In der Stadt Villach ist der Bürger König

Feature | 13. Juni 2005 von admin 0

Mehr Service, Tempo und Leistung heißen die Ziele, die die Stadt Villach mit dem Einsatz der Elektronischen Akte (ELAK) von SAP Public Sector Records Management verbindet. Jedes Jahr erhält die Stadtverwaltung per Post, Fax, Telefon und E-Mail Tausende von Anträgen, die erfasst, dokumentiert, bearbeitet und erledigt werden müssen. Gewerbeangelegenheiten, Verordnungen oder Bauanträge lösen Aktenläufe aus, die bislang wenig transparent und durch die hausinternen Transportzeiten für die Papierdokumente oft langwierig waren und die gewünschte Transparenz vermissen ließen.

Gemeinsam Neuland betreten

Um diese Verwaltungsprozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten, führte die Stadt Villach in den Jahren 2003/2004 SAP Public Sector Records Management ein – und betrat Neuland. Denn es war das erste Mal weltweit, dass diese SAP-Lösung als Basis für die Elektronische Akte eingesetzt werden sollte, ohne dass bereits ein anderes SAP-System in Betrieb war. Im Rückblick haben beide Seiten von dem Pilotprojekt profitiert: Die Anforderungen der Stadt Villach flossen in die Standardversion der SAP-Lösung ein. Die Implementierung wurde vom Kärntner IT-Dienstleister addIT gemeinsam mit SAP Österreich durchgeführt.

Auf Knopfdruck verfügbar

“Für die Stadt Villach stellt das ELAK-Projekt einen Riesenschritt zur Umsetzung ihrer E-Government-Strategie dar”, betont Bürgermeister Helmut Manzenreiter. Mit der ELAK-Lösung von SAP wurde ein Workflowmanagement-System in Betrieb genommen, das die elektronische Abwicklung der Verwaltungs- und Geschäftsprozesse überhaupt erst ermöglicht. Alle Akten, Geschäftsvorfälle und Dokumente werden vom Eingang bis zur Erledigung durchgängig erfasst und mit dem System Easy Archive revisionssicher archiviert: Sie stehen jederzeit den Sachbearbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung.

Lange Durchlaufzeiten entfallen; die Akten können gleichzeitig von mehreren Anwendern bearbeitet werden und bieten auch bei großen Datenmengen jene Transparenz, die für eine rasche und wirksame Verwaltung erforderlich ist. Da die Elektronische Akte die Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben entlastet, können sie sich verstärkt auf komplexere Aufgaben wie Beratungsleistungen für die Bürger konzentrieren, was die Servicequalität deutlich erhöht. Zusätzlich integriert ist die automatische Überwachung von Fristen und Terminen, die mit einem Eskalationsszenarium verbunden ist. Weitere Vorteile bietet die Möglichkeit zur systemweiten Volltextsuche, etwa wenn die Aktenzahl oder der Aktenbetreff unbekannt sind.

Mehr Nähe zu Bürgern und Wirtschaft

Bürger und Wirtschaft profitieren von den kürzeren Bearbeitungszeiten und der Möglichkeit, Dienstleistungen der Stadt Villach via Internet in Anspruch zu nehmen. “Für einen Gewerbeantrag braucht niemand mehr persönlich ins Rathaus zu kommen. Auch die Frage, wer zuständig ist, entfällt,” nennt Bürgermeister Manzenreiter als Beispiel. “Der Bürger kann die Anmeldung unabhängig von Ort und Zeit über das Web vornehmen und jederzeit Einsicht nehmen, in welchem Stadium sich sein Antrag gerade befindet.”

Modernes E-Government-Architekturmodell

Der Druck und die Anforderungen in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung steigen. Dadurch entsteht die Notwendigkeit, Initiativen für Service-orientierte Architekturen (SOA) ins Leben zu rufen. Die Aufgabe in der Stadtverwaltung Villach lautet, komplett anwendungsübergreifende Geschäftsabläufe zu automatisieren, um den kombinierten Abläufen verschiedener Systeme zu entsprechen und neue Abläufe nahtlos in bestehende Landschaften einzubinden.
Mit der Lösung von SAP kann dieses zukunftsweisende E-Government-Architekturmodell der Stadt Villach umgesetzt werden. Realisiert wird auf Basis von SAP NetWeaver ein interner Enterprise Service Bus (ESB), der auf Standardtechnologien basiert und ein Rahmenwerk für Web Services, automatisierbare Schnittstellen und Datentransformation und -mapping darstellt. “Mit diesem internen Enterprise Service Bus werden wir künftige Anforderungen unabhängig von nationalen oder internationalen Entwicklungen im Bereich E-Government schneller und leichter umsetzen können. Damit erhalten wir wesentliche Verbesserungen des ROI auf unsere IT-Investitionen,” erklärt Dipl.-Ing. Manfred Wundara, CIO der Stadt Villach.

Schrittweiser Einsatz

Künftig soll die Elektronische Akte immer mehr Behördenverfahren der Stadt Villach unterstützen. So wird ELAK im Sinne eines Ratsinformationssystems für die Verwaltung politischer Gremien eingesetzt, die den gesamten Geschäftsprozess von der Erstellung von Amtsvorträgen bis hin zur Erledigungsverfolgung umfasst. Ebenso unterstützt ELAK die Erstellung und Veröffentlichung straßenrechtlicher Verordnungen und wird dazu mit einer anderen Anwendung, dem Geografischen Informations-System (GIS) der Stadt Villach, verknüpft. Weitere Einsatzgebiete sind Gewerbeanmeldungen, Betriebsanlagengenehmigungen, Veranstaltungsankündigungen, die Bauverwaltung und Strafrechtsverfahren.
Um Bürger und Unternehmen noch stärker in die Prozessabwicklung des Villacher Magistrats einzubinden, stehen als nächste Schritte die Integration der digitalen Signatur, der elektronischen Zustellung und der Bürgerkartenfunktion auf der Agenda. Darüber hinaus sollen elektronische Bezahlungssysteme genutzt und die Prozesse im Sachbuch durchgängig gemacht werden, angefangen bei der Bezahlung bis hin zur Verbuchung.

Durchgängige E-Government-Lösung

“Nach und nach soll die Elektronische Aktenbearbeitung der SAP abteilungsübergreifend über den gesamten Magistrat hinweg eingesetzt werden”, blickt CIO Manfred Wundara in die Zukunft. “Unser Ziel ist der schrittweise Ausbau von automatisierten Dienstleistungen bis hin zu einer durchgängigen E-Government-Lösung, von der die Bürger und die Wirtschaft zunehmend profitieren sollen.”

Gezieltes Wissensmanagement

Die zentrale Verfügbarkeit der Informationen in SAP Public Sector Records Management ermöglicht der Stadt Villach den gezielten Einsatz von Wissensmanagementsystemen zur Optimierung von Dienstleistungen und Prozessen. “Durch die Auswertung von Nutzerprofilen sind wir beispielsweise in der Lage, den Bürgern ein maßgeschneidertes Informations- und Kommunikationsangebot zur Verfügung zu stellen”, beschreibt Manfred Wundara ein Ergebnis des Wissensmanagements. Weiteres Beispiel: Zeigen die elektronisch ermittelten Bearbeitungszeiten für Gewerbeanmeldungen etwa andere Schwerpunkte als erwartet, lässt sich der Personaleinsatz entsprechend ändern. Ebenso ist rasch feststellbar, wenn bestimmte Anträge immer wieder unvollständig eingehen – geeignete Merkblätter helfen, die Bürger zu sensibilisieren.

Sibylle Hofmeyer

Sibylle Hofmeyer

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