Integrierte Formulare, vereinfachte Konsolidierung

Feature | 21. Mai 2008 von Gina Hardebeck 0

Der internationale Haniel-Konzern aus Duisburg bilanziert seit 2004 nach den International Financial Reporting Standards (IFRS). „Das für den Jahresabschluss notwendige Zahlenmaterial wird bei Haniel grundsätzlich über SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) erfasst und verarbeitet“, erklärt Patrick Lange, Projektleiter in der Corporate-IT bei Haniel.

Die Rechnungslegungsvorschriften erzwingen auch eine Reihe von Anhangsanforderungen in Textform, beispielsweise über die Art und Dauer von Abschreibungen oder die Zusammensetzung von finanziellen Verbindlichkeiten. „Für solche qualitativen Kommentierungen ist die SAP-Anwendung jedoch nicht ausgelegt“, so Lange. Haniel behalf sich daher zwei Jahre lang mit einer Übergangslösung.

Excel-Formulare als Übergangslösung

Als Mischkonzern ist Haniel in fünf Unternehmensbereiche gegliedert, die unabhängig mit verschiedenen Dienstleistungen oder Produkten weltweit agieren. Für die zur Konzernkonsolidierung notwendigen Anhangsinformationen stellte die betriebswirtschaftliche Fachabteilung der Holding allen Töchtern einen 40 seitigen Excel-Formularsatz zur Verfügung. Da keine Verbindung zwischen den Daten in SAP SEM BCS und den Informationen in den Excel-Formularen existierte, war ein hoher manueller Abstimmungsaufwand notwendig um zu gewährleisten, dass die Daten der Excel-Dateien mit den Werten im Konsolidierungssystem harmonierten.

„Hier lag die Schwierigkeit“, fasst Lange zusammen. „Die Haniel-Holding hatte die enorme Informationsflut aus über 800 Einheiten multipliziert mit je 40 Excel-Blättern zu verarbeiten. Per Hand ist das kaum zu schaffen. Und ohne integrierte Daten ist es zudem nicht möglich, Auswertungen über mehrere Jahre oder verschiedene Einzelgesellschaften hinweg zu fahren.“

2006 war damit Schluss. Getrieben von der Zentralabteilung Betriebswirtschaft der Haniel-Holding wurde die IT-Unterstützung für die Erfassung und -Verwaltung von IFRS-Anhangsangaben neu konzipiert. Die Anforderungen lagen auf der Hand. Die Excel-Lösung musste abgelöst werden. Beträge, Werte, Kommentierungen und Erläuterungen sollten sich in einer Umgebung erfassen lassen und mit den Stamm- und Bewegungsdaten von SAP SEM-BCS integriert sein. Kurz: Haniel wollte den vollständigen Prozess von der Datenerfassung der Einzelgesellschaften bis hin zur Konsolidierung auf Konzernebene in einem System abbilden.

Automatisierter Workflow erleichtert Konsolidierung

„Auch mit der integrierten Lösung“, skizziert Lang einige weitere Anforderungen, „sollten die fünf Teilkonzerne umfangreiche Freiheiten für spezifische Anpassungen der Formulare und Reports haben. Mit Hinblick auf die Anhänge wollten wir auch gleich der Wirtschaftsprüfung ihre Arbeit mit transparenten, festgelegten Berechnungslogiken erleichtern, muss. Und: Die Bilanzierung ist bei Haniel auf SAP SEM BCS ausgerichtet – eine wie auch immer geartete Lösung musste daher auf Standards basieren und sich nahtlos in die bestehende Systeminfrastruktur integrieren.“

Haniel steuerte für die hierzu notwendige Software den konkreten Anwendungsfall (Business Case) und das bilanztechnische Know-how bei. Die Architektur und die technische Umsetzung wurde von dem Duisburger IT-Dienstleister cundus beigesteuert, der sich auf Business Intelligence und Anwendungsentwicklung auf Basis von SAP Netweaver spezialisiert hat.

cundus schlug eine in die SAP-Software integrierte Workflow-Steuerung vor, die im Frontend eine „Formular-Engine“ enthält, mit der sich Inhalte jeder Art, auch komplexe Formulare, entlang der Konzernstruktur erfassen lassen. Mittels der integrierten Steuerung werden ohne weitere Aufwände die Web-basierten Anhangsformulare verteilt, ausgefüllt und anschließend wieder entlang der Unternehmenshierarchie zusammengefasst. Der Prozess startet auf der obersten Konsolidierungsebene, der Holding. Dort werden die IFRS-Anhangsformulare erstellt. Die fünf Unternehmensbereiche passen sie dann nach Bedarf an und verteilen sie an die untergeordneten organisatorischen Einheiten beziehungsweise Einzelgesellschaften.

Gebündelte Anhangsinformationen für die Konzernspitze

Sind die Formulare ausgefüllt, werden sie gegen die Konsolidierungsdaten aus SAP SEM-BCS geprüft, beispielsweise ob Beträge in dort geführten Konten IFRS-gerecht in den Anhängen erläutert sind. „Nach Freigabe der Formulare durch den Erfasser auf Ebene eine Niederlassung werden die Daten auf der nächst-höheren Konsolidierungsebene automatisch aggregiert und gegebenenfalls um weitere Anhangsinformationen ergänzt.

Nachträgliche Änderungen an monetären Werten sind auf dieser Ebene aus Gründen der Transparenz und Konsistenz nicht zugelassen. Um dennoch manuelle Korrekturen aus Konsolidierungssicht vornehmen zu können, besteht die Möglichkeit, so genannte Anpassungsgesellschaften einzurichten. Dieses Vorgehen bietet den Vorteil, dass die Daten auf Ebene der Einzelgesellschaften unbelastet von übergeordneten Konsolidierungssachverhalten – konzerninterne Buchungen oder Differenzen der Währungsumrechnung – bleiben.

Umrechnungskurse, Stammdaten, Berechtigungen und Konsolidierungsdaten liest die Steuerung direkt und ohne Administrationsaufwand aus SAP SEM BCS aus. „Am Ende verfügt die Holding dann gebündelt über die Anhangsinformationen aller Einzelgesellschaften und Konsolidierungskreise“, beschreibt Lange.

Statusmonitor schafft Überblick

Seit August dieses Jahres steht die Anwendung den 400 Anwendern in den fünf Unternehmensbereichen zur Verfügung. „Die Mitarbeiter der Fachabteilungen begrüßen vor allen Dingen die intuitive Bedienung. Eine gesonderte Erstschulung war nicht nötig. Wenn es überhaupt Fragen von Seiten der Anwender gab, dann meist zu einfachen, organisatorischen Sachverhalten, etwa nach dem Passwort“, stellt Lange fest.

Die Anwendung vereinfacht im Haniel-Konzern den kompletten Umgang mit Anhangsinformationen. Beim Start hat der zuständige Sachbearbeiter sofort das Formularset für die aktuelle Berichtsperiode im Blick. Er füllt nun die Formulare aus und analysiert die erfassten Daten im integrierten Berichtswesen, das entweder druckoptimierte PDF-Reports oder Excel-Dateien erzeugt.

Die Berichte erklären auf Konsolidierungsebene, wie sich Summen aus den Einzeldaten mehrerer Gesellschaften zusammensetzen, kombiniert mit verbalen Erläuterungen. Ein Statusmonitor zeigt für alle Formularsätze den jeweiligen Bearbeitungszustand an, so dass der Fortschritt des Gesamtprozesses für die Prozessverantwortlichen immer im Blick bleibt.

Haniel verwendet die „Formular-Engine“ zunächst für den Jahres- bzw. Quartalsabschluss. Die Software war von Beginn an jedoch nicht nur alleine für den Haniel-Konzern konzipiert. Als Standard-Add-on powered by SAP NetWeaver steht sie unter dem Namen cundus iasNotes auch anderen Konzernen für das Management der IFRS-Anhänge zur Verfügung.

Haniel-Konzern in Kürze

Haniel ist ein international agierender Konzern, der im Jahr 2006 mit mehr als 55.000 Mitarbeitern einen Umsatz von 27,7 Milliarden Euro erzielte. Zu Haniel gehören fünf Unternehmensbereiche. Sie sind unabhängig voneinander in verschiedenen Branchen aktiv – alle in Spitzenpositionen.

Calesio ist ein in Europa führendes Pharmahandelsunternehmen, ELG gehört zu den weltweit führenden Unternehmen für den Handel und die Aufbereitung von Rohstoffen für die Edelstahlindustrie, HTS ist einer der europaweit führenden Anbieter für Textile Dienstleitungen, Waschraumhygiene und Matten. Weitere Unternehmensbereiche sind TAKKT, der in Europa und Nordamerika führende Business-to-Business-Versandhändler für Büro-, Betriebs- und Lagerausstattung sowie Xella, weltweit erfolgreich in den Geschäftsfeldern Baustoffe, Trockenbau-Systeme und Rohstoffe. Darüber hinaus ist der Konzern an zahlreichen weiteren Unternehmen beteiligt, allen voran die Metro AG – hier hält Haniel rund 35 Prozent der Anteile.

Die Haniel-Holding übernimmt die strategische und finanzielle Führung und bestimmt die Leitlinien für das konzernübergreifende Personalmanagement. Sitz der Konzernzentrale ist seit mehr als 250 Jahren Duisburg. Genauso lange befindet sich der Konzern in Familienbesitz. Kapital und Management sind jedoch voneinander getrennt: Bereits seit Beginn des 20. Jahrhunderts übertragen die weit über 500 Gesellschafter die Unternehmensführung auf ein externes Management.

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