Knowledge Management via Mausklick

Feature | 29. April 2009 von Steffen Frech, objective partner AG 0

Obwohl entscheidend für den Geschäftserfolg, ist das Wissen in vielen Unternehmen nur schwer zugänglich: Textdokumente, E-Mails, Präsentationen und Bilddateien sind auf verschiedene Dateiserver, Dokumentenverwaltungssysteme und Intranet-Anwendungen verteilt. Wer Bestellvorgänge, Zahlungsinformationen, Kundendaten oder technische Beschreibungen sucht, muss oft zeitaufwändig und umständlich die in Frage kommenden Quellen durchforsten.

Virtuelle Räume erleichtern Zusammenarbeit

Die KM-Funktionen im SAP NetWeaver Portal bieten Anwendern einen zentralen, rollenspezifischen Zugang zu den für sie wichtigen Informationen. Dazu werden die Daten in virtuellen Kollaborations-Räumen (Collaboration Rooms) gebündelt und über eine einheitliche Oberfläche den einzelnen Zielgruppen zur Verfügung gestellt.

Die Portalnutzer können die vorhandenen Daten auf alle erforderlichen Arten verwalten: von der erweiterten Suche und Navigation über die Erstellung und Veröffentlichung bis hin zur teamorientierten Arbeit an Dokumenten innerhalb von Diskussionsforen und Direkt-Dialog-Funktionen.

Vorgegebene Aufgabenabfolgen, so genannte Workflows, vereinfachen und beschleunigen die Arbeit in den virtuellen Räumen. Darüber hinaus gewährleisten sie eine bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle der Interaktionen.

Aber: Konfiguration kostet Zeit

Die Anlage virtueller Räume im SAP NetWeaver Portal erfordert kundenindividuelle Angaben etwa zur Art der Datenanzeige, zu Ordnerstrukturen, Rollen- und Berechtigungskonzepten sowie Arbeitsabläufen. Zu den häufigsten Fragen, die sich Unternehmen bei der Anlage virtueller Räume stellen, zählen:

  1. Wie werden neue Dokumente im Kollaborations-Raum integriert und indiziert?
  2. Wie können die Mitarbeiter bestimmte Daten wieder finden?
  3. Wie verläuft ein Genehmigungsprozess unter den Team-Mitgliedern?
  4. Wie werden ihre Kommentare angezeigt?

Bisher mussten beim Aufbau jedes einzelnen virtuellen Raums die erforderlichen Angaben immer neu in der Vorlage (Template) im SAP NetWeaver Portal ausgefüllt und angelegt werden. Für Unternehmen, die Hunderte oder sogar Tausende virtueller Räume im SAP NetWeaver Portal haben, bedeutete das einen enormen Konfigurations- und Administrationsaufwand.

Der Ausweg: Automatisierung

Die Lösung ist eine automatische Erzeugung der Kollaborations-Räume, die diesen Aufwand jeweils auf einen Mausklick reduziert. In jedem Unternehmen muss künftig nur ein Template für die virtuellen Räume entwickelt werden. Dieses bildet alle erforderlichen Parameter zu den gewünschten Strukturen, Dokumentenmanagement-Prozessen und Workflows einmalig ab. Es dient zur Erzeugung beliebig vieler weiterer Räume, die dynamisch während der Laufzeit des SAP NetWeaver Portals angelegt werden können.

Abbildung: Automatisches Anlegen von virtuellen Räumen

Bei GSW Immobilien im Einsatz

REload

ist eine integrierte Lösung für das Kundenmanagement in der Immobilienwirtschaft. Sie ergänzt das klassische SAP ERP und basiert auf der SAP NetWeaver-Portal-Technologie.

Mit REload können die gesamten Störungsmeldungen, Fragen zur Betriebskostenabrechnung, das Forderungsmanagement und die Vermietungen über das Portal prozessorientiert gesteuert und in SAP ERP verarbeitet werden. Die Lösung ist eines der ersten umfassenden Business-Process-Portale mit Branchenfokus.

Der SAP-Partner objective partner hat dieses innovative KM-Konzept erstmals für die Real-Estate-Lösung REload des Beratungshauses CEO AG realisiert. REload ist bereits bei der GSW Immobilien GmbH Berlin erfolgreich im Einsatz. Die Integration der neuen KM-Funktionen erfolgte über die offene SAP-Schnittstelle nahtlos im SAP NetWeaver Portal.

Bei der GSW Immobilien GmbH Berlin arbeiten viele verschiedene und immer wieder neue Gruppen mit unterschiedlichen Informationen zu Häusern und Wohnungen. Die Einrichtung der erforderlichen, virtuellen Räume hätte für das Unternehmen einen wiederkehrenden Konfigurationsaufwand bedeutet. Durch die Weiterentwicklung von objective partner konnten alle erforderlichen Projekträume automatisch via Knopfdruck erzeugt werden.

Im selben Projekt wurde darüber hinaus die Möglichkeit zur dynamischen Dokumentenablage geschaffen, die auch die Nutzer von administrativen Routineaufgaben entlastet.

Der Nutzen: Geringerer Personal- und Zeitaufwand

Das IT-Beratungshaus objective partner unterstützt Unternehmen über die Immobilienbranche hinaus bei der Erweiterung des KM-Standards für SAP NetWeaver.
Sinnvoll ist diese für Betriebe mit zahlreichen Projektgruppen und -rollen im SAP NetWeaver Portal. Oft werden neben den eigenen Mitarbeitern auch Vertreter von Kunden- und Partnerunternehmen in die virtuellen Räume eingebunden, um eine reibungslose unternehmensübergreifende Zusammenarbeit sicherzustellen.

Die Mitglieder eines Raumes werden aus denselben Informationsquellen gespeist und nutzen dieselben Dokumente zur Zusammenarbeit.

In einigen Betrieben wird sogar ein eigener Mitarbeiter für die Einrichtung und Verwaltung der virtuellen Projekträume eingesetzt, der ständig mit dem Ausfüllen neuer und der Änderung vorhandener SAP-Standardvorlagen beschäftigt ist. „Die Automatisierung dieser Prozesse auf Basis eines einmalig erstellten Templates macht es möglich, diesen Personal- und Zeitaufwand zu minimieren und beliebig viele neue Räume in Echtzeit im SAP NetWeaver Portal zu generieren“, fasst Norman Trapp, Senior Consultant bei objective partner, die Vorteile der Neuentwicklung zusammen.

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