Ratgeber: Business ByDesign

24. März 2011 von Christiane Stagge 0

Compact and mobile: SAP Business ByDesign on iPad (image: grasundsterne)

Auch für unterwegs: Business ByDesign gibt es für iPad und iPhone (Foto: grasundsterne)

Kampagnenplanung, Projektmanagement, Anlagenbuchhaltung, Gewinnanalysen – Business ByDesign bietet ein Mini-ERP-System zum günstigen Preis. Die OnDemand-Software deckt alle wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab.

Bedient wird die Software über den Internetbrowser. Zusätzliche Hardware wie Serverschränke sind nicht nötig. Das Hosting liegt allein bei SAP.

Die Software besteht aus verschiedenen Modulen, aus denen sich der Nutzer seine eigene Anwendung individuell zusammenstellen kann. Zu diesen Funktionen gehören:

  • Kundenmanagement
  • Finanzwesen
  • Projektmanagement
  • Personalwesen
  • Lieferantenmanagement
  • Produktion und Logistik
  • Gesetze / Compliance

Software nach dem Baukastenprinzip

Bedienoberflächen und Dashboards lassen sich bei Business ByDesign zwar individuell konfigurieren. Speziellere Anpassungen und Funktionen können jedoch nicht mehr hinzugefügt werden. Business ByDesign zielt daher auf kleine und mittelständische Unternehmen wie Handel und Dienstleister ab, die ihre Buchhaltung mit mehr als nur Tabellenkalkulationsprogrammen abwickeln wollen, denen jedoch ein großes Softwarepaket wie SAP ERP zu mächtig wäre.

Business ByDesign ist für mindestens zehn Anwender ausgelegt. Die Bedienung ist recht einfach: Beim Start der Software zeigt das Work Center – der persönliche Arbeitsbereich – sämtliche Aktivitäten an. Ein besonderer Service: Das Collaborative Window zeigt häufig verwendete Funktionen von Business ByDesign und Microsoft Office an.

Und das ist längst nicht alles: Mitte 2011 können SAP-Partner im SAP STORE branchenspezifische Zusatzlösungen wie beispielsweise für Zeiterfassung anbieten. Der Kunde kauft sich diese Apps und bindet sie direkt in das eigene Business ByDesign ein.

Lesen Sie auf den folgenden Seiten:

SAP Store: apps for SAP Business ByDesign 2.6 (photo: Frank Völkel)

Mitte 2011 gibt es Zusatzfunktionen für Business ByDesign, erhältlich im SAP STORE (Foto: Frank Völkel)

Everything from the cloud: data, applications, services (image: Fotolia)

ESoftware aus der Cloud: Die Bedienung von Business ByDesign erfolgt über den Internetbrowser. Hardware muss nicht hinzugekauft werden. (Foto: Fotolia)

Business ByDesign: Einstiegspakete

Bei speziellen SAP-Partnern wie beispielsweise Steeb oder Arvato, gibt es Einstiegspakete für CRM, ERP und Dienstleister.

Das Einstiegspaket für CRM bildet alle wichtigen Vertriebs- und Marketingprozesse eines Unternehmens ab. Mit der Software lassen sich Absatzchancen berechnen, Kampagnen planen, Analysen vornehmen, Kundenkontakte verwalten, Leads generieren und Opportunities anlegen.

Die Bedienoberfläche lässt sich individuell für jeden Nutzer anpassen. Im Startmenü hat der Marketingmanager sämtliche Kundendaten im Blick. Von dort aus kann er Vorgänge wie Anfragen oder Reklamationen über Kommunikationskanäle auswerten, Kundenkommunikation abwickeln und Kundenkontakte an den Vertrieb weiteleiten.

Anhand vorkonfigurierter Dashboards lassen sich Umsätze vorhersagen, Folgeschäfte analysieren und Berichte erstellen. Die Datenauswertung erfolgt in Echtzeit.

Das CRM-Einstiegspaket gibt es für 9.900 Euro für die Implementierung. Pro Anwender zahlt die Firma 79 Euro im Monat.

Das Einstiegspaket für ERP bildet ein abgespecktes ERP-System ab. Dazu gehören Finanzwesen, Buchhaltung und Einkauf. Die Software ist zu einem Festpreis von 24.900 Euro zu haben. Pro Anwender kostet die Lizenz 133 Euro.

Von Projektmanagement, Kampagnenmanagement bis zur Leadgenerierung und Buchhaltung – in Dienstleistungsunternehmen spielen mehrere Prozesse eine Rolle. Deshalb gibt es das Einstiegspaket für Dienstleister, das alle diese wichtigen Funktionen abbildet. Die Kosten betragen einmalig 34.900 Euro und 133 Euro pro Nutzer.

Business ByDesign 2.6 covers numerous business processes (image: SAP AG)

Von Unternehmensführung bis Produktion: Jeder Nutzer kann sich sein eigenes Business ByDesign aus verschiednene Modulen zusammenstellen. (Foto: SAP AG)

Vom Finanzwesen bis zur Projektplanung: Alle Funktionen im Detail

Business ByDesign deckt Funktionen wie Kundenmanagement, Finanzwesen, Projektmanagement, Personalwesen, Lieferantenmanagement, Produktion/Logistik, Gesetze/Compliance ab. Die einzelnen Module kann sich der Kunde individuell zusammenstellen.

Kundenbeziehungsmanagement

Das CRM-Modul bildet alle wesentlichen Arbeitsprozesse für das Kundenbeziehungsmanagement ab. So lassen sich mit der Software Kampagnen steuern, Kundenkontakte verwalten und Aufträge an Vertriebsmitarbeiter weiterleiten.

Finanzwesen

Im Modul für Finanzwesen laufen sämtliche Zahlungsströme zusammen. Mitarbeiter können Buchungen im Hauptbuch, Bestandsbuchhaltung sowie Cash- und Liquiditätsmanagement vornehmen. Die Software bildet Materialverbrauch, Produktionsleistung und Gemeinkosten ab und berücksichtigt, ob Zahlungen per Scheck, Banküberweisung oder Kreditkarte vorgenommen worden sind.

Im zentralen Hauptbuch haben Nutzer die Möglichkeit, den aktuellen Finanzstatus zu verwalten. Die Software berücksichtigt dabei alle gängigen Standards wie die Grundsätze der Ordnungsgemäßen Buchführung (GOB) und International Financial Reporting Standards (IFRS).

Parallele Rechnungslegungen lassen sich mit Business ByDesign ebenfalls durchführen. So können Mitarbeiter Bücher für verschiedene Geschäftsjahre gleichzeitig anlegen.

Die Anlagenbuchhaltung berechnet Abschreibungsprozesse und Statuswerte automatisch und berücksichtigt auch die Zinsrechnung.

Im Menü „internes Rechnungswesen“ lafen Kostenrechnung, Rentabilitätsanalyse sowie Projektkalkulation ab.

Für Steuererklärungen werden sämtliche landesspezifischen Vorgaben und Steuerarten wie Umsatzsteuer oder Quellensteuer unterstützt.

Das Finanzmodul bietet jedoch weitaus mehr als nur Buchhaltung. Auf der Basis von Crystal Reports lassen sich auch Analysen und Gewinnprognosen durchführen.

Projektmanagement

Beim Projektmanagement kommt es darauf an, die richtigen Aufgaben an verfügbare Mitarbeiter zuzuweisen, Angebote und Planungen zu erstellen und das Projekt entsprechend abzurechnen.

Mit dem Modul für Projektmanagement lassen sich Angebote und Kundenaufträge anlegen, Zeit- und Arbeitsaufwand erfassen, Rechnungen erstellen, Kosten kalkulieren und Vorgänge buchen. Dank vordefinierter Vorlagen lassen sich Projekte einheitlich und standardisiert abwickeln. Der Vorteil: Mehrere externe Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Software zugreifen. Auch Reisekosten und Spesenabrechnung lassen sich mit Business ByDesign durchführen.

Anhand von Kennzahlen können Mitarbeiter Kapazitätsauslastung, Umfang des Serviceangebots, Rentabilität pro Projekt, Anzahl der termintreuen und abgeschlossenen Projekte, Kosten für Abwicklung und Projektbesetzung sowie Kundenzufriedenheit, Ressourcenauslastung und Fluktuationsrate berechnen.

Personalwesen

Im Modul für das Personalwesen haben Nutzer die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen durchzuführen, Zeiten zu erfassen sowie Dienstpläne zu erstellen. HR-Mitarbeiter können ebenfalls Personalakten und Zeitkonten digital verwalten.

Lieferantenmanagement

Bestellanforderungen, Bestellungsabwicklungen, Rechnungsprüfungen laufen im Modul Lieferantenmanagement ab. Mit Hilfe von Business ByDesign können Mitarbeiter Ausschreibungsdokumente anlegen, Materialinformationen hinterlegen, Kataloge verwalten, Listenpreise und Bestellbestätigungen einsehen und Wareneingänge prüfen. Die Software hilft bei der Beschaffung von Lagermaterial, dem Verwalten von Lieferantenrechnungen und der Rechnungsannahme.

Produktion und Logistik

Für die Produktion und Logistik sind Material- und Warenflüsse entscheidend. Mit Business ByDesign lassen sich Stücklisten einsehen, Bedarfsplanungen vornehmen, Retouren abwickeln sowie Qualitätssicherung und Bestandsverwaltung sicherstellen. Die Software unterstützt auch Technologien wie RFID.

Gesetze und Standards

Damit Gesetze und Standards erfüllt werden, hilft ein entsprechendes Modul bei Business ByDesign. Es berücksichtigt Regelungen von Bilanzvorschriften, Arbeits- und Steuerrecht, Regelungen im Außenwirtschaftsverkehr, Rechnungslegungsvorschriften, Lohn- und Einkommensteuergesetze und Datenschutzbestimmungen.

FIT hosts the SAP CRM rapid-deployment solution (image: Fotolia)

Die Server von Business ByDesign stehen im Hochsicherheitsrechenzentrum von SAP (Foto: Fotolia)

Sicherheit

Der Sicherheitsaspekt ist bei Business ByDesign das zentrale Thema: Zwar sind Serverschränke vor Beschädigungen durch Hochwasser oder Einbruch geschützt, weil sie nun nicht mehr im eigenen Keller stehen, sondern bei externen Dienstleistern sicher untergebracht sind.  Viele Unternehmen scheuen sich jedoch davor, ihre Daten auszulagern.

SAP garantiert hierbei höchste Sicherheit: Die Serverschränke stehen direkt in den Hochsicherheits-Rechenzentren in Walldorf beziehungsweise St. Leon-Roth. SAP garantiert einen 24-Stunden-Direktsupport. Es besteht stets eine verschlüsselte Daten- und VPN-Verbindung zu den SAP-Rechenzentren.

Reverse Proxy-Serverfarmen verhindern zudem, dass das Netzwerk beim Verbindungsaufbau sichtbar wird. Zugriffsrechte lassen sich rollenbasiert erteilen. Spezielle Firewalls und Programme überwachen Fremdeingriffe und schützen das Netzwerk. Mehrmals im Jahr kontrollieren unabhängige Experten die Netzwerksicherheit.

Conveniently mobile: graphics and analysis with Business ByDesign (image: Frank Völkel)

Jetzt auch für iPad: Business ByDesign Dashboard für Analysen (Foto: Frank Völkel)

Business ByDesign auf iPhone und iPad

Preislisten genehmigen oder ablehnen, Angebote einsehen, Zahlungseingänge managen – und das alles von unterwegs aus. Business ByDesign läuft auch auf iPhone und iPad. Die App gibt es kostenlos bei iTunes. Der Nutzer muss allerdings Business ByDesign im Einsatz haben, um die Software  unterwegs nutzen zu können. Mit der mobilen Version können Mitarbeiter personalisierte Berichte erstellen, Lead- oder Opportunitymanagement durchführen, die Produktverfügbarkeit prüfen oder Bestellungen veranlassen.

Für das iPad gibt es mit der Dashboard-Version eine spezielle optimierte App. Damit lassen sich vor allem Analysen durchführen und Prognosen treffen, siehe Artikel „Business ByDesign auf iPad“

Ab dem nächsten FeaturePack, das Mitte 2011 erscheinen soll, gibt es Business ByDesign auch für Blackberry, Android- und Windows-Smartphones.

Figures, graphics, and commenting functionality

Grafiken, Analysen und Prognosen dank Crystal Reports (Screenshot: Frank Völkel)

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