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Gelangensbestätigung sorgt für Unsicherheit

Feature | 24. Oktober 2014 von Theresa Böhme 0

Die Gelangensbestätigung ist Pflicht – doch in vielen Unternehmen ist das Thema noch nicht umgesetzt. Wie können Unternehmen die Vielzahl an Bestätigungen effizient und einfach abwickeln?

Seit dem 1. Januar 2014 ist die Gelangensbestätigung als neue Nachweisvorschrift für umsatzsteuerfreie EU-Lieferungen Gesetz. Sie bestätigt, dass Lieferungen aus Deutschland im EU-Ausland tatsächlich angekommen sind. Nur wenn Unternehmen die Gelangensbestätigung vorweisen können, dürfen sie die Rechnung als steuerfreien innergemeinschaftlichen Vorgang buchen. Dies betrifft zum einen Waren, die von Deutschland aus umsatzsteuerfrei ins EU-Ausland geschickt werden und andererseits Waren, die Firmen-Standorte im EU-Ausland von deutschen Zulieferern erhalten – eine Vielzahl an Bestätigungen entsteht.

Die Gelangensbestätigung bedeutet Verwaltungsaufwand

In vielen Unternehmen herrscht immer noch Unsicherheit, was mit der neuen Verordnung auf sie zukommt, welche Abteilungen beteiligt sind und vor allem wie der Prozess möglichst effizient und einfach gestaltet werden kann. Von der Dokumenterstellung über die Verwaltung zurückgesandter Bestätigungen bis hin zur Erstellung von Berichten für den Wirtschaftsprüfer – mit der Gelangensbestätigung geht ein hoher Verwaltungsaufwand einher. Unternehmen stehen vor der Frage wie sie diese neuen Aufgaben – gerade bei hohem Lieferungsaufkommen – meistern können.

„Ich war überrascht, dass es einige Unternehmen gab, denen das Thema Gelangensbestätigung nicht klar war und die sich darüber vorher noch keine Gedanken gemacht haben. Manche IT-Abteilungen wundern sich, warum die Fachabteilung mit dem Anliegen noch nicht auf sie zugekommen ist“, sagt Ines Adam, Programm Manager für Manufacturing und Automotive bei SAP. Um aufzuklären, was die Gelangensbestätigung genau ist und welche verwaltungstechnischen Herausforderungen auf Unternehmen zukommen, hielt Adam auf dem SAP ACS Infotag einen Vortrag zum Thema. „Grundsätzlich sollte die Gelangensbestätigung innerhalb des Unternehmens von einer zentralen Stelle initiiert werden, dies kann z.B. die Rechnungsstelle oder ein dedizierter Mitarbeiter im Versand sein“, informiert Adam. Einmal in die Wege geleitet, kann Software helfen, die vielen Bestätigungen abzuwickeln.

Gelangensbestätigungen einfach verwalten mit SAP

Der SAP Engineered Service Gelangensbestätigung für SAP ERP Systeme ermöglicht es Unternehmen, den Nachweis entsprechend den gesetzlichen Anforderungen einfach zu handhaben. Dies geschieht entweder auf Basis von Lieferungsbelegen oder aber auf Rechnungsbasis. Das Programm generiert automatisch eine E-Mail mit einem Gelangensbestätigungs-Formular und sendet es zum Warenempfänger zur Bestätigung. Ein Übersichtscockpit gibt Aufschluss darüber, wann und ob die Bestätigung versendet und bereits vom Empfänger zurückgesendet wurde. Sollte die Bestätigung vom Empfänger der Ware ausbleiben, bietet das integrierte Mahnwesen eine einfache Handhabung zur Erinnerung der Kunden. Auch Reports für Prüfungszwecke können leicht erstellt werden – eine weitere nützliche Funktionalität. Außerdem kann mit Alternativnachweisen, wie der Quittung einer Transportfirma, gearbeitet werden. Der SAP Engineered Service Gelangensbestätigung ist modifikationsfrei als Zusatzfunktion in ECC 6.0 einsetzbar.

Über 30 Kunden nutzen inzwischen SAP Engineered Service Gelangensbestätigung erfolgreich und können somit auch in Zukunft Rechnungen innerhalb der EU steuerbefreit buchen.

Weitere Informationen erhalten Sie im Webseminar „Gelangensbestätigung sorgt für Unsicherheit: Die Lösung von SAP Consulting in SAP ERP” am 6. November 2014, 14 Uhr.

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