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Native Apps für Apple iOS à la Carte

Feature | 11. April 2017 von Siegmar Siegel 2

Die Immobiliensparte der Schweizerischen Post führt die elektronische Spesenabrechnung als wichtigen Teil des digitalen Arbeitsablaufs ein. Mobile Mitarbeiter können dann mit einer sicheren nativen App für Apple iOS schnell und bequem Belege wie Restaurantquittungen zur Erstattung einreichen. iOS ist die bevorzugte Plattform der Schweizerischen Post für ihre mobilen Mitarbeiter.

Die Schweizerische Post ist der nationale Postdienst der Schweiz. Das Unternehmen im Besitz der Schweizerischen Eidgenossenschaft erwirtschaftet einen Jahresumsatz von über acht Milliarden Schweizer Franken. Mit rund 62.000 Beschäftigten ist die Post einer der größten Arbeitgeber im Land.

Viele der Beschäftigten der Immobiliensparte der Schweizerischen Post sind im Außendienst tätig. Zu ihren Aufgaben gehören Instandhaltungsarbeiten in weit verteilten Liegenschaften, die sich im Besitz der Schweizerischen Post befinden oder von ihr betrieben werden. Die Routineaufgaben reichen von der Installation von WLAN-Routern in Bürogebäuden bis hin zu planmäßigen Wartungsarbeiten und Reparaturen an den automatischen Schranken an Parkplätzen. Bislang reichten die Außendienstmitarbeiter ihre Spesenabrechnungen in Form von auf Papier aufgeklebten Quittungen ein. Diese mussten gesammelt werden, und dann galt es, die Daten einzugeben und zur Erstattung über die Personalbuchhaltung der Schweizerischen Post zusammenzurechnen.

Digital Services machen Anwendern das Leben leichter

„Die Idee, vom Papier auf eine App umzusteigen, entstand ursprünglich im Herbst 2016 in der Personalabteilung unserer Konzerngesellschaft Post Immobilien Management und Services AG“, erinnert sich Kai Habighorst, SAP Solution Architect bei der Schweizerischen Post. Bei einer Mitarbeiterbesprechung, auf der über neue Arbeitsverträge gesprochen wurde, schlug jemand vor, statt der schwerfälligen Quittungen in Papierform eine App zu verwenden. Da am 1. Januar dieses Jahres neue Arbeitsverträge in Kraft treten sollten, war keine Zeit zu verlieren.

Die Softwareentwickler in der IT-Abteilung des Unternehmens schafften es in gerade einmal 25 Tagen, eine auf SAP Fiori basierende App für präzise Spesenabrechnungen auf Basis von Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch zu schaffen. Ein leitender Angestellter der Immobiliensparte der Schweizerischen Post ist begeistert:

Die Lösung war am 1. Januar einsatzbereit. Das ist absolut fantastisch!

Mit der neuen App können Spesen ganz einfach direkt eingereicht werden, sobald etwa eine Mahlzeit bezahlt wird. Auch für die Beschäftigten im Backoffice wird damit die Abwicklung sehr viel einfacher. Die App ist nahtlos in die Anwendung der Schweizerischen Post für die Personalabrechnung integriert. Nun muss in der Buchhaltung niemand mehr versuchen, zerknitterte, abgegriffene Quittungen zu entziffern, die schon eine ganze Weile unterwegs waren.

So erleben die Anwender die neue App

Sie arbeiten im Außendienst. Wie sehr Ihr Unternehmen auch digitalisiert sein mag: Vermutlich nehmen Sie mit Freuden die Chance wahr, bei einem guten Essen mit Kolleginnen und Kollegen in die analoge Welt zurückzukehren. Nach dem Essen gönnen Sie sich vielleicht einen Latte Macchiato, gekrönt mit einem Hauch der weltberühmten Schweizer Schokolade. Und dann geht es ans Bezahlen. Die Bedienung wird Ihnen die übliche Quittung in Papierform geben. Doch von heute an stecken Sie sie nicht mehr ins Portemonnaie. Stattdessen machen Sie einfach mit der Spesen-App auf Ihrem iOS-Smartphone ein Bild von der Rechnung, geben den gezahlten Betrag ein und tippen dann auf „Absenden“, um das Ticket an die Personalbuchhaltung weiterzuleiten. Das ist alles. Genießen Sie Ihr Essen, und freuen Sie sich auf die Erstattung.

Elegant, pragmatisch und kostengünstig

Die jüngeren, mit der digitalen Welt aufgewachsenen Beschäftigten, die an die intuitive Benutzeroberfläche von Geräten mit Apple iOS gewöhnt sind, waren sofort von der App begeistert. Doch laut einer informellen Umfrage freuten sich auch die älteren Beschäftigten über die Chance, vom Papier auf diese elegante kleine App umzusteigen und damit Zeit und Aufwand zu sparen. Da im Normalfall niemand allein essen geht, lassen sich mit der App die Rechnungen auch teilen. Es besteht sogar die Möglichkeit, den GPS-Empfänger des Smartphones zu verwenden, um das Lokal orten zu lassen. Nach wie vor herrscht aber eine pragmatische Einstellung: Die Beschäftigten der Schweizerischen Post können im Notfall immer noch Quittungen in Papierform einreichen.

Strategische Entscheidung für native App für Apple iOS

Groß planen, klein anfangen, heißt die Devise. Derzeit wird die Spesen-App von rund 500 Beschäftigten der Immobiliensparte der Schweizerischen Post genutzt. Nach der erfolgreichen Piloteinführung als native iOS-App bietet die Spesen-App ebenso wie mögliche weitere künftige Personal-Apps das Potenzial, die Mobilitätsanforderungen von bis zu 28.000 Anwendern im gesamten Unternehmen zu erfüllen.

Dank des SAP Cloud Platform Software Development Kit for iOS (SDK for iOS) gelang es der IT-Abteilung der Schweizerischen Post, die App in weniger als zwei Wochen als native Apple-iOS-App bereitzustellen. Die native iOS-App erhält Top-Bewertungen für ihren Bedienkomfort und ihre Leistung. „Apple iOS ist nicht nur eine der bei unseren Anwendern beliebtesten mobilen Plattformen. Zusammen mit SAP Cloud Platform hilft sie uns auch, unsere strengen unternehmensinternen Sicherheitsauflagen einzuhalten“ erklärt Kai Habighorst. „Wie alle Belege im Personalbereich müssen auch Spesenabrechnungen manipulationssicher sein.“

Nach der positiven Erfahrung mit dem Projekt der Spesen-App sieht Kai Habighorst ein großes Potenzial in der Nutzung der SAP Cloud Platform auch für künftige Projekte. Denn damit lassen sich IT-Prozesse vereinfachen und (SAP-basierte) Geschäftsanwendungen schneller und flexibler entwickeln. Für die Digitalisierungsstrategie der Schweizerischen Post wird die Plattform auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen.

Fotos: Schweizer Post

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