Ganzheitliche Vorbereitung schützt vor Nachzahlung

Feature | 23. Februar 2005 von admin 0

Die GDPdU regeln die Zugriffsrechte der Prüfer relativ detailliert. Bei der Frage, welche Daten überhaupt steuerlich relevant sind, bleiben die Ausführungen des Bundesfinanzministeriums (BMF) hingegen eigentümlich undurchsichtig. „Zu diesem Terminus gibt es keine allgemein gültige Definition“, schreibt das BMF lapidar und schiebt den schwarzen Peter den Unternehmen zu, denn „steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können“, heißt es weiter. Damit erweitert sich die Palette der von den Unternehmen vorzuhaltenden Daten enorm, denn steuerrelevante Daten können überall stecken: in Bestellungen, in Angeboten und Auftragsbestätigungen, in Verhandlungsmemos und Strategiepapieren, in Stechuhrlisten und Fahrtenschreibern sowie in E-Mails. Sie bleiben deshalb nicht nur auf ERP-Systeme beschränkt, sondern lassen sich ebenso in E-Mail-, Personalwirtschafts- sowie Kassen- und/oder Zeiterfassungssystemen finden.

Begriffliche Unschärfe sorgt für Unsicherheit

De facto bestimmt dann ein Prüfer im jeweiligen Einzelfall, welche Daten geprüft werden und welche nicht. Ein gemeinsames Positionspapier der Beratungsunternehmen Project Consult und Zöller und Partner moniert allerdings die begrifflichen Unschärfen bei den Fragen, was steuerrelevante Daten eigentlich sind und wie die Firmen sie auswertbar vorhalten müssen. Darauf geben die GDPdU „keine eindeutige Antwort“. Dieselbe Unsicherheit gilt zudem für Begriffe wie „Daten“ und „Dokumente“ oder „nur einmal beschreibbare Speichermedien“ und „Revisionssicherheit“. So ist beispielsweise der Begriff „Revisionssicherheit“ weder gesetzlich verankert, noch existiert eine offizielle Zertifizierung für „revisionssichere“ Archivsystemprodukte, heißt es in dem Papier.
Generell kritisieren die Berater, dass die GDPdU eine Reihe von Fragen aufwirft, die Unternehmen kaum vorausschauend lösen können. Dazu gehört unter anderem die Unsicherheit, welche Daten ein Steuerprüfer vielleicht erst in zehn Jahren auswerten und prüfen will. Auch ist unzureichend geklärt, in welchem Format elektronische Dokumente über einen Zeitraum von zehn Jahren vorgehalten werden müssen. Unter Umständen kann eine E-Mail mit einem steuerlich relevanten Anhang dann nicht mehr korrekt angezeigt werden. Tobias Taetzner, Partner bei PwC Deutsche Revision, ist davon überzeugt, dass sich der Gesetzgeber zum Zeitpunkt der Regelung (im Jahr 2001, Anm. der Red.) über die Konsequenzen der technischen Notwendigkeiten, welche diese nach sich zieht, noch nicht ganz im Klaren war. „In der Praxis bekommen die Unternehmen dies jetzt zu spüren“, stellt der PwC-Partner fest.

Herausforderungen meistern

Um den Anforderungen einer digitalen Betriebsprüfung gewachsen zu sein, sollten „SMBs sich deshalb jeweils durch einen Steuerexperten und einen Systemexperten im Team beraten lassen“, rät PwC-Experte Taetzner. „Der Steuerexperte sagt, welche Daten überhaupt steuerrelevant sind, der Systemexperte hilft bei der systemtechnischen Umsetzung der Anforderungen. Die Vorbereitung auf die digitale Steuerprüfung kann nur im Verbund der beiden Experten funktionieren.“ Danach sollte die Betriebsprüfung mit drei Zugriffsrechten simuliert werden. Insbesondere die Simulation einer Datenträgerüberlassung, etwa wenn der Steuerprüfer das gesamte Journal auf CD/DVD anfordert, bereitet die Unternehmen sanft auf die vielfältigen Möglichkeiten eines effizienten Einsatzes neuer Auswertungssoftware (zum Beispiel IDEA oder ACL) vor. Zudem treten dabei oftmals Schwachstellen zutage, die von den Unternehmen dann schon vor dem Ernstfall behoben werden können. Einfache Prüfungsschritte sind unter anderem Analysen von Buchungshäufigkeiten, Buchungen nahe dem Abschluss-Stichtag, Umsatzsteuerverprobungen, auffällige Buchungen, Verrechnungspreisverprobungen, Sachbezugsanalysen, Schichtungen von Aufwandskonten, aber auch Unterschlagungsprüfungen.
Vor besonderen Herausforderungen stehen Firmen, die einen Software- oder Hardwarewechsel ins Auge gefasst oder bereits vollzogen haben. „Die maschinelle Auswertbarkeit der Daten muss nach einem solchen Wechsel grundsätzlich für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet sein“, verdeutlicht Joerg Dohnert, Berater bei Ernst & Young in München. Werden also neue Systeme installiert oder auch nur neue Versionen für die Software aufgespielt, „müssen im Prinzip die alten Daten nachweisbar vollständig und unverändert auf diese übertragen werden“, so Dohnert weiter. Ist dies nicht möglich, weil die Daten nicht konvertierbar sind, muss das Unternehmen grundsätzlich auch die alte Hard- und Software funktionsfähig vorhalten. „Doch das ist in der Praxis technisch wie wirtschaftlich kaum realisierbar, denn besonders für Mittelständler ist es schwierig, die Auswertbarkeit der Daten sicherzustellen“, wie Ernst-&-Young-Berater Burkhard Lohmann ergänzt. Auch die Deutsche SAP Anwendergruppe (DSAG) hält es für technisch nicht möglich, Altsysteme für einen Zeitraum von zehn Jahren zu konservieren, da Systemkomponenten durch Hard- und Softwarehersteller nicht mehr gewartet werden. „Wenn die Vorhaltung entsprechender Systeme für ein Unternehmen nicht zumutbar ist, kann es aber einen Antrag auf Erleichterung der Anforderungen stellen. Diese Grenze ist vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen schnell erreicht“, erläutert Lohmann.

Ganzheitlichen Lösungsansatz finden

Die Ernst-&-Young-Experten Dohnert und Lohmann sehen jedoch auch die Vorteile der neuen Vorschriften, „denn durch die digitale Datenspeicherung werden auch die Aktenberge kleiner.“ Die GDPdU sind aber kein reines IT-Problem. Die Anforderungen müssen ganzheitlich gelöst werden und sämtliche Prozesse in einem Unternehmen umfassen. Dies beginnt bereits bei der Auswahl der steuerrelevanten Daten und endet bei der GDPdU-konformen Speicherung der Informationen.
„SMBs sollten als Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung mit ihrem Steuerberater in jedem Fall die steuerlich relevanten Systeme identifiziert haben“, rät Ernst-&-Young-Experte Dohnert. Im Anschluss sollte mit dem Softwarehersteller erörtert werden, welche Programme und „Tools“ er zum beschränkten Zugriff des Prüfers bereithält, um die maßgeblichen Daten auf einen Datenträger zu extrahieren. Für Mittelständler führt jedenfalls kein Weg daran vorbei, sich bald und adäquat auf die digitale Steuerprüfung vorzubereiten, denn: „Untätigkeit ist hier sicherlich der schlechteste aller Ratgeber für SMBs“, bringen Dohnert und Lohmann die Situation auf den Punkt.

Weitere Informationen:

Allgemein: www.gdpdu-portal.de, www.bundesfinanzministerium.de/dokumente/ix-..13727/Artikel.htm, www.bitkom.org (Leitfaden), www.zoeller.de/downloads.htm (gemeinsame Stellungnahme mit Project Consult)
Studien: www.audicon.net, www.pwcglobal.com/de, www.ser.de, www.de.ey.com
SAP und Partner: www.sap.com und www.novaline.de, www.part.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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