Integriertes Immobilienmanagement ist Trumpf

Feature | 23. Februar 2005 von admin 0

Die 1995 aus der Bayerischen Versicherungskammer hervorgegangene Bayerische Versorgungskammer (BVK) führt als Behörde des Freistaats Bayern die Geschäfte von insgesamt zwölf berufsständischen und kommunalen Altersversorgungseinrichtungen, darunter die Bayerische Ärzteversorgung, die Versorgungsanstalt der deutschen Bühnen oder die Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden. Die einzelnen Insititutionen bieten ihren jeweiligen Mitgliedern und Versicherten Leistungen der Alters-, Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenversorgung. Darüber hinaus hat die Bayerische Versorgungskammer als Kapitalanleger und Immobilienbesitzer eine große wirtschaftliche Bedeutung. Im Rahmen eines Kapitalanlagenbestandes von mehr als 30 Milliarden Euro verwaltet die BVK einen umfangreichen Immobilienbestand von etwa 12.200 Wohnungen und rund 1.000 gewerblichen Objekten, deren Eigentümer die einzelnen Einrichtungen sind.

Immobilien effizient verwalten

„Innerhalb der Bayerischen Versorgungskammer werden die Immobilien aller Versorgungseinrichtungen zentral im Bereich Kapitalanlagen verwaltet“, erläutert Norman Fackelmann, Leiter Controlling im Bereich Kapitalanlagen und IT-Projektleiter bei der Versorgungskammer. Bis vor kurzem setzte die Behörde hierfür eine selbst entwickelte AS/400-Lösung ein, die im Outsourcing betrieben wurde. Hinzu kamen Insellösungen auf Basis von Microsoft Access und Microsoft Excel. „Die Situation war höchst unbefriedigend“, erinnert sich Norman Fackelmann. „Das IT-System war überaltert. Aufgrund der heterogenen Systemlandschaft konnten Immobilien unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht mehr effizient verwaltet werden, denn Arbeitsprozesse waren umständlich und langwierig.“ Beispielsweise lagen Listen über Aufträge zu Instandhaltungsprojekten und -maßnahmen erst Wochen später ausgedruckt vor. Mitarbeiter mussten sie dann per Hauspost verschicken, was unter Umständen wichtige Entscheidungen verzögerte. Hinzu kam, dass die bisher eingesetzte Lösung die neue Strategie der Versorgungskammer bei der Bewirtschaftung von Immobilien nicht abbilden konnte. Statt Wirtschaftseinheiten zu kaufen und langfristig zu halten (buy-and-hold), sollten diese künftig über ein aktives Portfoliomanagement neu positioniert, umstrukturiert oder gar abgegeben werden. „Dazu benötigen wir detaillierte und transparente Daten sowie schnelle Auswertungen über Kosten, Erträge, Renditen sowie Risiken von Gebäuden, aber auch allgemeine Marktdaten zur Immobiliennachfrage und dem aktuellen Miet- und Preisniveau“, verdeutlicht Norman Fackelmann.

Zukunftsfähige Standardlösung ausgewählt

Ein integriertes Gebäudemanagement war mit dem heterogenen Altsystem nicht möglich. Der Vorstand der BVK beschloss deshalb, eine moderne und zukunftsfähige Standardsoftware auf Client-Server-Basis einzuführen. Da geplant war, mit dem neuen System den Immobilienbesitz langfristig zu bewirtschaften, stellte die Versorgungskammer sehr hohe Anforderungen an die neue Software. Sie sollte sämtliche Prozesse durchgängig und transparent abbilden sowie einfach, das heißt ohne zusätzliche Schnittstellen, in die vorhandene IT-Landschaft – ein SAP-R/3-Enterprise-System mit den Modulen Finanzbuchhaltung (FI), Controlling (CO) und Projektsteuerung (PS) – integrierbar sein. Schließlich – „und das war uns sehr wichtig“, erinnert sich Fackelmann – sollte der künftige Partner umfangreiches immobilienwirtschaftliches Wissen mitbringen und das Projekt zu einem Festpreis bis Anfang Januar 2004 abschließen können.
Die Versorgungskammer schrieb das Projekt öffentlich aus und schaltete außerdem einen zusätzlichen Wettbewerb vor. Die Auswahlphase dauerte, auch aufgrund der Komplexität des Vorhabens, rund ein Jahr, wobei die Bewerber unter fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten bewertet wurden. Grundlage hierfür bildeten die so genannten UfAB-Richtlinien (Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen) als vom Bund herausgegebene einheitliche Qualitätskriterien für die Auswahl von IT-Leistungen bei der öffentlichen Verwaltung. Insgesamt fünf Unternehmen schafften es in die engere Auswahl, darunter auch Wiscore. Der in Bochum ansässige SAP Business Partner erhielt schließlich den Zuschlag. „Wiscore gab nicht nur das wirtschaftlichste Angebot ab; uns hat besonders die voreingestellte und zukunftsfähige mySAP-All-in-One-Lösung WIS RunEasy überzeugt, die das umfassende immobilienwirtschaftliche Wissen des SAP-Partners widerspiegelt“, begründet Fackelmann die Entscheidung.

Einführung mit Punktlandung

Ende März 2003 war Projektstart. Bei der Einführung der neuen Software war vor allem die Migration der Daten vom Altsystem in die SAP-Lösung eine Herausforderung. Die Daten mussten konvertiert und an das SAP-System angepasst werden. „Hatten wir beispielsweise im Altsystem eine Mieternummer, die in einem Feld vorgehalten wurde, so mussten wir diese Information in WIS RunEasy auf mehrere Felder verteilen“, beschreibt Fackelmann den Vorgang. Als großer Vorteil der voreingestellten Lösung, die auf SAP RE (Real Estate) basiert, erwies sich, dass sie ohne zusätzlichen Schnittstellenaufwand nahtlos in das vorhandene SAP R/3 Enterprise eingegliedert werden konnte. Bereits während der Einführungsphase hatte der SAP Business Partner die späteren Key-User auf dem System geschult. Im Dezember 2003 führte das Projektteam abschließend noch umfangreiche Migrations-, Integrations- und Funktionstests durch. „Nachdem wir diese erfolgreich absolviert hatten, schalteten wir das System wie geplant Anfang Januar 2004 produktiv“, berichtet Norman Fackelmann stolz.
Wesentlicher Erfolgsfaktor für die Punktlandung war die intensive und offene Kommunikation sowie die gute Zusammenarbeit zwischen den Beratern von Wiscore und dem internen Projektteam der Versorgungskammer. „Während des gesamten Projekts waren stets mehrere unserer Berater vor Ort beim Kunden“, stellt Frank Lange, Geschäftsführer bei Wiscore, fest. Nur so sei es möglich gewesen, in wöchentlich stattfindenden Besprechungen Projektfortschritte zu dokumentieren sowie offene Fragen zeitnah zu klären. „Maßgeblich zur erfolgreichen und fristgerechten Einführung beigetragen hat hier die hervorragende Projektplanung und -organisation auf Seiten der Versorgungskammer“, lobt Wiscore-Geschäftsführer Lange.
Derzeit nutzen rund 130 Anwender die Vorteile der neuen Lösung. Hinzu kommen noch Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung, die auf Informationen aus WIS RunEasy zugreifen können. Die mySAP-All-in-One-Lösung sorgt für verbesserten Informationsfluss sowie durchgängige, transparente und weitgehend „papierlose“ Prozesse bei der Immobilienverwaltung. Alle Anwender bekommen jetzt schnell und zuverlässig qualifizierte Informationen zu einzelnen Objekten oder Vorhaben. „Das“, so Fackelmann, „verkürzt unsere Reaktionszeiten deutlich, etwa bei der Weitervermietung von Wohnungen oder bei Instandhaltungsmaßnahmen.“

Plattform für schnelle Entscheidungen

Als besonders komfortabel erweist sich die direkte Einbindung der mySAP-All-in-One-Lösung in die übergreifenden Prozesse der BVK. Die Hauptbuchhaltung benötigt aus dem für die bewirtschafteten Immobilien getätigten Jahresabschluss bestimmte Informationen. „Mussten wir den hierfür erforderlichen Datentransfer mit unserem Altsystem noch manuell durchführen, so geschieht dies aufgrund der durchgängigen Integration nun vollautomatisiert“, freut sich Fackelmann. Kosten und Erlöse aus dem Immobilienmanagement fließen zudem unmittelbar ins Controlling ein. Bei Neubauten, Sanierungs- und Entwicklungsmaßnahmen gewährleistet die Einbindung des SAP-Projektmanagements außerdem eine zuverlässige Kosten-, Ressourcen- und Terminkontrolle. Das spart zusätzlich Zeit und Geld.
Ebenso erhält das Management jetzt zeitnah flexible Auswertungen zu Kosten, Mietauslastung und Gewinnen für einzelne Immobilien. „Damit ist WIS RunEasy die ideale Plattform für schnelle und sichere Entscheidungen“, stellt Projektleiter Fackelmann fest. Derzeit feilt die Versorgungskammer am weiteren Ausbau des Systems. So könnte sie künftig Reparaturaufträge für die Immobilien über ein eigenes Online-Portal abwickeln und dazu Handwerksbetriebe über die WIS-Handwerkerkopplung in die elektronische Gesamtabwicklung integrieren.

Weitere Informationen:

www.versorgungskammer.de und www.wiscore.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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