Gelungener Umstieg

Feature | 12. Mai 2003 von admin 0

AB Enzymes in Zahlen

AB Enzymes in Zahlen

AB Enzymes bedient sich seit Oktober 2000 der mySAP All-in-One-Branchenlösung FOODsprint der command ag. Knapp zwei Jahre arbeiteten 30 Anwender in Finanzbuchhaltung, Controlling, Materialwirtschaft und Vertrieb mit dem SAP-Release 4.5B. Doch die Wartung für dieses Release läuft Ende 2003 aus – eine neue IT-Strategie war gefragt. AB Enzymes entschied sich daher im Sommer 2002, längerfristig auf SAP R/3 Enterprise zu setzen. Das neue Ramp-Up-Verfahren der SAP kam hierbei gerade recht: Die Teilnahme an dem Projekt war verlockend, sicherte sie doch den frühzeitigen Aufbau von Know-how. Sie bot zudem die Möglichkeit, Verbesserungen und Vorschläge von Anfang an mit einzubringen. Nach den guten Erfahrungen bei der SAP-R/3-Einführung vor über zwei Jahren, setzte der Enzymanbieter auch bei diesem Projekt auf die Unterstützung der Ettlinger command ag.

Die neue Release-Strategie

Mit dem Ramp-Up-Verfahren bot SAP rund 30 ausgewählten Kunden die Möglichkeit, von Anfang an bei der Einführung von SAP R/3 Enterprise beteiligt zu sein. Am Ende der Entwicklungs- und Testphase sollten die Teilnehmer eine Lösung erhalten, die ganz auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Früher hatten solche Pilotprojekte nach der Entwicklungsphase zu einer ersten Pilotversion (A-Release) geführt, gefolgt von einem zweiten Release (B-Release), das komplett neu installiert werden musste. Dagegen geht bei der neuen SAP-Release-Strategie die erste Pilot-Installation direkt in das Produktivsystem über.
Dieser Vorteil gegenüber dem früheren Verfahren überzeugte auch AB Enzymes: “Dadurch wurde es für uns als mittelständisches Unternehmen, das über keine große EDV-Abteilung verfügt und sich auch keine langen System-Ausfallzeiten leisten kann, erst interessant. Nun konnten wir die Möglichkeit nutzen, unsere Ansprüche an die neue Lösung einzubringen und als eines der ersten Unternehmen das neue Release zu verwenden”, so Martin Deeken, SAP-Projektleiter bei AB Enzymes. Das Pilotprojekt wurde im Juli 2002 gestartet und konnte bereits Anfang Oktober 2002 – als zweites Upgrade-Projekt auf SAP R/3 Enterprise weltweit – erfolgreich abgeschlossen werden.
Ein weiteres gewichtiges Argument, das für die Teilnahme am Ramp-Up-Verfahren sprach, war der frühzeitige Wissenstransfer zwischen SAP-Beratungshaus und AB Enzymes: “So konnten wir ein breites Know-how aufbauen, das wir in weiteren Schulungen an die Mitarbeiter weitergeben werden”, erklärt Deeken.

Neue Funktionalitäten

In einer von den command-Beratern geleiteten Analysephase, gleich zu Beginn des Ramp-Up-Verfahrens, wurden zunächst Ziele und Erwartungen an die neue Software definiert sowie der Projektplan erstellt. Ein gemeinsames Team von Beratern und Mitarbeitern von AB Enzymes aus Rechnungswesen, Materialwirtschaft und Vertrieb entschied dann, welche neuen Funktionen der Software verwendet werden sollten. Denn gerade die neuen Funktionen hatten nicht zuletzt eine gewichtige Rolle bei der Entscheidung für SAP R/3 Enterprise gespielt.
SAP R/3 Enterprise bietet etwa im Controlling eine Reihe neuer Werkzeuge, die es ermöglichen, die Planung weiter zu automatisieren und dadurch schneller und übersichtlicher zu gestalten. “Neue Werkzeuge sollten die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen – etwa der Schedule-Manager, der eine Automatisierung des Periodenschlusses ermöglicht und somit schneller zu einem aussagekräftigen Reporting führt”, so Michael Hollaus, Projektleiter von command.

Optimierte Berichtstechniken

Die neuen Berichtstechniken in SAP R/3 Enterprise fanden dann auch großen Anklang. Die grafischen Berichtswerkzeuge mit der neuen ALV-Technik (ABAP List Viewer) ermöglichen es, bessere Reporting-Listen zu erstellen. Beispielsweise lässt sich damit in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung automatisch eine Liste der Kundenartikelumsätze generieren. “Früher mussten wir eine ganze Reihe von Auswertungen von Hand in einer Excel-Tabelle weiterbearbeiten, jetzt geht das direkt in SAP – einfach per Knopfdruck”, freut sich Deeken. Ein weiterer Vorteil der neuen ALV-Technik ist der individuell auf den jeweiligen Anwender einstellbare Bildschirmaufbau. Mit Hilfe der neuen Technik können Daten vom Anwender ohne Customizing sortiert, summiert und gefiltert werden. Auch ist es möglich, Felder einzufügen, zu löschen und zu verschieben. Ein Beispiel für die ALV-Technik ist die neue Postenanzeige der Buchhaltung.
Einige der neuen Funktionen wurden jedoch nicht während der Ramp-Up-Phase eingeführt, sondern erst nach dem Produktivstart in einer Optimierungsphase angegangen. “Wir wollten die rein technische Umstellungsphase auf das neue Release so kurz wie möglich halten”, erklärt EDV-Spezialist Hollaus. Tatsächlich erfolgte die Umstellung vom Testsystem auf das Produktivsystem von AB Enzymes innerhalb von nur zwei Tagen – an einem Wochenende. Dadurch ließen sich Ausfälle im Betrieb vermeiden. “Als die Mitarbeiter am Montag im Büro erschienen, konnte die Arbeit reibungslos mit dem neuen System aufgenommen werden”, zeigt sich Hollaus zufrieden über die kurze Migrationszeit.

Cockpits liegen im Trend

Bei den Mitarbeitern von AB Enzymes sind besonders die neuen bedienerfreundlichen Oberflächen in SAP R/3 Enterprise willkommen: Etwa die so genannten Enjoy-Transaktionen, mit denen sich Befehle per “drag and drop” (anklicken und mitziehen) ausführen lassen. Ohne einen Zwischenschritt kann auf diese Weise direkt aus der Bestellanforderung eine Bestellung generiert werden.
Mit dem Außenhandels- und dem Chargencockpit hatte SAP darüber hinaus die für die branchenspezifischen Bedürfnisse des Enzymspezialisten passenden Oberflächen im Repertoire. Deeken: “Was wir brauchten, war die Abbildung unserer spezifischen Abläufe bei der Chargenführung und im Export-Geschäft.” So fasst das Außenhandelscockpit alle wichtigen Transaktionen unter einer Bildschirmoberfläche zusammen. Beispielsweise lassen sich beim Meldewesen sämtliche Schritte – vom Selektieren der Daten bis zur Erstellung des Meldeformulars – ausführen. Die Cockpit-Lösungen erhöhten zudem die Übersichtlichkeit. So erlaubt es etwa das Chargen-Cockpit, die zu den einzelnen Chargen gehörenden Stammdaten einzusehen, ohne die Maske wechseln zu müssen.

E-Business-Lösung mit dem SAP Web Application Server

AB Enzymes will auch nach der erfolgreichen Einführung von SAP R/3 Enterprise weitere Optimierungen vornehmen. Beispielsweise möchte das Unternehmen das Umsatzkostenverfahren in der Finanzbuchhaltung verbessern. Zudem wurde im Dezember 2002 ein weiterer Buchungskreis angeschlossen: Die Tochterfirma Gamma Chemie GmbH wird künftig den SAP Web Application Server nutzen. Gamma Chemie plant, ihren Kunden ein umfassendes E-Business-Angebot mit einer Shop-Lösung anzubieten. So sollen künftig Bestellungen direkt über das Internet abgewickelt und damit die Mitarbeiter im Vertrieb erheblich entlastet werden. Geplant ist zudem, bei AB Enzymes das SAP Business Information Warehouse (SAP BW) und SAP Customer Relationship Management (SAP CRM) einzuführen.
Ausgezahlt hat sich bei dem Ramp-Up aus Sicht der AB Enzymes die erneute Zusammenarbeit mit der command ag. Denn dem eingespielten Team waren die Systemvoraussetzungen bereits bekannt. Martin Deeken zieht daher einige Monate nach der Umstellung eine positive Bilanz: “Das Produktivsystem läuft stabil, die Mitarbeiter sind sehr zufrieden damit und bis jetzt sind keine Fehler auszumachen.”

Stefanie Kessler

Stefanie Kessler

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