Kein Splitt ohne feste Regeln

Feature | 4. April 2008 von admin 0

Wupppertaler Stadtwerke GmbH Unternehmensstruktur

Schon 2006 hat die Stadt Wuppertal als Mehrheitseigner der Wuppertaler Stadtwerke AG (WSW AG) deren Umstrukturierung geplant. Zwei wichtige Ziele verfolgte die Stadt mit der Neuausrichtung der Versorgungs-, Verkehrs- und Entsorgungssparte. Zum einen sollte der steuerliche Querverbund erhalten bleiben. Dadurch ist der öffentliche Personennahverkehr (ÖPNV) auch in Zukunft finanzierbar.

Zum zweiten besteht in der neuen Struktur weiterhin die Möglichkeit der Direktvergabe im ÖPNV. Eine europaweite Ausschreibung von Leistungen ist nicht nötig, Arbeitsplätze werden nicht gefährdet, und die Qualität des bestehenden ÖPNV-Angebotes kann aufrechterhalten werden. Insgesamt soll durch die Neustrukturierung die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmensbereiche verbessert werden.

Mit der Umstrukturierung entstanden aus der bisherigen WSW AG drei unterschiedliche Gesellschaften. Als gemeinsamer Bereich die WSW Wuppertaler Stadtwerke GmbH (Holding) und ihr untergeordnet die WSW Energie & Wasser AG (Versorgung/Netz) sowie die WSW mobil GmbH (Verkehr sowie Verkehrsservice Gesellschaft – VSG). Außerdem hält die WSW Wuppertaler Stadtwerke GmbH Gesellschaftsanteile an der Abfallwirtschaftsgesellschaft (AWG).

“Das IT-Projekt war ein Teil des Gesamtprojekts für die Neuausrichtung der WSW. Das IT-Projekt wiederum haben wir aufgeteilt in einen SAP-Teil und in einen non-SAP–Teil”, erläutert Volker Reinhoff, Leiter der WSW-IT. Der Anteil der Bearbeitung im non-SAP-Teil belief sich auf rund 10 Prozent des Aufwandes, der im SAP-Teil anfiel. Rund 650 Softwarepakete von Office-Anwendungen bis hin zu Treibern wurden betrachtet und gegebenenfalls bearbeitet. Insbesondere mussten Formulare im Bereich Rechnungsschreibung und Anschreiben angepasst werden.

Aufspaltung in “Holding”, “Verkehr” und “Versorgung”

Die Konsequenzen der Umstrukturierung für den Bereich SAP und insbesondere für die sensiblen Daten der dortigen Finanzbuchhaltung (FI) sind beträchtlich. Die Daten befinden sich im zentralen Modul SAP R/3 Core und müssen im Rahmen eines Buchungskreissplitts auf die neuen Gesellschaften aufgeteilt werden. Der Buchungskreis der Verkehrsservice Gesellschaft (VSG) kann unverändert übernommen werden. Der Buchungskreissplitt des Buchungskreises 0100 der WSW AG erfolgt in zwei aufeinander folgenden Projekten, wobei hier nur das Projekt “Neustrukturierung” betrachtet wird – die Aufspaltung in “Holding”, “Verkehr“ und “Versorgung”.

Das Projekt “Unbundling IS-U“ wird erst in einem nächsten Schritt realisiert. Zur Datenaufteilung sagt Egbert Stüber, Projektleiter SAP bei der WSW: “Um die Daten aufzuteilen, wurde zunächst im Vorfeld festgelegt, welcher der neuen Gesellschaften sie zugeordnet werden. Dadurch ergaben sich Aufteilungsregeln, die dann wiederum in einem Migrationswerkzeug implementiert wurden, so dass im Ergebnis die Aufteilung – im besten Falle vollautomatisch – ablaufen kann.“

Die neuen Gesellschaften Holding und Verkehr übernehmen bestimmte Funktionen und Vermögensteile sowie Personal von der WSW AG. In der Holding arbeiten circa 500 Mitarbeiter in den Bereichen Verwaltung, IT, Rechnungswesen, Controlling, Einkauf, zentrale Dienstleistung und zentrale Werkstätten (“shared services“).

Die Aufspaltung in die rechtlich selbständigen, bilanzierenden Gesellschaften fand am ersten Oktoberwochenende 2007 statt, rückwirkend zum 1. Januar 2007. Dafür wurden alle Daten des laufenden Jahres 2007 umgesetzt und die Salden und Teilsalden periodengerecht übernommen. Die Umsetzung erfolgte objektorientiert – mehrere Dutzend Objekte, vom Kundenstamm über den Lieferanten- und Materialstamm bis hin zu den Finanzbuchhaltungsbelegen wurden aufgeteilt oder übertragen.

Von den Belegen der Vorjahre wurden nur die offenen Posten der Debitoren, Kreditoren und Sachkonten sowie alle entsprechenden Salden oder Teilsalden per 31.12.2006 übernommen. Die übernommenen Daten der Vorjahre mussten dann im “abgebenden“ Buchungskreis ausgebucht werden. Die Vorgehensweise entspricht damit genau der Neustrukturierung. Die übertragenen Vermögensgegenstände gehörten bis zum 31.12.2006 dem Buchungskreis 0100 und ab 01.01.2007 den neuen Buchungskreisen an.

Dabei bleiben sowohl Belegflüsse und –links als auch die Kostensicht bei jahresübergreifenden, lang laufenden Maßnahmen durchgängig erhalten. Alternativ hätten auch alle Daten umgesetzt werden können, so dass sich das neue System so dargestellt hätte, als bestehe es schon immer in dieser Form. Jedoch wäre dann die Menge der umzusetzenden Daten größer gewesen. Zudem hätten Archive aufwändig umgestellt und zusätzliche Summenberichte erstellt werden müssen.

Teamarbeit – Regelerstellung für den Splitt

Als Partner für die Umstellung arbeiteten die Wuppertaler Stadtwerke mit der Unternehmensberatung CAS AG, Hamburg, zusammen. Das Unternehmen ist auf Reorganisation und den insbesondere damit verbundenen Datenmigrationen im SAP-Umfeld spezialisiert. Dabei verwendet CAS das eigens entwickelte Migrationwerkzeug SRW (System Reorganisation Workbench).

“Die Hauptanforderung an die technische Realisierung im Rahmen dieser Unternehmensaufspaltung bestand darin, die komplexen Regeln aufzustellen, nach denen insbesondere die Belege der Finanzbuchhaltung möglichst maschinell rückwirkend den neuen Buchungskreisen zugeordnet werden konnten“, erläutert Jörg Fricke-Kranz, Projektleiter und Integrationsberater bei der CAS AG.

Egbert Stüber ergänzt: “Dazu mussten als Vorarbeit zum eigentlichen Datenex- bzw. import die vorhandenen Daten und Geschäftsprozesse der WSW AG sehr genau analysiert werden. Weiterhin war die Integration zu den anderen SAP-Modulen zu berücksichtigen und zu erhalten.“

Die Regeln selber ergaben sich aus einem Iterationsprozess, bei dem sich die Aufstellung und Erweiterung der Regeln abwechselte mit dem Test, wie viele Daten nun automatisch durch die Regeln aufgeteilt wurden. “Es ist nicht einfach zu erkennen, was Belege, die in einen Buchungskreis migriert werden sollen, gemeinsam haben“, begründet Egbert Stüber den Aufwand. Mit Hilfe der Regeln wurden in SAP Splitttabellen angelegt, die dann Basis für die reale Datenumsetzung waren.

Als Entscheidungsgrundlage für die Aufteilung der Belege dienten im Wesentlichen die Merkmale “Kostenstellen“, “Profit-Center“, “Belegarten“ sowie “Konten“. Zudem wurde eine Priorisierung festgelegt für den Fall, dass mehrere Kriterien auf einen Beleg zutrafen.

Datensätze, die nicht über die Regeln zugeordnet werden konnten, wurden manuell bearbeitet. Dies betraf nur wenige Prozent der FI-Belege und wurde in eigens dafür entwickelten Masken innerhalb von SAP R/3 ab Mitte des Jahres erledigt. In allen anderen Bereichen wie dem Controlling, der Instandhaltung oder der Materialwirtschaft lief der Splitt vollautomatisch ab, da dort die Zuordnungen aufgrund der Regeln eindeutiger waren bzw. auf die Splitttabellen des Rechnungswesens referenziert werden konnten. Nur im Personalwesen wurde entschieden, die Daten nicht zu migrieren. Die betroffenen Belege wurden storniert und nach der Migration neu gebucht.

Als ob es die Gesellschaften schon länger gäbe…

Das Umstellungsprojekt umfasste neben der Datenmigration und -aufspaltung auch das Customizing der neuen Gesellschaften sowie die Anpassung von Schnittstellen und Eigenentwicklungen. Ebenfalls an die neuen Strukturen angepasst mussten Formulare und Userberechtigungen sowie die Module für das Personalwesen und SAP Business Information Warehouse werden.

Ab März 2007 wurde die Aufspaltung der Gesellschaften umgesetzt. CAS begleitete das Projekt seit der Evaluierung im Herbst 2006. Nach der Erstellung der Splitttabellen erfolgte die Datenmigration im Rahmen des SRW vollständig objektorientiert, wobei die Objekte – beispielsweise Belege der Finanzbuchhaltung oder der Kundenstamm – stets eine Zusammenfassung verschiedener Datenbanktabellen unter betriebwirtschaftlichen Gesichtspunkten waren.

Nahezu sämtliche Daten wurden per direktem Datenbank-Insert übernommen; ein Vorgehen, das beispielsweise für die Übertragung der manuell nicht buchbaren Belege der Finanzbuchhaltung das einzig mögliche ist. Außerdem ist es, wenn etwa offene Posten übertragen werden, um ein Vielfaches schneller als die Alternative Batch-Input, bei der Tastatureingaben in Bildschirmmasken simuliert werden.

Der Splitt fand seinen Abschluss mit dem “Going-live“ direkt nach dem ersten Oktoberwochenende 2007. Die beiden neuen Gesellschaften erschienen jetzt so, als hätten sie seit Anfang des Jahres 2007 bestanden und als wären offene Posten und Stammdaten zum Stichtag manuell umgebucht worden.

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