Software für den Mittelstand I: SAP Business One

Feature | 23. November 2009 von Christiane Stagge 0

Zielgruppe Mittelstand: Welche Software für wen? (Grafik: Martin Thiemann)

Zielgruppe Mittelstand: Welches Paket eignet sich für kleine Firmen? (Grafik: SAP.info)

Zehntausende Firmen im deutschsprachigen Raum haben täglich das gleiche Szenario zu lösen: Materialbedarf planen, Mitarbeiter verwalten, Abrechnungen durchführen und den Lagerbestand verwalten – Vorgänge wie diese gehören in jedem Unternehmen zum Betriebsalltag. In kleineren Firmen stehen dafür keine eigenen Abteilungen oder Ressorts zur Verfügung, sondern oft nur wenige Mitarbeiter.

Eine gut funktionierende Unternehmenssoftware, die alle wichtigen Bereiche des Betriebsablaufes abdeckt, ist daher unerlässlich. Sie muss einfach zu installieren sein und darf nicht das Budget sprengen. Die Software sollte nicht mit zu vielen  Extramodulen oder Anwendungen überladen sein, die der Nutzer sowieso nicht benötigt. Sie soll den Mitarbeiter bei seiner Arbeit unterstützen und nicht behindern.

SAP Business One ist speziell an die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen angepasst (Foto: SAP AG)

SAP Business One ist speziell an die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen angepasst (Foto: SAP AG)

SAP Business One: Ab 5 Mitarbeiter

Für kleine Unternehmen ab fünf bis 100 Mitarbeiter hat SAP Business One im Angebot. Die Software deckt wichtige Geschäftsbereiche ab: Vom Finanzwesen, über Kundenbeziehungsmanagement, Materialbedarfsplanung, Buchhaltung, Vertrieb, Lagerverwaltung bis hin zur Personalverwaltung.

Interessant ist SAP Business One vor allem für den Einzel- und Großhandel, die Fertigungsindustrie und Dienstleistungsbranche.

SAP verspricht, dass die Software durchschnittlich in sechs bis acht Wochen produktiv ist. Implementiert wird die Software durch SAP-Partner, also IT-Dienstleister und Systemhäuser. Für die unterschiedlichen Branchen, zum Beispiel der Automobilindustrie oder der Lebensmittelbranche, gibt es bei den Partnern entsprechende Module, die man sich hinzukaufen kann.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Funktionen SAP Business One

Umsatzanalyse mit Business One (Foto: SAP AG)

Umsatzanalyse mit Business One (Foto: SAP AG)

Mit der Software die Prozesse im eigenen Unternehmen analysieren. (Foto: SAP AG)

Mit der Software die Prozesse im eigenen Unternehmen analysieren. (Foto: SAP AG)

Funktionen: Schnittstellen zu MS Office

Egal ob Geschäftsführung, Produktion, Vertrieb, Finanzwesen oder Service – mit SAP Business One lassen sich alle wichtigen Geschäftsbereiche einer kleinen Firma steuern.

Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung können nicht nur ihre Hauptbuchhaltung, sondern auch Budgetplanung durchführen, Bankgeschäfte unter Berücksichtigung des Wechselkurses verfolgen, Finanzberichte und Kontenpläne erstellen, Dauerbuchungen vornehmen und Gehaltskonten mit einer DATEV-Schnittstelle pflegen.

Mit der integrierten CRM-Anwendung lassen sich Kundendaten verwalten, Preisangebote erstellen, Retouren überwachen, Bestellungen eingeben, Warenein- und -ausgänge steuern, Preislisten erstellen, Seriennummern verwalten und Lagertransaktionen nachverfolgen Garantieleistungen erfassen, Kundendaten mit Outlook synchronisieren und Umsatzberichte erstellen.

Mitarbeiter aus Herstellung und Vertrieb können mit Hilfe von Business One Angebote erstellen, Bestellungen einpflegen, Lagerbestände aktualisieren, Wareneingänge, Retouren und Gutschriften erfassen sowie Materialplanung und Fertigungsaufträge verwalten.

SAP Business One lässt sich in Microsoft Word, Excel und Outlook integrieren. Damit jeder Mitarbeiter auch nur die Bestandteile der Software nutzt, die er wirklich braucht, lässt sich im Vorfeld anhand eines Berechtigungskonzepts regeln, wer Zugang zu welchen Informationen und Programmen haben darf. Um den Workflow zu überwachen gibt es eine Alarmfunktion, die an wichtige Aufgaben oder Termine erinnert.

SAP Business One unterstützt 25 Sprachen, so dass sich die Software gerade für diejenigen Unternehmen eignet, die Filialen im Ausland haben.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Technische Voraussetzungen

Rechnungen lassen sich mit der Software ganz einfach anlegen und pflegen. (Foto: SAP AG)

Rechnungen lassen sich mit der Software ganz einfach anlegen und pflegen. (Foto: SAP AG)

Technische Voraussetzungen: Server im Windows-Netzwerk
Für den Betrieb von SAP Business One genügt ein einziger Server, der in das Microsoft Windows-Netzwerk integriert ist. An Datenbanken unterstützt Business One Microsoft SQL Server und IBM DB2 Universal Database Express Edition. Die Software selbst läuft unter Mac und Windows.

Kosten: Ab 15.000 Euro
Der Anschaffungspreis von SAP Business One hängt von der Anzahl der Anwender ab, für die entsprechende Lizenzen verteilt werden. Zusätzlich muss ein Unternehmen, das die SAP-Software implementieren will, mögliche Kosten für die Übernahme bestehender Daten einkalkulieren. Außerdem fallen Kosten für Schulung und Projektkoordination an. Je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang kann man grob in drei verschiedene Kosten-Kategorien unterscheiden:

Die einfache Einführung: Ein Unternehmen mit nur vier Anwenderlizenzen, das die Software für einfache Finanz- und Verkaufsvorgänge benötigt und das für die Implementierung keine Datenübernahme aus alten IT-Systemen bewerkstelligen muss, zahlt etwa 15.000 Euro. SAP Business One kann dabei schon in einer Woche produktiv sein.

Die Standard-Einführung: Ein größeres Unternehmen, das Module für Einkauf, Verkauf, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Lagerwirtschaft und Finanzwesen benötigt, muss mit etwa 35.000 bis 40.000 Euro an Kosten für SAP Business One rechnen. Die Software ist für acht Anwender lizenziert. Der Import von alten Stammdaten ist ebenfalls mit eingeschlossen. Ein Berechtigungskonzept ist integriert. Die Synchronisation mit Outlook ist problemlos möglich.

Die komplexe Einführung: Für Unternehmen mit höheren Ansprüchen steigen mit der Funktionsvielfalt auch die Implementierungskosten. Bei SAP Business One mit den Modulen für Finanzen, Kundenpflege, Lagerwirtschaft, Einkauf, Ressourcenplanung (MRP), Personalwesen für 20 Anwender, dauert die Implementierung bis zu drei Monate bei Gesamtkosten zwischen 60.000 und 80.000 Euro.

Dabei werden jedoch verschiedene Anwendungen angepasst, beispielsweise das Berichtswesen und die Arbeitsorganisation, wenn Aufgaben beispielsweise über verschiedene Standorte verteilt sind. Alte Daten aus der Buchhaltung, Kundenkartei, Lager- und Materialwirtschaft werden ebenfalls in die neue Software übernommen. Gehaltsabrechnungen können zudem über die DATEV-Schnittstelle durchgeführt werden. Die Integration von Word, Excel und Outlook ist bei der komplexen Einführung ebenfalls Standard.

Fazit: Kostengünstiger Einstieg ab 5 Mitarbeiter
SAP Business One gehört zu den preiswerteren SAP-Produkten und eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Anwendungen sind jedoch stark standardisiert. Für Unternehmen, der spezielle Branchenmodule hinzufügen wollen, wie zum Beispiel ein Brauereibetrieb, der auch nicht-normierte Fässer abbilden muss, eignet sich SAP Business One weniger. Diese hochspezialisierten Module, die branchenspezifische Geschäftsprozesse – sogenannte Best Practices – abbilden, findet man hingegen bei SAP Business All-in-One. Mehr dazu lesen Sie im zweiten Teil der Artikelserie “Software für den Mittelstand”.

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