IT-Wirkstoff gegen Buchungsaufwand

Feature | 6. Februar 2006 von admin 0

Im Gesundheitswesen stehen die Zeichen auf Veränderung. Die gesetzlichen Anforderungen an den Rechnungsfluss zwischen Kliniken und Krankenkassen steigen stetig. Mit ihnen erhöht sich auch das Datenvolumen an täglich zu verarbeitenden Kontoauszügen. 500 bis 800 Positionen sind inzwischen keine Seltenheit, gerade bei großen Kliniken fallen immer öfter Auszüge von mehr als 1.000 Positionen an. Angesichts dessen ist ein zeitgemäßes Forderungs- und Zahlungsmanagement entscheidender Bestandteil einer effizienten Kontoführung.

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Prüfregeln EKA Classic

Prüfregeln EKA Classic

Das Klinikum der Universität München (KUM) betreibt und managt derzeit 44 Kliniken, Institute und Abteilungen aus allen medizinischen Fachbereichen mit rund 2.400 Betten. Seit 1996 setzt das KUM für seine betriebswirtschaftlichen Prozesse auf die SAP-Branchenlösung für das Gesundheitswesen. Besonders im Rechnungswesen ist der elektronische Kontoauszug von SAP R/3 geradezu ein Muss. Zahlungsdaten lassen sich hiermit automatisch einlesen. Nach einem Abgleich mit vorhandenen Rechnungsdaten erzeugt die Software direkt Buchungen für die Finanzbuchhaltung.
Doch nicht alle Prozesse ließen sich standardisiert abdecken. Beispielsweise versenden viele Krankenkassen ihre Avisen als 10- bis 15-seitige Papierbelege. Hinzukommt, dass sich hinter einem Zahlungseingang oftmals eine Vielzahl an Einzelbuchungen verbirgt. “Unsere Mitarbeiter verbrachten viel Zeit damit, Kontoauszüge und Avisen abzutippen. Aber nur durch diese Handarbeit konnten wir die enormen Datenmengen anschließend elektronisch weiterbearbeiten”, so Wolfgang Steinbeis, Abteilungsleiter für Finanz- und Patientenangelegenheiten.
Um alle Zahlungsbewegungen lückenlos und fehlerfrei zu erfassen, arbeitet die Klinik künftig mit zwei getrennten, aber vollständig in SAP integrierten Add-On-Lösungen. Der Leipziger IT-Dienstleister perdata entwickelte die auf den Zahlungsverkehr zwischen Kliniken und Krankenkassen zugeschnittenen Add-Ons EKA Classic und EKA Med. “EKA Classic erweitert die Verarbeitung des elektronischen Kontoauszuges der SAP, EKA Med sorgt für die elektronische Avisauflösung und -verbuchung”, erklärt Steinbeis.

Ordnung im Wirrwarr Regeln

Der EKA Classic unterteilt sich in die drei Funktionsstufen Vorverarbeitung, Verbuchung und Nachbearbeitung plus ein Nachlaufprogramm. Anders als der elektronische Kontoauszug erzeugt das Vorverarbeitungsprogramm keine Buchungen. Es erlaubt dem Sachbearbeiter in der kaufmännischen Abteilung jedoch, die potenziellen Buchungen im elektronischen Kontoauszug von SAP R/3 jederzeit sowie beliebig oft einzusehen und zu bearbeiten. Zu Buchungszwecken sind im EKA Classic eine Vielzahl kundenspezifischer Regeln angelegt. Damit lassen sich beispielsweise Rechnungen belegen, die die Krankenkassen nach Paragraph 140d SGB V um einen bestimmten Prozentsatz kürzen. Nicht alle Krankenkassen sind zu diesen Kürzungen berechtigt und, selbst wenn, werden sie nicht zwangsläufig und in voller Höhe vorgenommen. Hinzu kommt, dass sich die Kürzungsprozentsätze von Kasse zu Kasse unterscheiden und sie sich in zeitlich ungleichen Abständen ändern. Für jeden Auszugsposten registriert die Vorverarbeitung, auf Basis welcher Kontenfindungsregel die jeweilige Kontierung zugeordnet wurde und schafft somit Ordnung im Gewirr der kundenspezifischen Abrechnung. Erst im Nachlaufprogramm wird dann tatsächlich verbucht.
“Bemerken die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung während der Vorverarbeitung, dass eine der Buchungsregeln eventuell zur Fehlkontierung führt, können sie diese Regel über das Customizing von der IT-Betreuung ändern lassen oder die Fehlkontierung bewusst dulden und im Laufe der Nachbearbeitung manuell korrigieren. Der zusätzliche Aufwand zur späteren Fehlersuche lässt sich so erheblich einschränken”, erläutert Wolfgang Steinbeis die Bedeutung der Funktionalität. Jeder potenziellen Buchung wird während der Vorverarbeitung eine Belegnummer zugeordnet. Darüber hinaus erzeugt das Programm einen Gesamtüberblick über die ermittelten Kontierungsvorschläge und die zugeordneten Datensätze.

Avisauflösung aus Austauschdateien

Das Add-On ist für die elektronische Avisauflösung und -verbuchung zuständig. Wie EKA Classic verfügt auch EKA Med über drei Funktionsstufen: die Datenprüfung, die Verbuchung und die Nachverarbeitung. Dafür greift EKA Med auf die im Rahmen des Datenübermittlungsverfahrens nach Paragraph 301 SGB V gesandten Dateien der Krankenkassen zu. Sie enthalten Zahlsätze, aus denen sich die entsprechenden Buchungssätze zum Zahlungseingang und zu den Kürzungen – unter der Berücksichtigung von Gutschriften – maschinell erstellen lassen. Der exakte Aufbau der Buchungssätze richtet sich nach den individuellen Anforderungen. Interne Protokolle verfolgen dabei alle Teilschritte: Die Dateien werden eingelesen, geprüft und in Buchungstabellen geschrieben. Zum Zeitpunkt der Zahlungseingänge erfolgt aus diesen Tabellen das Buchen sowie die Buchungen der Kürzungen. Differenzbuchungen erstellen die Protokolle, wenn der AVIS-Zahlungseingang von der AVIS-Datenlieferung abweicht. Fehlt beispielsweise eine Kostenstelle, werden die Buchungen in eine Batch-Input-Mappe geschrieben und dies dem zuständigen Sachbearbeiter per SAP-Expressmail mitgeteilt.
Die komplette Verarbeitung, also Avisauflösung und -verbuchung wird durch drei krankenhausinterne Tabellen gesteuert, die die IT-Abteilungen der Kliniken selbständig pflegen. Die Verarbeitung selbst ist auf diese Weise im Voraus planbar. Das erspart manuellen Aufwand. Erst im Anschluss an die Datenverarbeitung erhält der Debitorenbereich die entsprechenden Ergebnis- oder Kontrolllisten. Anhand dieser Listen wird die sachgemäße Verarbeitung überprüft. Darüber hinaus dienen sie der Klärung eventuell auftretender Unklarheiten. Hierzu zählen Stornierungen, die nachträglich per Hand zu verbuchen sind, da sie generell nicht per Datentransfer übermittelt werden.

Zwei Lösungen, die sich rechnen

Seit Juli 2005 nutzt das Münchner Klinikum das Add-On EKA Classic und steigerte in diesem Zeitraum die automatische Zuordnung aller Bankbewegungen im Kontoauszug regelmäßig über 80 Prozent – eine enorme Steigerung zur anfänglichen Quote, die größtenteils unter 50 Prozent lag. EKA Med findet seit Oktober 2005 in Zusammenarbeit mit bisher einer Krankenkasse Verwendung. Bereits in den ersten vier Monaten hat das KUM über 11.000 Zahlungseingänge mit der automatischen Avis-Auflösung reibungslos abgewickelt. Die rund 3.500 Kürzungsbuchungen waren darüber hinaus nicht mehr manuell zu erfassen.
Mit mehr Transparenz und Prozesseffizienz auf der Habenseite hat die IT einen wesentlichen Beitrag zur Zukunftssicherung des KUM geleistet. “Nur einen Monat nach seiner Einführung haben wir mit dem EKA Classic eine automatische Trefferquote von knapp 90 Prozent erreicht. Unser manueller Nachbearbeitungsaufwand hat sich erheblich reduziert. Durch die erzielte Arbeitszeitersparnis können die Sachbearbeiter Differenzen zwischen unseren Forderungen und der erhaltenen Teilzahlungen mit den Krankenkassen oder Privatpatienten rascher und umfassender klären. Auch unsere Anwender haben sich von den Vorteilen überzeugt und möchten auf diese IT-Werkzeuge in ihrer täglichen Arbeit nicht mehr verzichten”, resümiert Steinbeis.

Wolfgang Rasthofer

Wolfgang Rasthofer

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