Ganzheitliches BPM für SMBs

Feature | 21. Juli 2004 von admin 0

Wie definieren Sie den Begriff Business Performance Management?

BPM beschreibt – und hier liegt der Unterschied zu Business Intelligence – ein ganzheitliches Managementsystem zur durchgängigen Steuerung von Unternehmen. BI ist dabei nur einer von fünf Bestandteilen des Business Performance Managements. Weitere Zutaten eines ganzheitlichen BPM sind die Positionierung und Differenzierung eines Unternehmen gegenüber dem Wettbewerb, die Unternehmens- und Führungskultur, ein verbessertes Prozessmanagement sowie der Auf- und Ausbau von Mitarbeiterwissen und -Know-how, also die so genannten nicht messbaren Unternehmenswerte. Gerade Letzteres ist aber zugegebenermaßen nur schwer erfassbar, zumal es von Mitarbeitern sehr viel Offenheit verlangt.

Was spricht für einen Einsatz von BPM bei SMBs?

Vergegenwärtigen wir uns einmal die Situation von SMBs heute: Sie müssen sich in einem Umfeld behaupten, das von vielfältigen und ständig komplexer werdenden Herausforderungen geprägt ist. Hierzu gehören beispielsweise Globalisierung verbunden mit hohem Kostendruck. Gleichzeitig steigen die Ansprüche der Kunden auf möglichst individuelle Betreuung. Hinzu kommen Risiken durch immer kürzere Produktions- und damit auch Wissenszyklen sowie eine dynamische Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologien. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Mittelständler gezwungen, in immer kürzeren Abständen weitreichende strategische Entscheidungen zu fällen.

In diesem turbulenten Umfeld hilft BPM, den Überblick über die Entwicklung in kritischen Bereichen zu behalten und auch neue Potenziale aufzuspüren. Unternehmen können damit beispielsweise Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen dezentral organisieren. Damit bekommen Mitarbeiter die richtigen und für sie wichtigen Informationen bereits an ihrem Arbeitsplatz und treffen somit – quasi „am Ort des Geschehens“ – direkte und schnelle Entscheidungen. So kann beispielsweise ein Controller seiner eigentlichen Aufgabe, Verbesserungspotenziale aufzudecken sowie entsprechende Maßnahmen umzusetzen, wesentlich besser nachkommen, wenn die ansonsten zeitaufwändige Informationsbeschaffung automatisiert ist. Auch für das Management beziehungsweise die Geschäftsleitung bringt dies enorme Vorteile, zumal wenn es sich – wie bei SMBs in der Regel üblich – um kleine Führungsteams handelt, denn es bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben und Entscheidungen.

Und welche Wettbewerbsvorteile bringt das konkret?

Nehmen wir beispielsweise das Mitarbeiterwissen, also einen wesentlichen Teil des immateriellen Vermögens eines mittelständischen Unternehmens. Verlassen hoch qualifizierte Mitarbeiter den Betrieb, so verliert dieser an Wert, denn sie nehmen ihr Wissen mit. Gelingt es einer Firma, das intellektuelle Kapital in Form der Mitarbeiter zu halten und auszubauen, indem ihnen mehr Eigenverantwortung gegeben wird, steigert das den eigenen Wert und letztlich auch die Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmensleiter, die den Mut haben, Entscheidungskompetenz und damit Verantwortung zu delegieren, profitieren von der Erfahrung und dem Wissen ihrer qualifizierten Mitarbeiter.

In diesem Bereich sehe ich insbesondere im Mittelstand noch großes Entwicklungspotenzial. Oft ist festzustellen, dass Unternehmensleiter, die bei SMBs häufig Inhaber sind, diese Werte schon implizit entwickeln und steuern. Business Performance Management sorgt jetzt unter anderem dafür, dass diese Werte auch offen in ein Unternehmen hineinkommuniziert werden, womit sie für alle Mitarbeiter und Führungskräfte transparent werden. Damit verbessern SMBs ihre Entscheidungsprozesse deutlich und gewinnen gleichzeitig mehr Flexibilität.

Welche Rolle spielt BPM im Zusammenhang mit neuen Regularien zur Unternehmensbewertung und Rechnungslegung, wie etwa IAS (International Accounting Standards), Basel II sowie KonTraG (= Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich)?

Meiner Ansicht nach eine bedeutende, denn neben veränderten Informationsanforderungen und ihrer technischen Umsetzung in Firmen, vertrauen Banken und Investoren nicht mehr allein auf die vorwiegend vergangenheitsorientierten Kriterien der „traditionellen“ Bonitätsprüfung, wie beispielsweise Bewertung von Jahresabschlüssen und Sicherheitspositionen. Vielmehr werden neben dem Risikobericht nach KonTraG heute schon in sich schlüssige Gesamtdarstellungen zu Geschäftstätigkeit und -beziehungen des potenziellen Kreditnehmers verlangt.

BPM-Systeme müssen also künftig neben aktuellen Finanzzahlen auch eine zeitnahe Darstellung betriebswirtschaftlicher Zusammenhänge zu beliebigen Zeitpunkten ermöglichen. Damit wird dann sowohl die strategische Planung und Positionierung unterstützt als auch die Steuerung des operativen Geschäfts verbessert.

Wie kann ein Mittelständler mit BPM-Software die Unternehmensleistung und damit seinen Wert steigern?

BPM-Software ermittelt einerseits die „Performancekiller“ in Unternehmen, bildet andererseits aber auch einen Hebel, um Verbesserungen herbeizuführen. Mit BPM-Software beschaffen und verteilen Firmen Informationen wesentlich effizienter, was schnelle und fundierte Entscheidungen ermöglicht. Auf den Punkt gebracht: BPM-Software bringt die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort und ist damit eine tragende Säule für geschäftlichen Erfolg.

Zudem erlaubt die Software, alternative Szenarien (Was-wäre-wenn-Fragestellungen) durchzuspielen, die beispielsweise Auswirkungen von unterschiedlichen Handlungsalternativen auf Bilanz und Unternehmenswert simulieren. Der Nutzen von BPM ist damit nicht unbedingt von der Unternehmensgröße abhängig, sondern eher von der Komplexität des Geschäfts und Umfelds.

BPM ist ja ein ganzheitlicher Ansatz. Experten kritisieren jedoch immer noch, dass sich die Diskussion zu stark auf die Software fokussiert. Sehen Sie das ähnlich?

Ja, allerdings mit Einschränkungen. BPM ist zunächst mal eine Managementphilosophie und erst in zweiter Linie eine Frage der IT-Tools. Nichtsdestotrotz kann BPM wirtschaftlich nur mit den entsprechenden IT-Tools betrieben werden. Hier stellt der Markt – auch den SMBs – eine breite Palette an Softwarelösungen bereit.

Allerdings muss man kritisch feststellen, dass bisher nur wenige Anbieter ein ganzheitliches BPM direkt unterstützen. Künftig sollte das Zusammenwachsen von quantitativen und qualitativen Steuerungsmodellen und -instrumenten weiter vorangetrieben sowie Ansätze aus dem Wissensmanagement, der Personalentwicklung und dem Controlling integrativ betrachtet werden. Schließlich lässt sich die Produktivität auch durch eine zielorientierte und homogene Unternehmenskultur verbessern.

Was raten Sie SMBs, die eine BPM-Lösung einführen wollen?

Die Herausforderung für SMBs liegt in der Auswahl des für sie am besten geeigneten Tools in einem lebendigen Markt. Gerade Mittelständler finden derzeit eine breite Palette an BPM-Tools vor, die von großen, integrierten „Alleskönnern“ bis hin zum kleinen, spezialisierten Performance-Tool reicht. Im Vorfeld einer BPM-Initiative sollten SMBs daher unbedingt folgende Fragen klären: Was sind unsere Anwendungsfelder und welche Funktionalitäten benötigen wir? Welche Hersteller bieten Standardschnittstellen zu unseren existierenden Lösungen? Welche Lösungen können problemlos miteinander kombiniert werden? Und was ist State-of-the-Art für bestimmte Anwendungsbereiche?. Ein Unternehmen, welches diese Fragen eindeutig beantworten kann, ist schon auf dem besten Weg zur richtigen BPM-Software.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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