Interaktive Formulare

Feature | 8. März 2004 von admin 0

Papierdokumente sind auch in der heutigen Geschäftswelt allgegenwärtig und werden auf absehbare Zeit ihren Platz im Arbeitsalltag haben. Im Zuge der Prozessautomatisierung via Intra- und Internet nimmt allerdings die Bedeutung papierloser Geschäftsabläufe zu. Immer mehr Unternehmen und öffentliche Verwaltungen bedienen sich digitaler Dokumente, um mit Partnern, Kunden oder Bürgern zu kommunizieren. Digitale Dokumente, beispielsweise Bestellformulare, enthalten aktuelle Informationen aus der Unternehmenssoftware und lassen sich flexibel und individuell auf einen bestimmten Kunden oder eine Zielgruppe zuschneiden. Damit können viele Vorgänge automatisiert und in die Unternehmenssoftware integriert werden, was Prozess- und Verwaltungskosten spart.
Bisher boten Formulare jedoch nur eine “Einbahnstraßen”-Kommunikation, die kein Feedback des Empfängers erlaubte. Interaktive Formulare im PDF-Format hingegen eröffnen den Dialog. Der Empfänger kann eigene Informationen ins Formular eintragen, sie darin speichern und das ausgefüllte Formular elektronisch zurücksenden. Die Daten aus dem Formular werden dann automatisch in die Unternehmenssoftware übertragen und stoßen Folgeprozesse an.

Ausschreibungsprozesse straffen

Ein Anwendungsbeispiel hierfür ist der Ausschreibungsprozess: Der Einkauf eines Unternehmens erstellt eine Ausschreibung im ERP-System und wählt die potenziellen Lieferanten aus. Auf dieser Basis erzeugt das System automatisch interaktive Ausschreibungsformulare mit spezifischen Lieferanteninformationen, etwa Anschrift oder Ansprechpartner. Diese Formulare werden per E-Mail an die Lieferanten gesendet, die sie ihrerseits offline, also ohne Verbindung zum erstellenden System, ausfüllen und auf Knopfdruck an das ausschreibende Unternehmen zurückschicken. Dort werden die Formulare automatisiert verarbeitet und die von den Lieferanten eingegebenen Daten in das ERP-System zurückgeschrieben. Anhand dieser Daten wertet der Einkauf schließlich die Angebote aus und vergibt den Auftrag.
Heutzutage verhindern allerdings häufig Medienbrüche zwischen Formularen – die oft noch auf Papier vorliegen – und der Software die Durchgängigkeit solcher Prozesse. Rohdaten müssen manuell aus der Datenbank oder einer Anwendung in die Formulare eingefügt und umgekehrt muss das System per Hand mit den Informationen aus den ausgefüllten Formularen aktualisiert werden.

Interactive Forms Solution schließt Lücken

Diese Lücken schließen SAP und Adobe nun mit der gemeinsam entwickelten Lösung “Interactive Forms Solution powered by Adobe”. Anwender können damit elektronische Formulare direkt aus ihrem SAP-System erstellen, mit Daten füllen und verschicken. Im Rücklauf werden die vom Kunden ergänzten Informationen automatisiert in das System übernommen. Die neue Lösung wird mit SAP NetWeaver und mySAP ERP Mitte dieses Jahres ausgeliefert. Die Interactive Forms Solution ist vollständig in die SAP-Welt integriert und basiert auf offenen Technologiestandards wie XML (Extensible Markup Language), SOAP (Simple Object Access Protocol) und PDF (Portable Data Format).
PDF von Adobe hat sich als De-facto-Standard bei Formularen etabliert. Es kombiniert das vertraute Erscheinungsbild von Papierformularen mit einer strukturierten Datenablage auf Basis von XML. Zudem bietet es zahlreiche Möglichkeiten zur Dokumenten-gestützten Zusammenarbeit via Intra- und Internet und kann von Anwendern weltweit mit dem kostenlosen Adobe Reader gelesen und bearbeitet werden.
Mit der gemeinsamen Lösung von SAP und Adobe lassen sich:

  • Formulare online mit Systemverbindung und offline auf dem lokalen Rechner bearbeiten,
  • Erscheinungsbild und Daten eines Formulars in einem Objekt zusammenfassen,
  • Formulare mit spezifischen Daten aus SAP-Anwendungen vorfüllen und sicher an den Empfänger übermitteln,
  • Formulare automatisiert auf ihre Konsistenz prüfen,
  • zusätzliche Funktionen aktivieren, um beispielsweise Kommentare oder digitale Signaturen einzufügen,
  • ausgefüllte Formulare an die SAP-Anwendung zurücksenden und auf dieser Grundlage automatisch die Geschäftsdaten aktualisieren,
  • Formularvorlagen für interaktive Formulare erstellen und diese mit Logos oder Bildern gestalten.

Adobe stellt zwei Kernbestandteile der neuen Lösung bereit, den Adobe Designer und die so genannten Dokument-Services. Der Adobe Designer ist ein Design-Werkzeug für interaktive Formulare. Er ist einfach zu handhaben und bietet unter anderem die Drag&Drop-Funktionen der Adobe-Desktop-Software. Zudem ist er vollständig in die bewährten SAP-Entwicklungsumgebungen ABAP Workbench und SAP NetWeaver Developer Studio integriert. Die Dokument-Services ermöglichen den Transfer von XML-Daten aus SAP-Anwendungen in die interaktiven Formulare und von den ausgefüllten Formularen zurück in die SAP-Anwendung. Sie basieren auf Web-Services und sind ebenfalls vollständig in die SAP-Anwendung integriert. Die Services überprüfen vor dem Versenden mit einem “Validitäts-Check” die Korrektheit der enthaltenen Daten. Künftig können die Dokumente über die Dokument-Services auch mit digitalen Signaturen versehen werden.

Produktivität steigern und Kosten reduzieren

Die neue Lösung für interaktive Formulare strafft zeitaufwändige Geschäftsabläufe, wie Urlaubsgenehmigungen oder Materialanforderungen. Da manuelle Prozesse entfallen und komplett papierlos gearbeitet werden kann, steigt die Produktivität der Unternehmen. Sämtliche Folgeprozesse basieren auf konsistenten Daten, so dass zeitintensive Nacharbeiten überflüssig sind. Die Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und Partnern ist auf dieser Grundlage klar und eindeutig. Interaktive Formulare auf Basis von PDF lassen sich in kürzester Zeit ohne Programmierkenntnisse ändern. Dies eröffnet Wettbewerbsvorteile, weil Anpassungen der Produktstrategie, der Geschäftsprozesse oder der Marktbotschaft rasch umgesetzt werden können.
Darüber hinaus steigt die Zufriedenheit der Kunden. Sie erhalten archivierbare Formulare mit Zielgruppen-spezifischen Inhalten, die am Bildschirm genauso aussehen wie auf Papier, und mit dem Adobe Reader, der in der Regel auf jedem Rechner installiert ist, bearbeitet werden können. Die interaktiven Möglichkeiten und der automatisierte Datentransfer vom und in die SAP-Anwendung ermöglicht es den Unternehmen außerdem, schneller auf die Bedürfnisse ihrer Kunden zu reagieren.
Interactive Forms Solutions powered by Adobe integriert interaktive PDF-Formulare in Geschäftsprozesse. Unternehmen können bislang Papier-basierte Abläufe automatisieren und effizienter gestalten und damit mit Hilfe der SAP-Lösungen die Prozesskosten weiter senken.
Weitere Informationen erhalten Kunden und Partner im SAP Service Marketplace unter http://service.sap.com/adobe oder bei Adobe Systems, Inc. unter http://www.adobe.com/sap.

Matthias Zeller

Matthias Zeller

Markus Meisl

Markus Meisl

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