Kein Anwender bleibt auf der Strecke

Feature | 9. Februar 2004 von admin 0

Der Upgrade von einer SAP-R/3-Version auf die nächste stellt für jeden IT-Bereich eine Herausforderung dar. Noch schwieriger ist es, wenn Versionen übersprungen werden und gleichzeitig Anwender in aller Welt mit der Lösung arbeiten. Ein erfolgreicher Produktivstart hängt dann nicht nur davon ab, das Projekt technisch fehlerfrei durchzuführen. Auch der menschliche Faktur spielt eine große Rolle: Die neue Anwendung muss von den Mitarbeitern akzeptiert werden.
Als Symbol Technologies Inc. – ein weltweit führendes Unternehmen für Mobile-Computing-Lösungen, die innovative Datenerfassungstechnologie, leistungsfähige mobile Computer sowie Infrastruktur für die drahtlose Kommunikation umfassen – den Upgrade auf SAP R/3 Enterprise 4.7 plante, wollte das Unternehmen sichergehen, dass die Anwender gut auf die Veränderung vorbereitet sind.

Schulungen waren ein Muss

“Wir planten ein Upgrade von SAP R/3 3.1 (i), das seit Januar 1998 im Einsatz war”, erläutert Adrienne Commins, Senior Manager bei der Symbol University, die SAP-Schulungen für das Unternehmen anbietet. “Das Erscheinungsbild unserer SAP-Lösung unterschied sich stark von der neuen Version. Zwar war der Releasewechsel als technisches Upgrade, nicht als Funktions-Upgrade konzipiert, trotzdem würden es die Anwender künftig mit einer sehr veränderten Benutzeroberfläche zu tun haben”, ergänzt sie.
Ihr Kollege, Schulungsmanager David Schnupp, vergleicht die Veränderung damit, Anwender mit Windows 3.1 vertraut zu machen und dann direkt auf Windows XP umzustellen – ohne dass die Mitarbeiter die Entwicklung der Betriebssystemkonventionen von Windows 95, 98 und 2000 kennen gelernt haben. “Die Schulung war sehr wichtig, um die Anwender mit der neuen Lösung nicht zu verwirren und zu frustrieren.

Eine Einheitslösung reicht nicht aus

Während die SAP-Basis-Gruppe, ABAP-Entwickler, Funktionsspezialisten und Berater sich darauf vorbereiteten, den System-Upgrade zu implementieren, standen Commins und ihre Schulungsgruppe vor der Herausforderung, die Anwender mit der neuen Version vertraut zu machen. Die Einführungsschulung – im Wesentlichen ein Überblick über SAP R/3 Enterprise – begann im Juni 2003, zwei Monate vor dem geplanten Produktivstart. Die “Show & Tell”-Sitzungen vermittelten einen ersten Eindruck von der neuen Benutzeroberfläche.
Der nächste Schritt bestand darin, den Anwendern eine “Probefahrt” mit dem neuen Release zu ermöglichen. Die praktischen Schulungen vorzubereiten, war nicht einfach. Symbol hat 1.600 SAP-R/3-Anwender und nutzt ein halbes Dutzend SAP-Module: Vertrieb (SD), Materialwirtschaft und Einkauf (MM), Finanzwesen (FI), Controlling (CO), Produktionsplanung (PP) und Qualitätsmanagement (QM). Eine einheitliche Lösung für alle würde nicht funktionieren: Die Anwender greifen jeweils auf unterschiedliche Daten zu und sehen dabei verschiedene Bildschirm-Masken. Schließlich ist eine Probefahrt in einem Jeep nicht besonders hilfreich für diejenigen, die sich an einen Lieferwagen, ein Kabrio, eine Planierraupe oder ein Motorrad gewöhnen wollen.
Notwendig waren daher verschiedene Schulungsmandanten. Schon die Vorstellung, die Daten für einen einzigen Schulungsmandanten zu erfassen, war abschreckend. Der Aufbau verschiedener Schulungsmandanten durch manuelle Einzelerfassung der jeweiligen Daten und Vorgänge aber war schlicht und einfach unmöglich. “Wir hatten weder die Zeit noch die Ressourcen, um per Hand verschiedene Schulungsszenarien zu erstellen und mit Daten zu versorgen”, erklärt Commins.

Turbo für den Datentransfer

An diesem Punkt machte ein Kollege, Senior Director im IT-Bereich, Commins auf InfoShuttle aufmerksam, ein Werkzeug für den selektiven Transfer von SAP-Daten. InfoShuttle, entwickelt von Gamma Enterprise Technologies, ermöglicht es SAP-R/3-Spezialisten, die relevanten Daten rasch auszuwählen und von einem System in ein anderes zu replizieren. Dabei werden die jeweiligen SAP-Komponenten und abhängigen Daten automatisch übernommen.
“InfoShuttle war genau das, was wir brauchten, vor allem angesichts unseres engen Terminplans”, sagt Commins. “Die Berater von Gamma haben sehr schnell reagiert – wir konnten InfoShuttle innerhalb weniger Tage installieren und in Betrieb nehmen.” Auf Basis einer SAP-R/3-Mandantenkopie mit Produktivdaten spezifizierte die Symbol-Schulungsgruppe mit InfoShuttle eine Reihe von Datenextrakten, die jeweils für einen bestimmten Benutzertyp oder eine bestimmte Benutzergruppe ausgelegt waren. “Mit InfoShuttle kann jeder Funktionsspezialist oder erfahrene Benutzer einen speziellen Datenbestand aufbauen. Dafür zieht er die gewünschten Datenobjekte, Vorgangsarten und Bereiche einfach in eine “Shuttle”-Maske, erklärt sie. Nachdem das Profil als “Shuttle” gespeichert ist, lässt es sich jederzeit ändern oder ausführen, um die neuesten verfügbaren Daten zu kopieren.

Beträchtliche Zeitersparnis

“Mit InfoShuttle konnten wir Datenextrakte für acht verschiedene Schulungsmandanten schneller spezifizieren und aufbauen, als wenn wir einen einzigen Schulungsmandanten per Hand erstellt und mit Daten gefüllt hätten”, so Commins. So konzentrierten sie und ihre Kollegen sich auf die Schulung, und machten sich keine Gedanken über die zu Grunde liegenden Daten. Laut Commins führte das Team über 40 Schulungen mit Anwendern in New York, Texas, San Jose, Europa, Singapur, Australien und Mexiko durch – und zwar sowohl als Schulungen vor Ort als auch Fern-Schulungen mit Hilfe des Online-Meeting-Services Web-Ex.

“Durch InfoShuttle konnten wir nicht nur unseren Zeitplan einhalten, sondern auch den Anwendern die Möglichkeit geben, den Umgang mit der neuen Lösung mit viel umfassenderen Datenbeständen zu erlernen, als dies sonst möglich gewesen wäre”, betont Commins. Aufgrund der guten Erfahrungen ziehen die SAP-Spezialisten von Symbol InfoShuttle nun auch für andere Bereiche in Betracht, etwa Entwicklung und Qualitätsmanagement. “InfoShuttle ist durch seine Fähigkeit, SAP-R/3-Daten selektiv zwischen verschiedenen Umgebungen zu übertragen, ein nützliches Werkzeug, um SAP-Erweiterungen schneller und kostengünstiger zu entwickeln, zu testen und zu implementieren – ohne dabei die Integrität der Daten in Produktivsystemen zu gefährden”, sagt Commins.

Monica Berndt

Monica Berndt

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