Bewerbungsflut meistern

Feature | 11. August 2009 von Gunnar Weichel 0

Karriereleiter emporsteigen (Foto: Bilfinger Berger)

Bilfinger Berger ist ein international operierender Konzern, der rund 350 Unternehmen in sich vereint. Seine Geschäftsfelder umfassen Ingenieurbau, Hoch- und Industriebau, Dienstleistungen sowie Betreiberprojekte.

Die Administration einer solch umfangreichen Belegschaft erfordert eine belastbare und agile HR-IT. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, richtete der in Mannheim ansässige, zentrale HR-Bereich von Bilfinger Berger vor gut einem Jahr seine IT neu aus.

Ziel war es, die vorhandene Business Intelligence (BI)-Umgebung strategisch zu überarbeiten. Ein wichtiges Teilprojekt in diesem Rahmen war die Entwicklung eines Reportings für den Bereich Recruiting im SAP NetWeaver Business Warehouse.

SAP-Partner treorbis

Für die Implementierung der neuen SAP-Unternehmenssoftware wählte Bilfinger Berger das Beratungshaus treorbis, einem SAP Special Expertise Partner im Bereich Human Capital Management.

treorbis setzte „Analytical Reporting für SAP E-Recruiting“ innerhalb von SAP NetWeaver Business Warehouse auf, welches das im Konzern neu eingeführte SAP E-Recruiting ergänzen sollte. SAP E-Recruiting ist eine Software, die der Personalabteilung dabei hilft, Bewerbungen zu erfassen und zu verwalten. Mit dem Reporting sollten die Mitarbeiter künftig in der Lage sein, die Flut an Bewerbungen, die täglich bei Bilfinger Berger eingehen, anhand von Kennzahlen zu sortieren und auszuwerten.

Von der Stellenausschreibung bis zur Neubesetzung

Bei einer Stellenneubesetzung wird zunächst nach Rücksprache mit der Führungsperson eine Stellenanzeige sowohl im Intranet als auch auf der Website von Bilfinger Berger sowie auf den gängigen Web-Stellenbörsen und gegebenenfalls in Printmedien veröffentlicht. Die Mitarbeiter erfassen in der E-Recruiting-Lösung die Art der Position, die jeweiligen Anforderungen, den Eingang der Online-Bewerbungen, die Bewerbungsgespräche und später die Einstellung eines Kandidaten. Für jeden wichtigen Schritt werden Kennzahlen im SAP BW generiert.

Für das Erstellen der Kennzahlen bedient sich das System aus den Informationen, die der Kandidat über seine Online-Bewerbung eingibt und aus jenen, die der Recruiter zu den Bewerbungen ins System einpflegt.

Reporting erleichtert Recruiting

Das Reporting umfasst fünf Bereiche: Die erste Berichtsgruppe befasst sich mit den Kandidaten. Ihre Daten werden nach Gesichtspunkten wie z.B. ihrer Interessengruppe (gewerblich, angestellt oder in leitender Funktion) oder ihren Sprachkenntnissen untersucht. In der zweiten Berichtsgruppe dreht sich alles um Bewerbungsquote, der Anzahl der Bewerber auf eine Stelle, Bewerbungen pro Unternehmen oder Einstellungsquote. Die dritte Berichtsgruppe untersucht, ob verschiedene Bilfinger Berger-Unternehmen mit ihren Ausschreibungen mehrere gleiche „Themen“ suchen. Auf dieser Basis lassen sich ihre Aktivitäten synchronisieren. Im Talent Pool, der vierten Berichtsgruppe, werden nach Interessengruppen geordnete Initialbewerbungen gesammelt. Mit der fünften Berichtsgruppe generiert die HR-Abteilung Prozesskennzahlen: Wichtig ist hier die „Time-to-fill“, die besagt, wie viele Tage von der Veröffentlichung einer Position bis zu ihrer Besetzung zu kalkulieren sind.

Auf Basis dieser Berichtsgruppen stehen verschiedene Analyseinstrumente wie Tages-, Monats-, Quartals- oder Jahres-Reporting zur Verfügung. Besonders wichtig ist das Standardreporting, das so genannte „Cockpit“, das sich an die Geschäftsführer und den Vorstand richtet. Dabei werden die vier wesentlichen Berichtsgruppen in Form von Kennzahlen plus Kommentaren aufgeführt. Die Empfänger des Cockpits sehen auf einen Blick, ob sämtliche Prozesse nach Plan laufen bzw. wo es Auffälligkeiten gibt und sind in der Lage rechtzeitig gegenzusteuern, zum Beispiel indem Anforderungsprofile geändert werden.

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