Gesetzliche Vorschriften belasten Unternehmen

Feature | 20. September 2004 von admin 0

Die nächsten drei bis fünf Jahre werden schwierige Herausforderungen für Unternehmen mit sich bringen. Sie müssen versuchen, eine wachsende Anzahl von Bestimmungen zu bewältigen. Das ist die zentrale Botschaft der Untersuchungen von Gartner, die im Bericht “Regulatory Changes Ahead Disrupts Growth in Most Industries” (Bevorstehende Gesetzesänderungen stören Wachstum in den meisten Branchen) veröffentlicht wurden. Der Bericht weist darauf hin, dass Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil erzielen, wenn sie die Gesetzeskonformität ihrer IT-Systeme sicher stellen. Laut Gartner-Analyst Jorge Lopez bezeichnen CEOs Schwierigkeiten bei der Umstellung der Unternehmenskultur als eine hauptsächliche Hürde bei der effektiven Umsetzung der neuen Vorschriften. “Überraschend war, dass die zweite von den CEOs genannte Einschränkung die Umstellung der zugrunde liegenden Informationssysteme war”, so Lopez. Die Führungskräfte machen sich Sorgen darüber, ob ihre Technologielösungen die neuen gesetzlichen Vorschriften abdecken können. “Jegliche Software, die ein Unternehmen steuert, ist äußerst komplex. Diese Komplexität erschwert die Umsetzung der erforderlichen Änderungen.”

Auf dem Radar der Führungskräfte

SAP ist bestrebt, diese Sorge zu mindern. SAP ist mit einer Reihe von Lösungen angetreten, die es Firmen ermöglichen sollen, zwingenden gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und ihre IT-Systeme und Geschäftsprozesse zu standardisieren und zu optimieren. Neetin Datar, Leiter des Bereichs Produktmarketing für SAP Trade and Compliance Applications erklärt: “Alle Führungskräfte der obersten Managementebene haben die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften auf ihrem Radar.” SAP NetWeaver, SAP Global Trade Services (GTS), SAP Compliance Management for Sarbanes-Oxley, SAP xApps Emissions Management und ein Produkt mit dem Codenamen Orion für RoHS/WEEE (Restriction of Use of Certain Hazardous Substances directive and Waste Electrical and Electronic Equipment; Richtlinien zur Beschränkung der Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten und über Elektro- und Elektronik-Altgeräte) gehören zu den Produkten. SAP-Kunden können diese Produkte einsetzen, um ihr Risiko und die Kosten der Anpassung an die neuen Bestimmungen zu minimieren und die Belastung durch die Vorschriften zu einem Wettbewerbsvorteil zu machen.
Es gibt drei Hauptgründe für die zunehmende Regulierung. Zunächst haben Finanzbetrugsfälle in den USA und Europa dazu geführt, dass die Behörden bei Unternehmen, die sich nicht an die Regeln halten oder ihre Aktionäre nicht informieren, hart durchgreifen. Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 war eine direkte Antwort auf eine Flut von Buchhaltungsskandalen in den USA. Verschiedene Abschnitte des Gesetzes werden jetzt eingeführt und verlangen eine genauere, transparentere Rechnungslegung von den Unternehmen.
Der zweite Impuls für die zunehmende Regulierung sind die Terroranschläge vom 11. September 2001. Sowohl Regierungen als auch Unternehmen möchten kostspielige Störungen des weltweiten Handels und der Finanzmärkte vermeiden, wie sie nach der Tragödie auftraten. Es wurden Regeln und Vorschriften eingeführt, die einen fortlaufenden, sicheren Geschäftsfluss gewährleisten sollen.
Der dritte Grund, Firmen stärker zu regulieren, ist eine globale Anstrengung, Gefahren für Gesundheit und Umwelt über strengere Sicherheitsvorschriften zu kontrollieren. Das Kyoto-Protokoll von 1997 zum Beispiel verlangt von Ländern und Unternehmen, Schadstoffemissionen zu reduzieren. Die damit verbundenen Geschäftsanforderungen beschäftigen viele Führungskräfte.

Kopfschmerzen und Wettbewerbsvorteile

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (“Compliance”) wird zur Belastung für Unternehmen. Viele Firmen würden sich lieber auf die Aufgaben konzentrieren, die für eine profitable Geschäftstätigkeit erforderlich sind und die Kundenzufriedenheit erhalten, anstatt sich mit neuen Compliance-Technologien und -Strategien zu befassen. Der Gartner-Bericht weist jedoch darauf hin, dass Compliance neben dem einfachen Risikomanagement geschäftliche Vorteile bringen kann: “Erfolgreiche Strategen wissen, dass Bestimmungen eine Möglichkeit sind, das Spielfeld zu kontrollieren.” Laut Gartner-Analyst Lopez kann das, was kurzfristig bei den Bemühungen um Compliance Kopfschmerzen bereiten kann, sich langfristig als Wettbewerbsvorteil erweisen. Er verweist auf das Beispiel der Firma DuPont, in der Sicherheit ein strategischer Geschäftswert ist. Das Ergebnis sind eine höhere Produktqualität, zufriedenere Mitarbeiter und eine Reduzierung der verletzungsbedingten Kosten, was einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen bedeutete.
Datar betont den Nutzen von SAP NetWeaver für die Gesetzeskonformität und Erzielung eines strategischen Vorteils. Er erklärt, SAP NetWeaver sei “die Basis für ein proaktives Compliance-Management zur systematischen Steuerung von Governance, Risiko und Compliance im gesamten Unternehmen”. Es gibt bestimmte allgemeine IT-Anforderungen über alle Compliance-Herausforderungen hinweg, darunter Analyse-Dashboards für Führungskräfte, Sicherheitsmanagement, Alerts, Prozessintegration und Interoperabilität von Systemen, Content und Records Management, Workflow Management und Business Process Management. SAP NetWeaver unterstützt Unternehmen bei der Standardisierung der IT-Anforderungen hinsichtlich Compliance, die allgemein gelten und dadurch Zeit und Kosten minimieren und die Möglichkeit der zukünftigen Wiederverwendung maximieren. Das ist eine solide Basis für den Aufbau eines umfassenden Compliance-Programms, ein Schritt, der von Gartner und anderen Forschern dringend empfohlen wird.
Gartner bietet ein Tool für Unternehmen zum Aufbau eines Compliance-Programms, bezeichnet als “GartnerG2 Regulatory Radar Scope”. Dieses Tool soll Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche Auflagen zu verstehen und einzuhalten, wenn sie Kunden aus vielen verschiedenen Branchen haben. Radar Scope hilft Unternehmen bei der Einschätzung der Branchen, für die eine bestimmte Regelung gilt, und ermittelt, auf welchen Anteil ihrer Geschäftstätigkeit diese Regelung sich auswirkt. Es unterstützt Unternehmen außerdem dabei, auf gesetzlich vorgegebene Termine hin zu planen und zu verfolgen, wann die jeweilige Änderung sich auf das Unternehmen auswirken wird.

Radar Scope

Radar Scope

Außerdem ermöglicht Radar Scope den Unternehmen, die Quelle der einzelnen Regelungen nachzuverfolgen, die von internationalen oder nationalen Behörden, Landesbehörden oder lokalen Behörden stammen können. Anschließend kann mit dem Tool ermittelt werden, ob weitere Strategien zur Umsetzung dieser Regelungen eingeführt werden müssen. Die Hilfe sollte Bestandteil einer umfassenden, auf Compliance ausgerichteten Kultur sein, die ein IT-Update allein nicht schaffen kann. “Wie viel Technologie Sie auch immer einsetzen, um eine durch gesetzliche Vorschriften bedingte Herausforderung zu bewältigen – wenn die Mitarbeiter nicht die entsprechende Einstellung zu dieser Veränderung haben, wird es sehr schwierig”, so Lopez.

SAP-Lösungen für das Compliance-Management

Als Bestandteil der Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act müssen Firmen innerhalb von 48 Stunden wesentliche Änderungen melden, die sich auf das Unternehmensergebnis auswirken könnten. Solche wichtigen Änderungen oder Ereignisse müssen allen Aktionären gegenüber vollständig offen gelegt werden. Unter all den neuen Bestimmungen stellt Sarbanes-Oxley eine der größten technologischen Herausforderungen dar. “Ein mögliches Ergebnis, das von Gartner prognostiziert wurde, besteht darin, dass die Regierung eine Dokumentation der im System vorgenommenen Änderung fordern wird, da diese Systemänderungen die Durchführung von Prozessänderungen widerspiegeln könnten, die negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben können”, erklärt Lopez. Das SAP Compliance Management for Sarbanes-Oxley Act gibt Unternehmen die Sicherheit, dass sie die Auflagen erfüllen.
Ein weiteres Produkt, SAP Global Trade Services (SAP GTS), ist eine Composite-Application für die gesetzeskonforme und effiziente Bewältigung der Komplexität des weltweiten Handels, der sich nach den Ereignissen des 11. September für immer verändert hat. Aufgrund des geschärften Bewusstseins im Umfeld von Sicherheit und weltweitem Handel ersetzen die Unternehmen ihre manuellen, fehleranfälligen Prozesse durch GTS. Dadurch können sie reibungslose Abläufe in ihren globalen Logistikketten über Grenzen hinweg sicherstellen und – was noch wichtiger ist – die Risiken der Nichteinhaltung von Auflagen mindern und kontrollieren.
SAP xApp Emissions Management soll Firmen dabei unterstützen, das globale Kyoto-Protokoll und den Clean Air Act der USA umzusetzen. Das Protokoll legt verbindliche Beschränkungen für Treibhausgase fest. Die Vereinigten Staaten haben sich bereit erklärt, die Emissionen im Zeitraum von 2008 bis 2012 um sieben Prozent zu senken. Um die Emissionen rechtzeitig zum Stichtag zu reduzieren, müssen die Unternehmen jetzt aktiv werden.

Reduzierung von Emissionen

Als warnendes Beispiel erläutert Datar, dass eine Firma wegen ihrer mangelhaften Emissionspraktiken mit einer Geldstrafe von 319 Millionen Dollar belegt wurde, ein Schicksal, dass jeder gern vermeiden würde. SAP xApp Emissions Management soll das Risiko mindern, dass das Protokoll nicht eingehalten wird. Bisher setzen fünf SAP-Kunden diese xApp ein. SAP möchte fünf weitere Kunden dazu einladen, am Ramp-up dieses innovativen neuen Produkts teilzunehmen.
Das SAP-Produkt mit dem Codenamen Orion kann Firmen dabei unterstützen, die zwei EU-Richtlinien WEEE und ROHS umzusetzen. Einige Abschnitte dieser Richtlinien werden bald in Kraft treten. Sie verlangen von den Herstellern, den Anteil von Schadstoffen in Produkten zu kontrollieren. Sie enthalten ein Verbot von Schwermetallen und giftigen Flammschutzmitteln sowie eine Reduzierung der Entsorgung von Computern in kommunalen Mülldeponien.
Angesichts von zwei Millionen Computern, die pro Jahr allein in den USA auf Deponien vergraben werden, machen WEEE und ROHS es zur gesetzlichen Auflage für Unternehmen, Wiederverwendung oder Recycling von Computern zu erleichtern, wo immer dies möglich ist. Darüber hinaus legen die Richtlinien fest, dass Unternehmen bei Inhaltsstoffen, die als Schadstoffe betrachtet werden, hinsichtlich der Anforderungen ihrer Handelspartnerländer auf dem Laufenden sein müssen. Da die Regelungen für Schadstoffe von Land zu Land variieren, kann eine Unkenntnis der Fakten zu einem kostspieligen Versäumnis werden. Datar weist auf das Beispiel eines Unternehmens hin. Es wurde daran gehindert, sein Produkt in die Niederlande zu liefern, nur weil sein Produkt einen zu hohen Kadmiumanteil hatte. Dies kostete das Unternehmen etwa 100 Millionen Dollar an Marktanteilen sowie den Preis der Überarbeitung des Endprodukts.
Und dann gibt es da noch die weniger konkreten, aber ebenso schädlichen Probleme, die aus mangelnder Einhaltung gesetzlicher Vorschriften resultieren können. Ganz oben auf der Liste dieser Probleme steht schlechter Ruf. Wenn die Öffentlichkeit, die Aktionäre oder die Regierung eines Landes den Eindruck gewinnen, dass eine Firma nicht umweltfreundlich oder ohne soziales oder steuerliches Verantwortungsbewusstsein ist, kann dies verheerend für die zukünftige Geschäftstätigkeit dieser Firma sein.
Datar ermutigt die Unternehmen, neben der Einführung der richtigen Auswahl von SAP-Lösungen die Position eines Compliance-Beauftragten einzurichten. Diese Führungskraft ist dafür zuständig, alle Compliance-Aktivitäten zu überwachen, darunter die Verstärkung der IT-Infrastruktur und die Schaffung von Compliance-Arbeitsgruppen.
AMR Research schätzt, dass Unternehmen im Jahr 2004 circa 5,5 Milliarden Dollar für die Anpassung an Sarbanes-Oxley ausgeben werden. Analysten zufolge werden die Auswirkungen von Homeland-Security-Maßnahmen auf den weltweiten Handel die US-Unternehmen insgesamt 32,8 Milliarden Dollar pro Jahr kosten. Die Zeitschrift Information Week berichtet, dass 64 Prozent der Führungskräfte in Unternehmen fürchten, dass die Nichteinhaltung dieser und anderer Auflagen negative Auswirkungen auf ihre Karriere haben könnte. Positiv gesehen kann man durch Compliance jedoch mehr erreichen als nur die richtige Stelle zu behalten oder auf der richtigen Seite des Gesetzes zu stehen. Durch Zeit- und Kosteneinsparungen gewinnen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Sarah Z. Sleeper

Sarah Z. Sleeper

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