“Haus-Halten” leicht gemacht

Feature | 6. März 2006 von admin 0

Die in Berlin ansässige Terra-Contor Verwaltungsgesellschaft, ein Unternehmen der Familien Süsskind und Rokeach, betreut unter anderem Shopping-Center, Fachmärkte, Geschäftshäuser sowie Wohnimmobilien. Insgesamt ist Terra-Contor für 90 Wirtschaftseinheiten mit etwa 2.000 Mietern zuständig. Die Gesellschafter der Terra-Contor sind Eigentümer oder Miteigentümer des Immobilienbestandes. Terra-Contor liefert somit auch als Familienholding wichtige Informationen für Investitionsentscheidungen, etwa für die Entwicklung von Bauprojekten und die Optimierung von Immobilienbeständen. Die Gesellschaft beschäftigt insgesamt 17 Mitarbeiter.

Die Grenzen der manuellen Datenerfassung

In den vergangenen zehn Jahren ist der von Terra-Contor verwaltete Immobilienbesitz rasant gewachsen. “Mit unserem bisherigen System konnten wir die gestiegenen Anforderungen an eine moderne und integrierte Immobilienverwaltung und -bewirtschaftung nicht erfüllen”, erklärt Yves Süsskind, Geschäftsführer von Terra-Contor. “Zudem stieg die Arbeitsbelastung für die einzelnen Mitarbeiter immer mehr.” Die Altsoftware war eine aus der DOS-Welt stammende Eigenentwicklung, derer sich das Unternehmen seit rund 15 Jahren bedient hatte. Automatisierte Auswertungen immobilienrelevanter Daten, umfassende Portfolioanalysen auf Basis der Familienanteile an Gesellschaften und Objekten sowie daraus resultierend eine integrierte Immobilienverwaltung und ein effektives Controlling waren damit nicht möglich. Beispielsweise mussten die Mitarbeiter von Terra-Contor Auswertungen des Familienanteils an Immobilienobjekten, etwa im Hinblick auf Darlehen und Cash-Flow, von Hand vornehmen und eigens in Excel-Tabellen eingeben. Auch Jahresabrechnungen für Nebenkosten konnten im Folgejahr mit dem Altsystem erst sehr spät abgeschlossen werden, was den Jahresabschluss verzögerte. Sie wurden teilweise sogar an externe Dienstleister ausgelagert. “Diese manuellen Prozesse waren zeitaufwändig, fehleranfällig und kostenintensiv”, legt Süsskind dar.

Neue Lösung – passend für die Familienholding

Die Gesellschaft beschloss, die Altsoftware zugunsten einer voreingestellten, integrierten und zukunftssicheren Lösung für das Immobilienmanagement abzulösen. Diese sollte bereits im Standard die Prozesse bei Terra-Contor weitgehend abbilden und dem Unternehmen in seinen Funktionen als Hausverwaltungsgesellschaft und Familienholding gerecht werden. Nach einer internen Prozessanalyse ab Oktober 2003 sowie einer anschließenden Auswahlphase fiel die Wahl auf die mySAP-All-in-One-Lösung WIS RunEasy des SAP-Partners Wiscore. “Die Lösung entsprach unseren Anforderungen am besten”, erklärt Süsskind. “Da die Branchenlösung auf SAP Real Estate Management (RE-FX) unter mySAP ERP 2004 basiert, ist sie technologisch auf dem neuesten Stand und damit investitionssicher.” Darüber hinaus beinhaltet WIS RunEasy mit WISBaubuch und WISInstand zusätzliche Module, die es Terra-Contor ermöglichen, auch Bau- und Instandhaltungsprojekte komfortabel abzuwickeln.
Im Juli 2004 begann Terra Contor mit der Einführung. Für die interne Prozessanalyse hatte das Unternehmen mangels interner Ressourcen einen Berater in Vollzeit eingestellt, der nun die Projektleitung für die SAP-Implementierung übernahm. Für Süsskind war die größte Herausforderung des Einführungsprojektes, dass Terra-Contor seine gesamte Datenstruktur komplett neu aufbauen musste. Vorhandene Datensätze zu den einzelnen Immobilien konnten aus dem Altsystem nicht maschinell übernommen werden. Deshalb legten die Mitarbeiter von Terra-Contor zunächst die entsprechenden Datensätze manuell in Excel-Tabellen an, brachten diese auf den neuesten Stand und überspielten sie in die SAP-Branchenlösung. “Dieser Zwischenschritt war notwendig, weil die Daten aus dem Altsystem entweder veraltet, unvollständig oder fehlerhaft waren”, erläutert Süsskind.
“Die Kommunikation mit Wiscore klappte reibungslos, und auftauchende Probleme wurden stets zeitnah gelöst”, resümiert Süsskind. Zunächst lief WIS RunEasy noch im Test- beziehungsweise Parallelbetrieb mit der Altsoftware, wobei unterschiedliche Module zu verschiedenen Zeitpunkten aktiviert wurden. Seit April 2005 vertraut Terra-Contor ausschließlich auf die mySAP-All-in-One-Lösung. Derzeit arbeiten neun Anwender mit ihr.

Einheitliche Daten, transparente Prozesse

“Hauptvorteil der neuen Lösung ist, dass wir die bisher heterogene Datenbasis auf einer einheitlichen Systemlandschaft konsolidiert haben”, verdeutlicht der Geschäftsführer. “Zudem waren dank der voreingestellten Prozesse in WIS RunEasy nur geringe Anpassungen nötig.” Sämtliche Daten liegen jetzt strukturiert, einheitlich und aktuell vor. Dank der hohen Qualität des gesamten Datenbestandes hat Terra-Contor Transparenz in seine immobilienwirtschaftlichen Prozesse gebracht sowie die Informations-und Servicequalität gegenüber Mietern und Mietinteressenten deutlich verbessert.
Süsskind erläutert dies an einem Beispiel: Interessenten an gewerblichen Mieträumen erwarten bestimmte Informationen zu Größe, Grundrissen, technischer Ausstattung, vorheriger Nutzungsart, Stellplatzmöglichkeiten, Mietkonditionen mit Liste aktueller Betriebskosten sowie rechtlich einwandfreie Mietverträge mit ausgewiesener Umsatzsteuer. “Mit WIS RunEasy greifen unsere Mitarbeiter unmittelbar auf die entsprechenden Daten zu und können diese zeitnah an potenzielle Mieter weitergeben”, hebt Süsskind hervor.
Zudem lassen sich beispielsweise Wartungsverträge für Aufzüge und Serviceverträge zur Gebäudereinigung nach bestimmten Kriterien auswerten und bündeln. Dies führt zu einer erheblichen Kostenreduktion. Über die Schnellerfassungsmaske von WISInstand werden außerdem Schadensmeldungen sofort erfasst und Instandhaltungsmaßnahmen zügig in Auftrag gegeben und durchgeführt. Dabei ist die mieter- und vermieterseitige Kostentransparenz jederzeit sichergestellt. “Generell arbeiten unsere Mitarbeiter jetzt wesentlich effizienter”, verdeutlicht der Terra-Contor-Geschäftsführer. “Sämtliche Informationen zu Immobilien, ob Verträge oder Auswertungen zu Nebenkostenabrechnungen, sind in WIS RunEasy per Knopfdruck abrufen.”

Tragfähiges Fundament für Investitionen

Darüber hinaus gibt WIS RunEasy eine tagesaktuelle Liquiditätsvorschau. Für ein optimales Liquiditätsmanagement sorgen Daten über zu erwartende Mieteinnahmen, Zinsen und Tilgungen für Fremdkapital, Kapitalbedarf für Bauprojekte sowie vorhersehbare Zahlungen an Versicherungs- und Versorgungsunternehmen. Analysen und Auswertungen können anteilig nach Eigentumsverhältnissen durchgeführt werden. Damit lassen sich – bezogen auf eine Immobilie – der tatsächliche Familienanteil von Krediten exakt bestimmen und die erforderlichen Liquiditäts- und Zinsszenarien hinterlegen. “Wir wissen also jederzeit genau, wie hoch der jeweilige Familienanteil an den Einnahmen und Ausgaben für eine Immobilie in den kommenden Jahren ist”, so Süsskind.
Auch die jährlichen Betriebskostenabrechnungen werden jetzt dank der SAP-basierten Branchenlösung zeitnah erstellt. Der frühe Jahresabschluss schafft eine tragfähige Grundlage für künftige Finanzierungs- und Investitionsentscheidungen. Die verbesserte kurz- bis mittelfristige Liquiditätsplanung auf Basis monatlicher Abschlüsse eröffnet die Chance auf günstigere Zinssätze bei Krediten beziehungsweise eine Erhöhung der Kreditlinien. Bereits Zinsersparnisse von wenigen Basispunkten können die Einführungskosten des SAP-Produktes in wenigen Jahren amortisieren, rechnet Süsskind vor. Sein Fazit: “Mit WIS RunEasy bewirtschaften wir unsere Immobilien jetzt effizient, senken Kosten und sichern die Arbeitsplätze unserer Mitarbeiter.”
Weitere Informationen:
www.terra-contor.de
und
www.wiscore.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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