IT-Asset-Management ist mehr als Inventarlisten erstellen

Feature | 13. Februar 2006 von admin 0

Barbara Rembiesa

Barbara Rembiesa

Warum hat IT-Asset-Management in den vergangenen Jahren enorm an Bedeutung gewonnen?

Rembiesa: Mit IT-Asset-Management (ITAM) wird im Allgemeinen eine operative Abteilung innerhalb eines Unternehmens oder einer Behörde bezeichnet. Diese gleicht in ihrer Positionierung anderen operativen Abteilungen wie dem Personalwesen, der Buchhaltung, dem Marketing oder dem Verkauf. Die ITAM-Abteilung verwaltet und bewirtschaftet die Wirtschaftsgüter im Bereich Informationstechnologie. Im Unterschied dazu bewirtschaftet beispielsweise die Fertigung die Produktionsanlagen. Dass ITAM heute enorm an Bedeutung gewonnen hat, hat verschiedene Gründe. Zum einen verursacht die Informationstechnologie meist beträchtliche Kosten, die gegenüber der Unternehmensführung gerechtfertigt werden müssen. Außerdem ist eine effiziente IT der Schlüssel zum Erfolg anderer operativer Bereiche und damit des gesamten Unternehmens. Zu guter Letzt muss die IT zuverlässig dafür sorgen, dass finanzrechtliche Bestimmungen oder Rechnungsprüfungsvorschriften wie der “Sarbanes Oxley Act” in den USA korrekt eingehalten werden.

Warum haben Sie die International Association of IT Asset Managers (IAITAM) gegründet?

Rembiesa: Als Unternehmensberaterin hatte ich früher die Aufgabe, die Unternehmen aus der Schusslinie des von der Business Software Association zu recht geführten Kampfes gegen PC-Softwarepiraterie zu halten. Die meisten Unternehmen wussten nicht, welche Softwarelizenzen sie hatten, ob diese rechtmäßig erworben waren und was sie künftig an Lizenzen brauchen würden. Ich versuchte damals, meinen Kunden für die Führung ihrer IT-Abteilung diese Informationen zu beschaffen. Informationen über die Erfüllung finanzrechtlicher Bestimmungen waren in diesem Zusammenhang selten zu finden, ein umfassendes IT-Asset-Management gab es nicht. Es herrschte also in diesem Bereich ein großer Bedarf an Schulungen “von Mensch zu Mensch”. Also gründete ich die IAITAM.

Wie hat sich die IAITAM in ihren ersten drei Jahren entwickelt?

Rembiesa: Wir haben derzeit in 18 Ländern mehr als 2.000 Mitglieder, Tendenz steigend. Außerdem bieten wir den Mitgliedern und Nichtmitgliedern immer mehr Dienstleistungen. Zu unserer großen Freude zählen zu unserem Stamm quer Beet sowohl kleine Unternehmen als auch Regierungsbehörden und Fortune-500-Unternehmen.

Warum dieser Erfolg?

Rembiesa: Unsere Mitglieder benötigen Schulungen. Sie wollen ihr IT-Asset-Management professionell aufziehen. IAITAM ist herstellerunabhängig und wendet sich an Fachleute im Bereich Informationstechnologie. Wir schulen Anwender und zertifizieren Hardware-, Software- und IT-Assetmanager. Wir geben zudem die Fachzeitschrift ITAK heraus, und ermuntern unsere Mitglieder, Beiträge dafür zu verfassen. Mit einer Sammlung von “IT Best Practices” helfen wir IT-Fachleuten, Prozesse einzuführen, mit denen sie die Effizienz ihrer Aktivitäten sicherstellen können. Ab 2006 werden wir auch einen Dienst für den Wissenstransfer an Unternehmen einrichten.

Was genau lernen die zertifizierten Software-Assetmanager bei IAITAM?

Rembiesa: In unseren Kursen lernen die Teilnehmer, wie sie Informationstechnologie “bewirtschaften”. Eine solche Bewirtschaftung geht weit darüber hinaus, Listen von Anwendern, Lizenzen oder PCs zu führen. Es geht darum, herauszufinden, wie sich gegebenenfalls Prozesse verbessern und damit Kosten reduzieren, die Rendite erhöhen und die TCO messen lassen. IT-Asset-Management legt beispielsweise Kriterien für neue Anwendungen und deren Einbindung fest. Mit diesen Kriterien und Messwerten stehen Unternehmen bei Vertragsverhandlungen für Hard- oder Software, für Outsourcing oder bei der Evaluation der eigenen IT-Abteilung auf einem sicheren Fundament.

Haben Sie Beispiele für Kosteneinsparungen bei den Mitgliedern von IAITAM?

Rembiesa: Eine Führungskraft von VeriSign hatte unseren Kurs “Certified Software Asset Manager (CSAM)” besucht. Zurück an ihrem Arbeitsplatz glich sie mit einem unserer Werkzeuge einen vorhandenen Wartungsvertrag mit den monatlichen Rechnungen ab. Dabei stellte sie erhebliche Abweichungen fest. Im Ergebnis spart VeriSign hierdurch drei Millionen US-Dollar. SallieMae wiederum spart fünf Millionen US-Dollar bei den Softwareverträgen sowie zwölf Prozent bei der Softwarewartung und den Lizenzgebühren. Eine weitere Million entfällt, weil verschiedene Anbieter die gleichen Dienste zur Verfügung gestellt hatten.

Unternehmen sollen durch eine gute ITAM-Strategie bis zu 30 Prozent Lizenzgebühren sparen – wie kommt diese Zahl zustande?

Rembiesa: Ich würde mich bei dieser Frage nicht nur auf die Lizenzgebühren beschränken. Untersuchungen von Gartner haben ergeben, dass Unternehmen, die ein IT-Asset-Management in vollem Umfang einführen, zwischen fünf und 35 Prozent sparen. Meiner Meinung nach sind aber auch mehr als 35 Prozent drin. Hat ein Unternehmen beispielsweise seine Informationstechnologie in der Vergangenheit überhaupt nicht bewirtschaftet, fällt der Prozentsatz eben höher aus.

Warum haben Unternehmen Ihrer Meinung nach diesen Bereich bislang so stark vernachlässigt?

Rembiesa: Den Unternehmen fehlen oft Prozesse, mit denen sie Software anschaffen, verwenden, ändern und wieder abschaffen. Auch fehlt oft die Fähigkeit, den Nutzen der Software zu bewerten und die IT-Wirtschaftsgüter übersichtlich “aufzubewahren”. Deshalb kaufen Unternehmen entweder zu viel oder zu wenig. Sie zahlen hierfür wiederum zusätzliche oder unnötige Wartungs- und Supportkosten. Rechnungsprüfungsvorschriften korrekt zu erfüllen kostet immer mehr. Dem wäre noch einiges hinzuzufügen. Ein Unternehmen kommt zwar heute ohne IT-Abteilung nicht mehr aus, diese wird jedoch oftmals nicht nach betriebswirtschaftlichen Spielregeln geführt. Die Prozesse und die Verantwortlichkeiten sind hier der Schlüssel zum Erfolg.

Viele Softwareunternehmen, einschließlich SAP, bieten heute Produkte für ein IT-Asset-Management an. Werden Ihrer Meinung nach die Unternehmen in ein paar Jahren die Sache in den Griff bekommen haben?

Rembiesa: Das hoffe ich. Bei den Prozessen wird es jedoch so lange Schwachstellen geben, wie sich die Führungskräfte eines Unternehmens nicht für diese Prozesse engagieren. Beispielsweise gilt der “Sarbanes Oxley Act” nur für börsennotierte Unternehmen. Die Vorschrift OMB A-123 in den USA wiederum ist nur für Regierungsbehörden relevant. Wo immer diese Rechtsnormen nicht gelten, wird ein umfassendes IT-Asset-Management wahrscheinlich nicht mit vergleichbarer Nachdrücklichkeit eingeführt.

Welche goldenen Regeln gibt es, damit Unternehmen nicht zuviel für Software ausgeben?

Rembiesa: Wesentlich ist, dass ein Unternehmen seinen Bedarf an seiner strategischen Ausrichtung misst. Außerdem ist ein Messverfahren notwendig, mit dem sich sicherstellen lässt, dass die getroffenen Entscheidungen den erwarteten Nutzen auch tatsächlich nach sich ziehen. Oftmals kümmern sich Unternehmen nach Einführung einer Software oder nach Installation der Hardware nur noch um deren Unterhalt. Das ist falsch. Die Unternehmen müssen den Nutzen hinterfragen und dann entscheiden, welche Teile der IT-Umgebung umgestaltet werden. Die Auswirkungen eines solchen Austauschs müssen natürlich vorher geklärt sein. Die wesentliche Frage ist hier nicht die Höhe der Kosten, sondern wovon das Unternehmen den größten Nutzen hat.

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