhand von Systemanalysen und -prognosen, für die SLO fünfzig der größten Systemtabellen heranzog, ermittelte das Team, dass die Konvertierungsdauer bei dieser Datenmenge weit über die normale Laufzeit von rund einem Wochenende hinausgehen würde.
Bis April 2005 war die Datenbank bereits auf ein Volumen von 2,3 Terabyte angewachsen und nahm monatlich um weitere 100 Gigabyte zu. Das Unternehmen erkannte, dass es die Größe der Datenbanktabellen reduzieren musste, bevor die Konvertierung starten konnte. „Da wir uns bereits mit diesem Thema auseinander gesetzt hatten“, erzählt Horst Smolka, der Archivierungsspezialist bei Siemens VDO, „sahen wir in der Datenarchivierung die einzige Möglichkeit, den Kontenplan innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens zu konvertieren.“ Also nahm Siemens VDO den von SAP Active Global Support angebotenen Data Archiving Optimization Service (DAO) in Anspruch.

Wettlauf gegen die Zeit

Siemens VDO setzte sich wegen des DAO-Services im März 2005 mit SAP in Verbindung. Da die Konvertierung für Juni 2005 geplant war, musste das gesamte Archivierungsprojekt – von der Systemanalyse bis zur Archivierung der Daten – in rund drei Monaten bewältigt werden.

SAP und Datenarchivierung

SAP und Datenarchivierung

Bei der Archivierung im SAP-System werden die Daten der abgeschlossenen Geschäftsprozesse aus der Datenbank entfernt und in komprimiertem Format in Archivdateien geschrieben. Die archivierten Daten sind weiterhin Bestandteil des Systems und lassen sich jederzeit anzeigen. Dafür stellt SAP verschiedene Tools und Verfahren zur Verfügung. Unter anderem besteht auch die Möglichkeit, archivierte Daten direkt aus der Anwendung heraus aufzurufen. Siemens VDO setzt SAP R/3 4.6C ein, wo diese Tools und Verfahren dank kontinuierlicher Weiterentwicklung bereits sehr ausgefeilt sind. In SAP R/3 Enterprise etwa wurden die Anzeigetransaktionen im Laufe eines Standardisierungsprojekts der Datenarchivierung dann noch weiter verbessert.

Entscheidende Erfolgsfaktoren

Oft geht der Anstoß zu einem Archivierungsprojekt von der IT-Abteilung aus. Die IT-Experten wissen nämlich, dass sich nur mithilfe einer Archivierung der Datenzuwachs bewältigen und gleichzeitig die Kosten für Systemadministration und Zusatzhardware senken lassen. Nicht selten treten die IT-Spezialisten gar als „Archivierungs-Missionare“ auf: Sie müssen die Fachbereiche davon überzeugen, dass die Datenarchivierung dem Tagesgeschäft nicht schadet, sondern, im Gegenteil, die Effizienz der Anwender steigert. Trotz – oder vielleicht sogar wegen – des Zeitdrucks, der von dem anstehenden Konvertierungsprojekt ausging, bewiesen die Teammitglieder von Siemens VDO, an ihrer Spitze Horst Smolka, bei ihrer Überzeugungsarbeit ein ungewöhnlich geschicktes Händchen. Ihr Engagement und ihre Kompetenz machten das Projekt so erfolgreich und lieferten dem Team des DAO-Service die Grundlage für eine sorgfältige Analyse, Planung und Vorbereitung. Dem VDO-Team gelang es zudem, die jeweiligen Fachabteilungen einzubinden und eng mit allen Beteiligten zu kooperieren.

Datenarchivierung im klassischen Gewand

Im März 2005 begann Siemens VDO, die Datenbank mit einem klassischen Archivierungsansatz zu verkleinern. Zunächst analysierte das DAO-Team das System, um herauszufinden, wie sich die größten Datenbestände in kürzester Zeit entfernen ließen, damit das System rechtzeitig für die Konvertierung bereinigt wäre. Anhand dieser Ergebnisse wurde ein Projektplan erstellt. Da sich demnach die umfangreichsten Tabellen auf Änderungs-, Produktkosten-, Buchhaltungs- und Materialbelege bezogen, wurden diese als Erstes in Angriff genommen.
Anschließend folgte eine ausgedehnte Testphase. Dass Siemens VDO für solche Zwecke über eine Kopie des kompletten Produktivsystems verfügt, erwies sich dabei als sehr hilfreich. Das Archivierungsteam simulierte auf dem Testsystem das gesamte Archivierungsprojekt. Am Ende lagen präzise Laufzeitberechnungen und Prognosen für die unterschiedlichen Archivierungsläufe vor. Damit war das Team in der Lage, die tatsächliche Archivierung im Produktivsystem zu optimieren. Darüber hinaus musste geprüft werden, wie die Benutzer auf die verschiedenen Anzeigemöglichkeiten für archivierte Daten reagieren. Solche Akzeptanztests sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass das Management der Archivierungsstrategie zustimmt.
Die Testphase diente außerdem zu Lernzwecken und zum gezielten Wissenstransfer. Das DAO-Team hielt vor Ort mehrere Workshops ab, in denen es seine Konzepte erläuterte. Mit diesem Wissen implementierte das Archivierungsteam von Siemens VDO eine fortlaufende, langfristige Strategie für die Datenverwaltung und richtete die Archivierung auf die jeweiligen Bedürfnisse aus. Jedes Archivierungsobjekt wurde auf der Grundlage der im Testsystem durchgeführten Archivierungsläufe in einem eigenen Workshop abgehandelt. Das Team von Siemens VDO setzte anschließend das erworbene Wissen in Taten um. Beispielsweise passten die Programmierer einige der Anzeigetransaktionen an, damit sie den Anforderungen der Anwender gerecht wurden. Auch im Hinblick auf die Gesetzeskonformität verbesserte der Wissenstransfer die Archivierungsstrategie von Siemens VDO: Zum Beispiel lassen sich Abrechnungsbelege nicht mehr drucken, sobald sie archiviert sind. Das Unternehmen muss aber aufgrund der gesetzlichen Anforderungen sicherstellen, dass sich eine Kopie der Belege auf Papier erstellen lässt. Diese Forderung gilt jedoch als erfüllt, wenn bereits gedruckte Rechnungen als PDF-Dateien gespeichert werden. Daher beschloss das Team, vor Beginn der Archivierung von allen gedruckten Rechnungen PDF-Dateien zu erstellen.

Archivierung in zwei Phasen

Aufgrund der Testergebnisse wurde beschlossen, die Daten in zwei Phasen zu archivieren. Die erste Phase sollte vor der geplanten Konvertierung des Kontenplans stattfinden. Ziel war es, so viele Daten wie möglich aus der Datenbank zu entfernen, um die Laufzeit der Konvertierung zu verkürzen; daher konzentrierte sich das Team in dieser Phase auf die größten Tabellen. Nach drei Monaten war die Datenbank um rund 600 Gigabyte geschrumpft. Dies lag zum Teil daran, dass die Niederlassung in Schwalbach zuvor noch nie Daten aus ihrem SAP-R/3-Standardsystem archiviert hatte. Bei der Archivierung ist es üblich, nur das aktuelle und das vorherige Geschäftsjahr im System zu belassen und den Rest zu archivieren. Da die Daten jedoch hier bis ins Jahr 2001 zurückreichten, konnte die Größe der Tabellen erheblich reduziert werden.

Umfassendes internationales Archivierungsprojekt

Umfassendes internationales Archivierungsprojekt

Die zweite Phase begann, nachdem der Kontenplan konvertiert war. Jetzt nahm sich das Team der kleineren Tabellen an und schloss einige Lücken, um die Archivierungsstrategie abzurunden und zu vervollständigen. Darüber hinaus wurden auch die Stammdaten ausgewertet. Allerdings wurde beschlossen, die Materialstammdaten nicht zu archivieren. Dies hätte nämlich bei archivierten Belegen, die sich auf Materialien in Kundenaufträgen und Materialbelege beziehen, die Anzeige gravierend eingeschränkt. Das allerdings wäre für die Anwender nicht akzeptabel gewesen. Die zweite Phase hatte außerdem zum Ziel, dieses Projekt, das als Einzelprojekt begonnen wurde, zu einer kompletten Archivierungsstrategie zu erweitern, die in allen Niederlassungen von Siemens VDO weltweit umgesetzt werden sollte. Die erste Archivierung diente somit als Pilotprojekt für die unternehmensumfassende Strategie.

Ende gut, alles gut

Im Juni 2005 war die Datenbank so weit geschrumpft, dass der Kontenplan innerhalb einer normalen Laufzeit von rund 21 Stunden konvertiert werden konnte. „Ohne Datenarchivierung hätten wir das nicht geschafft“, sagt Smolka. Mithilfe der Archivierung ist es Siemens VDO zudem gelungen, seine Speicherkosten zu senken, sodass weitere Investitionen in Hardware überflüssig sind. Gegen Ende der Arbeiten betrug die Gesamtgröße der archivierten Daten 900 Gigabyte. Nach mehreren Datenbank-Reorganisationen, die sich an die ersten Archivierungsphasen anschlossen, wurden rund 800 Gigabyte Speicherplatz frei. Dadurch verkleinerte sich das gesamte System von rund 2,3 Terabyte zu Beginn des Archivierungsprojekts auf zirka 1,4 Terabyte. Der Datenzuwachs verringerte sich mithilfe regelmäßiger Archivierungsläufe von monatlich 100 auf 50 Gigabyte.

Tanja Kaufmann

Tanja Kaufmann

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