Gemeiname Geschäftsprozesse

Feature | 7. Juli 2003 von admin 0

Die Hochschulverwaltung von Morgen braucht zukunftsgerichtete Geschäftsprozesse und vor allem Menschen, die diese auch beherrschen. In sieben Hochschul-Einrichtungen in Hamburg wachsen SAP-Anwendung und Prozessdokumentation per Mausklick zusammen, um den Aufbau und die Sicherung des notwendigen Prozesswissens wirkungsvoll zu unterstützen. “Menschen – Wissen – Prozesse” – unter dieser griffigen Formel bringt Angela Bottin, Gesamtprojektleiterin der SAP-Einführung an den Hamburger Hochschulen, auf den Punkt, was einen wesentlichen Erfolgsfaktor des umfangreichen Software-Einführungsprojekts darstellte: die Notwendigkeit, neben der reinen Software-Implementierung auch die zugehörigen Anpassungen der Ablauf- und Aufbauorganisation vorzunehmen sowie dafür zu sorgen, dass die Anwender mit den neuen Abläufen auch vertraut sind.
Im November 2000 schlossen sich die sechs Hamburger Hochschulen und die Staats- und Universitätsbibliothek zum Hamburger Hochschul-Kooperationsmodell HOCH<sup>7</sup> zusammen, um ihre Verwaltungen zu modernisieren. Gemeinsam mit dem Software- und Beratungshaus IDS Scheer AG startete HOCH<sup>7</sup> im Mai 2001 das Projektvorhaben, dessen Ziel es war, für die beteiligten Institutionen zukunftsfähige Geschäftsprozesse umzusetzen.

Übergang Kameralistik – kaufmännisches Rechnungswesen

Wesentliches Element dieses Modernisierungsschritts war der Übergang von der reinen Kameralistik zum kaufmännischen Rechnungswesen. Zu diesem Zweck fiel die Wahl der Hamburger Hochschulen auf die betriebswirtschaftliche Standardsoftware SAP R/3, derer sich auch die Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg selbst bedient. Mit dem Aufbau eines transparenten und aussagefähigen Rechnungswesens sollten die Planungs- und Steuerungsfähigkeit der Hochschulen erhöht sowie Handlungsperspektiven inmitten sich wandelnder Rahmenbedingungen geschaffen werden. Darunter fallen mögliche Änderungen der Rechtsform, ein zunehmender Controlling-Druck durch die Länder, die schwindende staatliche Finanzierung, der zunehmender Wettbewerb durch private Institutionen sowie der zunehmende Wettbewerb der staatlich Hochschulen untereinander.
Wie ein Rechnungswesen in modernen Verwaltungen im Detail ausgestaltet wird, vor allem wie die Anforderungen des Haushaltswesens mit der doppelten Buchhaltung und einer aussagekräftigen Kosten- und Leistungsrechnung verknüpft werden können, fällt im Einzelfall unterschiedlich aus – etwa die Kameralistik als führendes System im dualistischen Ansatz oder das kaufmännische Rechnungswesen als führendes System im dualistischen Ansatz – denn noch gilt für viele öffentliche Institutionen aufgrund der Landeshaushaltsordnungen die Kameralistik als Pflichtverfahren. Das ist auch für die Kooperationspartner des Projekts HOCH<sup>7</sup> der Fall. Die Hanseaten führen deshalb kein rein doppisches Rechnungswesen ein, sondern realisieren einen “dualistischen” Ansatz, bei dem die Rechnungsverfahren parallel gefahren werden. Allerdings, so betont Projektleiterin Bottin, mit eindeutigen Prioritäten, wurde doch die kaufmännische Buchungstechnik als führendes System eingerichtet.

Referenzmandant für gemeinsame Geschäftsprozessarchitektur

Rahmenarchitektur der Geschäftsprozesse

Rahmenarchitektur der Geschäftsprozesse

In einer ersten Projektphase entwickelten die Partner auf Basis neu gestalteter Geschäftsprozesse den HOCH<sup>7</sup> -Referenzmandanten, mit dem die gesamte Geschäftsprozessarchitektur der SAP-Lösung als gemeinsame Plattform für alle beteiligten Institutionen abgebildet wurde. Die sieben Kooperationspartner haben damit eine verbindliche, gemeinsame Plattform geschaffen, die als Grundlage für das Roll-out dient. Sie wird darüber hinaus zum Nutzen aller Partner prozessorientiert in Ausbaustufen weiterentwickelt wird. Diese in weiten Teilen für die Hochschulvertreter neuartige Architektur umfasst die SAP-R/3-Module für die Finanzbuchhaltung(FI), die Anlagenbuchhaltung (FI-AA), das Haushaltsmanagement und die Drittmittelverwaltung der SAP-Branchenlösung für öffentliche Verwaltungen (IS-PS-FM, heute SAP for Public Sector), die Kosten- und Leistungsrechnung (CO) für das Rechnungswesen sowie die Module Projektsystem (PS) und Instandhaltung (PM) zur Unterstützung der Prozesse im Immobilienmanagement.

Schon bei der Konzeption der SAP-basierten Geschäftsprozesse wurden die gemeinsam in den Arbeitsgruppen erarbeiteten Ergebnisse mit Hilfe des ARIS Toolset der IDS Scheer als Prozessketten modelliert. Auf der tiefsten Modellierungsebene wurden die relevanten SAP-Transaktionen – beispielsweise “Rechnung Buchen” oder “Budget verteilen” – als Funktionen dargestellt, in besonderen Fällen erfolgte die Detaillierung der im Buchungsprozess zu füllenden Datenfelder. Im Ergebnis entstand eine vollständige Darstellung der mit der SAP-Software abzuwickelnden Soll-Geschäftsprozesse.

Hohes Verständnis und frühe Akzeptanz bei Mitarbeitern

Change Management als Reorganisationskreislauf

Change Management als Reorganisationskreislauf

Die Soll-Geschäftsprozesse dienten als Basis für den parallel zur modulbezogenen Einführung durchgeführten Reorganisationsprozess (Change Management). Dabei wurden die neuen Abläufe in den Aufbauorganisationen der einzelnen Institutionen verankert. Ausgehend von der alten Aufbauorganisation definierte das Projektteam zunächst neue SAP-basierte Abläufe und wies diese dann in der optimierten Aufbauorganisation den angepassten Organisationseinheiten, Stellentypen und Personen zu. Nicht ohne Stolz berichtet Projektleiterin Bottin, dass die gemeinsame Entwicklung eines einzigen Referenzmandanten zu einer Optimierung der administrativen Prozesse geführt hat.

Zur Optimierung der Aufgabenzuordnungen und Stellenbesetzungen wurden mit den Mitarbeitern der Institutionen Gespräche geführt und die Anforderungen der neuen Geschäftsprozesse an den künftigen Stelleninhaber dargelegt. Die ARIS Prozessmodelle dienten hierbei der Veranschaulichung der Aufgaben und förderten das Verstehen auf Seiten der Anwender.
Gleichzeitig ließen sich Effizienzpotenziale in der organisatorischen Gestaltung sichtbar machen und im Reorganisationsprozess umsetzen. “Besonders positive Effekte haben wir vor allem im Buchungsgeschäft des Rechnungswesens erzielt, wo dezentrale Abläufe in zentral ausgerichtete Geschäftsprozesse überführt wurden. Know-how-Bündelung in größeren Teams fördert den Wissensaufbau und stärkt die Motivation,” so André Bösch, Leiter Finanz- und Rechnungswesen / Controlling der Hamburger Hochschule für Angewandte Wissenschaften (HAW).
Außerdem wurde ein verschachteltes Roll-out vollzogen. Bei einigen Institutionen wurde SAP bereits zu einem frühen Zeitpunkt implementiert, andere Institutionen folgten, wobei die nachfolgenden Institutionen in das Roll-out der Vorgänger eingebunden wurden. Mit dieser Vorgehensweise ließ sich ein wichtiges Ziel erreichen: Die SAP-Anwendungen sollten in den später folgenden Institutionen mit vertretbarem internen Ressourcenaufwand implementiert werden. Schon vor der später liegenden institutionenbezogenen Einführungsphase konnte somit von den Piloten gelernt werden, sodass nicht alle konzeptionellen und organisatorischen Fragestellungen in der eigenen Roll-out-Phase geklärt werden mussten.

Problem- und prozessbezogenes Wissen am Arbeitsplatz

Die Umstellung auf SAP R/3 erforderte von den Mitarbeitern der Kooperationspartner trotzdem weit mehr als nur die Gewöhnung an neue Arbeitsabläufe und Bildschirmmasken. Vielmehr waren beispielsweise mit dem Wandel des Rechnungswesens auch vollkommen neue betriebswirtschaftliche Inhalte zu erlernen und in korrekte Systembuchungen zu überführen. Doris Lewerenz, Teilprojektleiterin Finanzbuchhaltung in der Referenzphase und Leiterin des Finanz- und Rechnungswesens an der Universität Hamburg: “Wir führen mit SAP R/3 ja nicht nur eine neue Software ein, sondern bekommen mit der kaufmännischen Buchführung ein differenzierteres, aber auch wesentlich komplizierteres Rechnungssystem als bislang.”
Vor diesem Hintergrund galt es, den Anwendern mit dem Produktivstart zum 6. Januar 2003 Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die sie dabei unterstützen, effizient und fehlerfrei zu arbeiten. Diesem Zweck diente die HOCH<sup>7</sup>-Support-Architektur, mit der dem SAP-Anwender “Just-in-Time” problem- und prozessbezogenes Wissen in elektronischer Form direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird.

Die lernende Organisation

Wissensverknüpfung per Mausklick

Wissensverknüpfung per Mausklick

Rückgrat dieser HOCH<sup>7</sup>-Support-Architektur sind ebenfalls die mit dem ARIS Toolset modellierten Geschäftsprozesse. Neu dabei: Aus einer webbasierten Version der ARIS Geschäftsprozessdokumentation kann per Mausklick direkt in eine konkrete SAP-Transaktion gesprungen und sogleich die erforderlichen Arbeitsschritte ausgeführt werden – oder umgekehrt. Die HOCH<sup>7</sup>-Support-Architektur verbindet somit das Lernen mit konkreter Problemlösung.
IDS Scheer-Projektleiter Ralf Heib: “Wir haben Lern- und Support-Prozesse miteinander verknüpft und sind damit auf dem richtigen Weg zu einer lernenden Organisation.” HOCH<sup>7</sup> Projektleiterin Bottin ergänzt: “Wir erleichtern damit unseren Mitarbeitern den Arbeitsalltag und schaffen Anreize für lernende Entdeckungsreisen.”

Carsten Witt

Carsten Witt

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