Kompetenz bei Toren, Outsourcing bei der IT

Feature | 4. Oktober 2004 von admin 0

Die 1949 gegründete PTS Pfullendorfer Tor-Systeme GmbH & Co.KG ist marktführender Hersteller von holzbeplankten Kipp- und Sektionaltoren in Deutschland. Rund 350.000 Tore wurden inzwischen bei privaten Bauherren, in der Landwirtschaft oder im Kleingewerbe eingebaut, jährlich werden es rund 7.000 mehr. Jedes dieser Tore wird von den 100 Mitarbeitern auf Maß und Kundenwunsch gefertigt: Material oder Holzart auf Anfrage, Gestaltung individuell, mit oder ohne Antrieb, Tortechnik als Kipp-, Flügel- oder Sektionaltor. Rund 2,3 Milliarden Varianten können die Pfullendorfer allein von ihrem Hauptprodukt, dem Kipptor, fertigen – kein Wunder also, dass das Unternehmen schon frühzeitig nach EDV-Unterstützung suchte, um die kundenorientierte Fertigungslogistik abzubilden.

1980 beispielsweise sammelte PTS Erfahrungen mit Tischrechnern für die technische Auslegung von Toren, 1983 wurde das System IBM/36 mit individuell programmierten Lösungen für die Geschäftsabwicklung in Betrieb genommen. Es folgten im Jahr 1985 AutoCAD in der Konstruktion, 1987 die Umstellung auf die ersten PCs und 1991 AS/400 mit Standardprogramm (PPS-Bas) und individuell programmierten Erweiterungen für Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Werkstattsteuerung. Im Jahr 1997 schließlich informierte sich Gerhard Hügle, Geschäftsführer der PTS Pfullendorfer Tor-Systeme GmbH & Co.KG, eingehend über die Effizienz und die Kosten einer in ein zentrales und professionell betriebenes Rechenzentrum ausgelagerten IT. Grundlage dieser Untersuchungen waren Gedanken, die er in einer Studie über SAP-Outsourcing fand.

Langjährige Erfahrung mit SAP-Outsourcing

Kostensenkung, Qualitätssteigerung, professionelles Bewältigen von Technologiesprüngen, reduzierte Personal- und IT-Kosten – für die Pfullendorfer entscheidende Punkte in diesem Outsourcing-Modell. “Wir verfügen weder über ein großes Informatikbudget noch über eigene IT-Profis im Haus – wie viele andere Unternehmen waren wir deshalb auch zunächst der Ansicht, SAP sei nur für Großunternehmen geeignet. Dies änderte sich jedoch, als wir die Vorteile des Outsourcing für unseren Betrieb entdeckten. Mit Outsourcing können wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren, Informatik ist für uns ein Werkzeug, um noch profitabler zu sein”, erklärt Hügle im Rückblick.
Und PTS hatte keinesfalls geringe Anforderungen an die Outsourcing-Lösung. Das Unternehmen ist Kundeneinzelfertiger und muss deshalb in der Lage sein, innerhalb kurzer Zeit alle individuellen Kundenwünsche zu erfüllen. Neben der SAP-Standard-Software für die Bereiche Finanzwesen (FI), Controlling (CO), Personalwesen (HR), Produktionsplanung (PP), Vertrieb (SD) und Materialwirtschaft (MM) setzt PTS auch auf den Variantenkonfigurator (LO-VC). Mit dieser Funktionalität lassen sich alle verschiedenen im Vorfeld definierten Torarten über ein so genanntes Variantenprodukt abbilden. Dafür ist in SAP R/3 eine Maximalstückliste angelegt, in denen alle denkbaren Komponenten enthalten sind. Der zugehörige Maximalarbeitsplan legt alle möglichen Arbeitsschritte fest. Die Lösung wählt für eine Produktvariante automatisch die richtigen Komponenten und Vorgänge aus. Somit lässt sich bereits bei der Auftragserfassung eine genaue Kostenkalkulation für das gewünschte Produkt erstellen.

Für den Kunden verbessert sich durch den Variantenkonfigurator der Service – er erhält sofort Auskunft darüber, wann das Produkt in der von ihm gewünschten Form lieferbar ist und was es kostet. Für das Unternehmen beschleunigt sich die Bearbeitung der Aufträge, da Stücklisten, Arbeitspläne und Kosten umgehend nach Eingabe der Daten feststehen und nicht mühsam zusammengestellt werden müssen. Der Variantenkonfigurator steigert damit auch die Effizienz im Warenfluss, weil automatisch eine Kauforder für diejenigen Materialien generiert wird, die im Lager nicht vorrätig sind.

Fliegender Wechsel

Vorbereitende Arbeiten

Vorbereitende Arbeiten

Interne Überlegungen führten im Jahr 2003 dazu, nach Ablauf des bisherigen Vertrags das Rechenzentrum und den Outsourcing-Dienstleister zu wechseln. Auf einem Mittelstandstag der ASS.TEC GmbH lernte Hügle ein neues Dienstleistungsangebot mit neu geschaffenen Leistungsmerkmalen kennen. Dazu zählten etwa Outsourcing mit Application Hosting, IT-Consulting/-Management sowie die Migration von Hardware, Betriebssystemen und Datenbanken für den effizienten und kostengünstigen Betrieb und das Management von Kundensystemen. ASS.TEC zeigte in einem detaillierten Projektfahrplan Wege auf, wie sich der IT-Betrieb eines Unternehmens rasch in ein neues Rechenzentrum umlagern lässt, ohne dass dabei der Betrieb gestört wird. Die Berater von ASS.TEC überzeugten im Folgenden durch ihr profundes SAP-Know-how und das Wissen um Outsourcing-Prozesse, um alle SAP-Betriebs- und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Im Januar 2004 wurde der Vertrag mit ASS.TEC geschlossen.
ASS.TEC betreibt demnach die SAP-Lösung der PTS und gewährleistet den Service rund um die Uhr. Zu den Leistungen zählen Aufbau und Betrieb der Produktionssysteme, Betrieb und Unterhalt der Infrastruktur sowie Systembetrieb und Basisbetreuung. Dazu kommen Helpdesk- und Applikationsbetreuung. Unmittelbar nachdem die vertraglichen Modalitäten geklärt waren, begannen sowohl in Pfullendorf als auch im Rechenzentrum der ASS.TEC in Villingen-Schwenningen die Vorbereitungsarbeiten für den Wechsel. Nach der Datenübertragung und Einspielung in das Schwenninger Rechenzentrum erfolgte die erste Abnahme durch PTS. Die Funktionen der Lösung wurden mit dem Ziel getestet, die endgültige Datenübergabe reibungslos zu gestalten und die Downtime der Software zu minimieren. PTS nahm dazu die Zugriffszeiten und die Verfügbarkeit, aber auch Druckfunktionen und externe Schnittstellen genau unter die Lupe.

Am 29. März 2004 gab PTS das System für den Produktionsbetrieb frei. Nach nur wenigen Stunden standen den Anwendern bei PTS die SAP-R/3-Applikationen für Rechnungswesen, Personalwesen sowie die Logistik-Module wieder stabil zur Verfügung. Gerhard Hügle bilanziert: “Sechsmal schnellere Antwort- und wesentlich verbesserte Reaktionszeiten zahlen sich im Vergleich zum früheren Hosting-Partner aus.”

“Effizientes Führungsinstrument”

Systemlandschaft

Systemlandschaft

Die Ablösung der alten “Verbindungen” und die Nutzung der Dienstleistungen im ASS.TEC-Rechenzentrum sind für PTS nur ein erster Schritt im neuen IT-Zeitalter. “Die nächste Stufe wird die Anbindung an das Internet sowie der Releasewechsel auf SAP R/3 Enterprise sein”, merkt Gerhard Hügle an. “Wir erwarten, dass die garantierten Systemverfügbarkeiten und Antwortzeiten zu einer deutlichen Verbesserung der Auftragsdurchlaufzeiten führen. Für uns bedeutet dies nicht nur einen Beitrag zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, sondern besonders auch zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Durch die Optimierung der Geschäftsprozesse wird außerdem erhebliches Einsparpotenzial gewonnen, das wir in neuen Arbeitsfeldern wieder produktiv verwenden können. Das bedeutet langfristige Sicherheit und maximalen Investitionsschutz – für mich der wichtigste Zusatznutzen”, schließt der Geschäftsführer.

Volker A. Holzapfel

Volker A. Holzapfel

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