In vier Schritten zur Unternehmensgründung

Feature | 8. Dezember 2008 von Bernd Landgraf, Leiter des Informatikbetriebes der Stadt Bielefeld 0

Mit der SAP-Lösung führt die ostwestfälische Großstadt mit knapp 330.000 Einwohnern eine der modernsten E-Government-Infrastrukturen in Deutschland ein. Diese soll nicht nur ortsansässigen Unternehmen die Zusammenarbeit mit der Verwaltung erleichtern. Auch auswärtigen Investoren und Unternehmensgründern soll die Ansiedlung in Bielefeld so einfach wie möglich gemacht werden. Die EU-Dienstleistungsrichtlinie fordert von den Verwaltungen, dass Unternehmensgründer aus anderen EU-Staaten Behördenanträge auf elektronischem Weg stellen können und bei den verschiedenen Behördengängen von einem „Lotsen” – dem sogenannten Einheitlichen Ansprechpartner (EAP) – unterstützt werden. Der gesetzlich fixierte Stichtag zur Umsetzung der Richtlinie ist der 29. Dezember 2009.

In das Projekt von Anfang an mit eingebunden waren neben der Bielfelder Stadtverwaltung, ihrem IT-Betrieb und der SAP auch die Wirtschaftsentwicklungsgesellschaft WEGE mbH und das Institut für kooperative Systeme (IKS) der Fernuniversität Hagen. Vor Vertragsunterzeichnung wurde in mehreren Workshops aufgezeigt, wie die neue Softwarelösung den Wirtschaftsstandort stärken kann.

Die Portallösung

Kernelement der SAP-Lösung ist ein mehrsprachiges Internet-Portal. Es basiert auf dem SAP NetWeaver Enterprise Portal und wurde auf die speziellen Anforderungen der EU-Dienstleistungsrichtlinie hin erweitert. Für die Integration aller beteiligten Systeme sorgt SAP NetWeaver Process Integration.

Der komplette Vorgang der Unternehmensgründung bedarf im Wesentlichen folgender vier Schritte:

  1. Im ersten Schritt gelangt der Antragsteller auf die Registrierungsseite des Portals. Hier erhält er alle Informationen über die anstehenden Behördengänge und registriert sich. Daraufhin bekommt er den Namen und die Kontaktdaten des für ihn zuständigen EAPs angezeigt.
  2. Nach der Registrierung werden vom System zunächst wichtige Eckdaten zur Art des Gewerbes und der gewünschten Rechtsform des Unternehmens in einem geführten Dialog abgefragt. Die verschiedenen Wahlmöglichkeiten – ob beispielsweise Café mit oder ohne Alkoholausschank, ob GmbH oder GBR – sind in vordefinierten Registern hinterlegt. Hat der Antragssteller diese Informationen ins System eingetragen, bestimmt ein internes Regelwerk automatisch, welche Anträge und Dokumente der Gründer online ausfüllen und bereitstellen muss. Entsprechende Angaben werden einmal zentral erfasst. Die anfallende Bearbeitungsgebühr wird über das System überwiesen. Damit ist der Antrag abgeschlossen.
  3. Dieser gelangt nun im dritten Schritt zum EAP, der ihn auf seine Vollständigkeit hin prüft. Hierbei kommt die Software SAP CRM (Customer Relationship Management) zum Einsatz, mit der dann der Fall bearbeitet wird. Nachdem alle Stammdaten im System erfasst sind, erzeugt es automatisch die nötigen Folgeaktivitäten für die nachgeordneten Behörden, sei dies für das Einwohnermeldeamt, das Gewerbeaufsichtsamt oder für das Bauamt. Auch die jeweils gültigen Bearbeitungsfristen werden festgesetzt. Alle Antragsformulare und Dokumente stehen den beteiligten Stellen in einer durch individuelle Zugriffsberechtigungen gesicherten, zentralen Dokumentenablage zur Verfügung.
  4. Für den letzten Schritt, die Bearbeitung durch die nachgelagerten Behörden, werden alle laufenden Anträge mit Status angezeigt. Wurde ein Antrag abschließend bearbeitet, informiert das System den EAP sowie den Antragsteller automatisch. Sobald die nötigen Genehmigungen vorliegen, kann das Unternehmen seine Tätigkeit aufnehmen.

Ausbau in Etappen

Bereits im Laufe des kommenden Frühjahrs soll das Portal der Stadt Bielefeld in den Live-Betrieb gehen. Dann werden die ersten Prozesse vollautomatisch laufen. Das gilt zunächst vor allem für diejenigen Prozesse, die bei den Behörden im Zusammenhang mit einer Unternehmensgründung am häufigsten anfallen. Weitere Verwaltungsabläufe folgen schrittweise.

Mittel- bis langfristig sollen alle beteiligten Fachverfahren an die SAP-Lösung angebunden werden. Bei jährlich rund 3.000 Gewerbeanmeldungen, 2.000 Um- und circa 2.800 Abmeldungen sowie der Vielzahl der beteiligten Behörden ein umfangreiches Vorhaben. Dazu werden nicht nur technische Schnittstellen zwischen der SAP-Lösung und den IT-Systemen der Ämter benötigt. Auch die Verwaltungsstrukturen werden sich auf die veränderten Prozesse anpassen müssen.

Vereinfachte Verwaltungsprozesse

Durch die Möglichkeit, den Antragsprozess elektronisch und mit Hilfe des EAP abzuwickeln, werden für die Bürger eine Reihe von Barrieren, die einer Unternehmensgründung bislang im Wege standen, abgebaut. Auch die Verwaltung wird auf vielerlei Weise von dem neuen System profitieren: Neben dem Mehr an Transparenz werden die beteiligten Behörden durch den EAP merklich entlastet. Der tägliche Publikumsverkehr reduziert sich durch den dazwischen geschalteten EAP auf ein Mindestmaß. Das erlaubt den Sachbearbeitern, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben, nämlich die zügige Prüfung und Bearbeitung der Anträge, zu konzentrieren. Für den Wirtschaftsstandort Bielefeld sind das sicher gute Nachrichten.

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