Integrierte Redaktion in der Produktentwicklung (Teil 2)

Feature | 18. Juni 2008 von Dr.-Ing. Christoph Rzehorz, Dominik Maier, Prof. Dr. Wolfgang Ziegler 0

Hersteller von Content-Management-Systemen (CMS) bieten standardisierte Schnittstellen, etwa Web-Services an, mit denen sich Kopplungs- und Integrationsmöglichkeiten in unterschiedliche IT-Lösungen implementieren lassen. Ein Web-Service lässt sich als Systemkomponente beschreiben, die ihre Funktionalität in einem Internet-Verzeichnis anbietet und über ein standardisiertes Protokoll aufrufbar ist. SAP stellt innerhalb von SAP NetWeaver ein Verzeichnis zum Suchen und Veröffentlichen von Enterprise Services bereit, das Enterprise Services Repository (ES Repository).

Kopplung von SAP und CMS durch Web-Services

Relationen zwischen Produkt- und Dokumentationsstruktur (oben) und beispielhafte Darstellung der Struktur im Detail mit Zusatzinformationen (CAD, JPG, Spezifikation).


Bei der Kopplung von SAP und CMS durch Web-Services lässt sich die jeweils aktuelle Dokumentationsstruktur in SAP PLM generieren. Dazu bietet sich der Weg über das Klassensystem innerhalb SAP ERP an. Hier lassen sich die CAD-Daten und -Strukturen nach Klassenmerkmalen einer Dokumentationsstruktur bewerten. Methodisch entspricht dies dem Aufbau einer Zuordnungsmatrix. Sie weist den einzelnen Komponenten einer Stückliste eine oder mehrere Textmodule mit eindeutigen Positionen in der Dokumentationsstruktur zu.

Der eigentliche „Content“ der technischen Dokumentation, die Module, liegen hierbei im CMS. Der technische Redakteur arbeitet somit in seiner gewohnten Umgebung und übermittelt die generierte Dokumentationsstruktur mittels eines Web-Service an das CMS. Die Dokumentationsstruktur lässt sich als Extensible Stylesheet Language (XML) innerhalb der SAP-Lösung erzeugen, und durch XML-basierte Protokolle, wie SOAP, Simple Object Access Protocol, übermitteln.

Die Struktur dient den technischen Redakteuren als Dokumentationsauftrag und Informationsmodell zugleich. Der Mehrwert besteht darin, dass sie wissen, zu welchen Komponenten sie Module erstellen müssen. Neben der reinen Struktur können sie auch Binärdaten übertragen oder referenzieren. Zu jeder Komponente können die Redakteure in SAP PLM damit die zugehörigen Grafiken und Spezifikationen an das CMS übermitteln. So liegen diese in der passenden Dokumentationsstruktur vor und erfordern keine zeitaufwendige Recherche.

Der technische Redakteur kann Änderungen an der Produktstruktur ebenfalls über einen Web-Service an das CMS übermitteln. Im CMS lässt sich das Dokument dann anpassen. Da die Produktstruktur in SAP PLM verwaltet wird, kann der Redakteur sie dort überprüfen. Er überträgt dann das fertige Dokument – etwa eine PDF/A-Datei – via Web-Service als Binärdatei vom CMS in SAP PLM.

„Tiefe“ Integration der technischen Dokumentation in SAP PLM

Es gibt zwei Möglichkeiten einer „tiefen“ Integration , bei der der gesamte Geschäftsprozess der technischen Dokumentation in SAP ERP integriert ist: Bei der ersten gelingt die Integration und das Customizing – etwa die Definition von Dokumentarten und die Bestimmung von Parametern – innerhalb der SAP-Software. Bei der zweiten ermöglichen Web Services zusätzlich den externen Zugriff auf die Dokumentation.

Innerhalb der SAP-Software wird die Dokumentationsstruktur wahlweise durch die Klassifizierung oder durch eine Auswahlmatrix aufgebaut und in SAP PLM als Dokumentstückliste dargestellt. Der Redakteur legt die Module als eigene Dokumentart in der Dokumentenverwaltung an und bettet sie dort ein. Zudem lassen sich die Module über die Funktionalität des Verwendungsnachweises wieder verwenden. Der Verwendungsnachweis durchsucht den Content-Server nach wiederverwendeten Komponenten. Dabei lässt sich im Produktstrukturbrowser feststellen, ob ein Modul zu den bereits verwendeten Komponenten existiert. Es kann dann mit einem weiteren Objekt verknüpft oder einfach kopiert werden.

Das Erstellen der Module erfolgt in mehreren Varianten. Insbesondere können technische Redakteure XML-Module direkt im SAP PLM als neues Dokument anlegen. Hierbei richten sie im Customizing eine Dokumentart und eine dazugehörige Lösung ein, beispielsweise ein XML-Editor. Dokumente lassen sich über die Anwendung SAP Easy Document Management verwalten und auf einer gewohnten Oberfläche, etwa dem Microsoft Explorer, darstellen. Die Freigabe von Modulen und Dokumenten erfolgt über das Werkzeug Workflow Builder.

Dokumentation in mehreren Sprachen

Mit der Erweiterung von Metadaten im Customizing lässt sich auch das Übersetzungsmanagement einbinden. So zeigt der Bildschirm alle Module einer oder unterschiedlicher Sprachen an. Zu übersetzende Module werden über Austauschverzeichnisse beispielsweise mit den sogenannten „cFolders“ exportiert, lokal übersetzt und wieder importiert.

Der Redakteur generiert das Gesamtdokument abschließend aus den einzelnen Modulen innerhalb von SAP PLM. Dabei kann er die Dokumentationsstruktur, die als Dokumentstückliste in Form eines ABAP-Objekts (Advanced Business Application Programming) vorliegt, in XML transformieren. Dadurch überführt er die Struktur und die dazugehörigen Module in ein geeignetes Publikationsformat und legt sie in der SAP-Lösung ab.

Web-Services für den externen Zugriff

Die zweite Möglichkeit einer „tiefen“ Integration ermöglicht den Zugriff externer Dienstleister auf die Dokumentation. Die eigentliche „tiefe“ Integration der redaktionellen Verwaltung in SAP PLM bleibt dabei bestehen. Notwendig ist eine Applikation auf einem externen Webserver, die sich etwa auf der Skriptsprache PHP basiert. Diese Applikation liest über einen entsprechenden Web-Service einen Dokumentinfosatz – das zentrale Element der Dokumentenverwaltung – mit allen Metadaten aus. Mit diesen Metadaten checkt der Redakteur ein Dokument aus dem Sicherheitsbereich der SAP-Lösung aus. Der externe Anwender bearbeitet und speichert es lokal. Zum Einchecken kommt ein weiterer Web-Service zum Einsatz, der das Dokument wieder im Sicherheitsbereich der SAP-Anwendung ablegt.

Bei einem dreischichtigen Modell (siehe Abbildung 3) zeigen sich die Vorteile von Web-Services: Zum einen lassen sich solche Lösungen mit einfachen Mitteln anfertigen. Zum anderen können Web-Services aufgrund der offenen Standards und des nicht-proprietären Ansatzes auch in Software von anderen Herstellern zum Einsatz kommen. Somit lassen sich Dokumente aus der SAP-Anwendung bearbeiten, ohne diese selbst direkt zu nutzen. Ein expliziter Zugriff oder genaue Kenntnisse über den Umgang mit SAP-Software sind nicht notwendig. Ein Export von Dokumenten ist damit auf eine technisch relativ einfache Weise ausführbar.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man mehrere Web-Services kombinieren und individuelle Szenarien zusammenstellen kann. Durch Berechtigung auf Benutzerebene lässt sich der Zugriff zudem einschränken.

Technische Dokumentation als Teil von SAP PLM

Für Unternehmen, die bereits über SAP PLM und ein CMS und verfügen, bietet sich der Einsatz von Web-Services für die daten- und/oder prozessorientierte Kopplung beider Lösungen an. Hierfür ist SAP NetWeaver eine geeignete Umgebung. Ist kein CMS im Einsatz oder wird im Rahmen eines strategischen Informationsmanagements über eine SAP-basierte Redaktionsumgebung nachgedacht, lassen sich die Kernprozesse der technischen Dokumentation durch Customizing der SAP-Anwendungen verwirklichen. SAP NetWeaver bietet zudem die Möglichkeit, externe Informationslieferanten und Dokumentationsdienstleister über Web-Services in die Informationsentwicklung zu integrieren.

Die technische Dokumentation versteht sich so prinzipiell als Geschäftsprozess des Product Lifecycle Management. Mit Hilfe dieser Integration lassen sich produktrelevante Daten ganzheitlich betrachten, um die richtigen Produkte mit den richtigen Informationen zeitgerecht auf den Markt zu bringen.

Quellen

Ziegler W.: „Geschäftsprozess Dokumentation – Content Management mit ERP-Systemen“, Tagungsband tekom Frühjahrstagung (2007).

Günter A.: „Was ist so toll an XML“, Vortrag tekom Regionalgruppe Stuttgart (2006).

Steidele J.: „As Built-Dokumentation mit einem SAP-basierten Redaktionssystem“, Tagungsband und Vortrag tekom Frühjahrstagung (2007).

Löffler T., Spörl R.: „SAP-integrierte Technische Dokumentation bei Heidelberger Druckmaschinen AG“, Tagungsband und Vortrag tekom Jahrestagung (2007).

Schrempp K.: „Im richtigen Kontext – XML-Redaktionssystem auf Basis von SAP KW“, Produkt Global, 04 (2006), S. 22.

Buller P.: „Auf Just-in-Time umstellen – Technische Dokumentation innerhalb von SAP“, Produkt Global, 02 (2007), S.11.

Velikin P.: „Linking Documentation to Products“, Vortag tekom Jahrestagung (2007).

Dostal W., Jeckle M., Melzer I., Zengler B.: „Service-orientierte Architekturen mit Web-Services“, Elsevier (2005).

Pfeifer T., Lorenzi P., Schmidt R.: „Betriebsanleitungen modular aufbauen“, technische kommunitkation, 2 (2002), S. 19.

Ziegler W.: „Die richtige Größe finden – Modularisierung von Produktdokumentationen“, Produkt Global 05 (2007), S. 22.

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