Information Broadcasting

Feature | 20. September 2004 von admin 0

Das folgende Szenario verdeutlicht beispielhaft die Vorteile einer engen Integration der Funktionen von SAP Business Intelligence (SAP BI) und SAP Enterprise Portal: Der Vertriebsleiter eines Einzelhandels-Unternehmens, das Haushaltsgeräte über Filialen in ganz Europa verkauft, analysiert den SAP-BI-Bericht mit den aktuellen monatlichen Verkaufszahlen. Dabei fällt ihm auf, dass die Umsatzzahlen für einen seiner Vertriebsbereiche deutlich unter dem vorgegebenen Ziel liegen. Schon im vorangegangenen Monat hatte es mit leicht rückläufigen Zahlen erste Alarmzeichen gegeben. Um dem Problem auf den Grund zu gehen, nutzt der Vertriebsleiter die in SAP BI zur Verfügung stehenden Analysefunktionen. Er schränkt seinen Bericht auf den betroffenen Vertriebsbereich ein und schaut sich hier die Umsätze der einzelnen Produkte an. Sehr schnell stellt er fest, dass die negativen Umsatzzahlen vor allem auf einen Verkaufsrückgang im Bereich Kühlschränke zurückzuführen sind.

Problembereiche fest im Blick

Information Broadcasting

Information Broadcasting

Wie können die Möglichkeiten zur Informationsverteilung und Zusammenarbeit, die SAP BI mit Information Broadcasting bietet, dem Vertriebsleiter helfen, dieses Problem zu lösen? Zunächst gestatten die Funktionen eine schnelle Verteilung von Informationen gezielt an jene Mitarbeiter, die über diese Situation unterrichtet werden müssen. In unserem Beispiel ruft der Vertriebsleiter das Kontextmenü seines Berichtes auf, der ihm über eine BEx Web-Application zur Verfügung gestellt wurde. Über die Funktion “Verteilen” öffnet er den BEx Broadcasting Wizard. Dieser ermöglicht es ihm in wenigen Schritten, den auf den betroffenen Vertriebsbereich eingeschränkten Bericht per E-Mail an den zuständigen regionalen Vertriebsbeauftragten zu senden. In der E-Mail erteilt der Vertriebsleiter den Auftrag, die Ursachen für den Umsatzeinbruch bei Kühlschränken herauszufinden. Der Bericht selbst ist im Multipart-HTML(MHTML)-Format direkt in der E-Mail enthalten.

Integration SAP BI und SAP Enterprise Portal

Integration SAP BI und SAP Enterprise Portal

Um die Umsatzzahlen weiterhin genau im Blick zu behalten, nutzt der Vertriebsleiter eine weitere Funktion des Information Broadcasting. Er legt den Bericht als vorberechnetes MHTML-Dokument in einem seiner persönlichen Verzeichnisse ab, die ihm über das Knowledge Management (KM) des SAP Enterprise Portal zur Verfügung stehen. Dazu startet er noch einmal den BEx Broadcasting Wizard, gibt aber dieses Mal das gewünschte Verzeichnis als Ziel an. Um die bisherigen mit den aktualisierten Zahlen der nächsten Tage vergleichen zu können, legt der Vertriebsleiter über den BEx Broadcasting Wizard zusätzlich noch einen Online-Link auf den BI-Bericht mit den Umsatzzahlen in seinem persönlichen Folder ab. Über diesen Link lassen sich die jeweils aktuellen Zahlen jederzeit aus dem Portal heraus aufrufen.

Wissen verknüpfen und teilen

Die enge Integration von SAP BI und SAP Enterprise Portal erlaubt jedoch nicht nur eine gezielte Verteilung von BI-Informationen in Form von Online-Links auf Web Applikationen oder auf vorberechnete BEx Analyzer Workbooks oder Web Applikationen in HTML- oder MHTML-Format. Sie ermöglicht über Collaboration Rooms auch die Zusammenarbeit von Mitarbeitern in virtuellen Teams über Zeitzonen und geografische Begrenzungen hinweg. Ein Collaboration Room bietet zahlreiche Funktionen, die die Zusammenarbeit von Mitarbeitern in einem gemeinsamen Projekt oder zur Lösung eines Problems erleichtern. In diesem virtuellen Gruppenraum sind beispielsweise gemeinsam nutzbare Dokumente hinterlegt. Hier lassen sich unter anderem auch Links auf Web-Seiten, ein gemeinsamer Teamkalender, Projektpläne mit Meilensteinen oder Diskussionsfunktionen zur Verfügung stellen.

virtuelleTeams

virtuelleTeams

Zurück zum Szenario: Der Vertriebsleiter erhält vom regionalen Vertriebsbeauftragten die Information, dass der Hauptlieferant für Kühlschränke in seiner Region seit zwei Monaten mit Lieferschwierigkeiten zu kämpfen hat. Insbesondere im letzten Monat sind mehrere große Bestellungen nicht geliefert worden. Daraufhin lässt der Vertriebsleiter einen Collaboration Room einrichten, über den Mitarbeiter aus verschiedenen Niederlassungen gemeinsam eine schnelle Lösung des Problems erreichen sollen. Dem Team gehören er selbst, der regionale Vertriebsbeauftragte sowie der regionale Einkaufsleiter an.

Virtuelle Teams suchen Schwachstellen

In dem im Collaboration Room eingerichteten Kalender werden für die kommenden zwei Wochen regelmäßige Telefonkonferenzen zwischen den Teammitgliedern festgelegt. Zudem gibt es mehrere Verzeichnisse für Informationen. In eines der Verzeichnisse publiziert der Vertriebsleiter über den BEx Broadcaster den Bericht mit den Umsatzzahlen. Über die Einplanungs-Funktion des BEx Broadcasters veranlasst er, dass dieser Bericht jeweils nach dem Laden von neuen Umsatzdaten in SAP Business Information Warehouse (SAP BW) vorberechnet und im Verzeichnis aktualisiert werden soll. Somit werden alle Teammitglieder immer über die jeweils aktuellen Zahlen verfügen. Zusätzlich stehen über ein iView in dem Collaboration Room direkte Informationen über den Lieferanten aus dem mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) zur Verfügung. Über iViews kann über das Portal direkt auf die verschiedenen im Unternehmen genutzten Systeme zugegriffen werden – der Portal-Administrator stellt die iViews maßgeschneidert für die unterschiedlichen Portalnutzer bereit.

Funktionalitäten und Nutzergruppen

Funktionalitäten und Nutzergruppen

In der ersten gemeinsamen Telefonkonferenz des Teams wird vereinbart, dass der Einkaufsleiter für die betroffene Region erneut bei dem Lieferanten auf pünktliche Lieferung drängt. Parallel dazu soll er Kontakte zu anderen Lieferanten von Kühlschränken aufnehmen, um herauszufinden, ob es Alternativen zum bisherigen Lieferanten gibt. Bereits nach wenigen Tagen stellt sich heraus, dass zwei andere Firmen Kühlschränke gleicher Qualität und noch dazu zu einem günstigeren Preis liefern könnten. Über das iView können die Teammitglieder diese aktuellen Informationen sehen, die im SRM-System erfasst wurden.
Einige Tage später zeigt ein Blick auf die weiterhin sinkenden Umsatzzahlen des im Collaboration Room verfügbaren BI-Berichtes, dass schnelles Handeln dringend geboten ist. Der Einkaufsleiter kündigt daher den Vertrag mit dem säumigen Lieferanten und verpflichtet das Unternehmen mit dem günstigeren Angebot. Bereits nach kurzer Zeit zeigt sich der Erfolg der neuen Strategie. Die Umsatzzahlen für Kühlschränke in der Region steigen an und liegen bald wieder im Plan.

Barbara Neumann

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