Korrekte Adressdaten sicherstellen (2)

Feature | 5. Mai 2003 von admin 0

Das Zentrale Adress Verwaltung (ZAV) ist seit SAP R/3 4.0 allgemein verfügbar. Seit dem SAP Web Application Server 6.10 wird die ZAV als Business Address Services (BAS) bezeichnet. In diesem Artikel wird der neue Name verwendet, die Aussagen gelten aber ebenso für die ZAV. Die BAS bieten drei Verfahren, mit denen sich die Plausibilität einer Adresse sowie Adressen gegen Orts- und Straßenverzeichnisse prüfen lassen. Dies kann über eine Funktion im ZAV-Standardsystem und/oder über Lösungen von Drittanbietern (ab SAP R/3 Release 4.6) erfolgen, welche die BAS über offene Schnittstellen – die so genannten „Business Add-Ins“ (BAdIs) – unterstützen. Die Funktionen der BAS beschreibt Teil 1 des Artikels.

Mit SAP R/3 4.6B führte SAP das Business Add-In ADDRESS_CHECK ein, mit dem Drittanbieter spezielle Tools für automatische Prüfungen von postalischen Adressen sowie für Gültigkeitsprüfungen integrieren können. Dieses Business Add-In unterstützt detaillierte Prüfungen anhand postalischer Referenzdaten, die in der Regel separat (außerhalb des SAP-Systems) bereitgestellt werden. Bei Abweichungen zwischen Eingaben und Referenzdaten liefern die Drittanbieter-Tools, die das Business Add-In nutzen, zu den in den BAS eingegebenen Daten Änderungen entsprechend den Referenzdaten. Alternativ kann die BAdI-Implementierung auch die SAP-Regionaldatentabellen nutzen. Das ist aber nur dann zweckmäßig, wenn die SAP-Regionalstruktur für das entsprechende Land nicht aktiviert ist.
Das neue Business Add-In ADDRESS_SEARCH, das ebenfalls mit SAP R/3 4.6B eingeführt wurde, unterstützt Anwendungen zur Dublettenprüfung und zur fehlertoleranten Suche. Die Dublettenprüfung steht für den SAP Kundenstamm, den SAP Lieferantenstamm und den SAP-Geschäftspartner zur Verfügung.

Zusätzliche Funktionalität

Fehlende Postleitzahl

Fehlende Postleitzahl

Betrachten wir einige Situationen, in denen das BAdI ADDRESS_CHECK ins Spiel kommt. Nehmen wir in einem ersten Szenario an, dass eine Anwenderin – nennen wir sie Susan – im SAP System einen neuen Geschäftspartner anlegt. Wenn sie dabei einen Ortsnamen eingibt, der im betreffenden Land zweimal existiert, erscheint ein Popup wie in Abbildung 1 dargestellt. Das Beispiel in der Abbildung stammt von Paricon. Dieser SAP Entwicklungs-Partner hat sich auf Schnittstellen zu Drittanbieter-Tools spezialisiert, in diesem Fall die Adresswerkzeuge von Uniserv. Die Uniserv-Lösung, die von SAP zertifiziert ist, geht hier noch einen Schritt weiter. Sie zeigt auch Orte mit ähnlichen Namen an und sortiert sie nach der Qualität der Übereinstimmung. Die Postleitzahlen der Orte werden ebenfalls aufgeführt. Dies ist ein Beispiel für die Zusatzfunktionalität, durch welche Drittanbieter die Funktionen der BAS ergänzen.

Suche nach Straßennamen

Suche nach Straßennamen

Angenommen Susan benötigt die Straßenadresse eines Geschäftspartners. Wenn sie die allgemeinen Daten eines Kunden anlegt, sich jedoch nur teilweise an den Straßennamen erinnert, kann sie diesen Namensteil eingeben, und das System liefert ihr eine Liste der Straßennamen für den ausgewählten Ort. Auch diese Vorschläge sind nach der Qualität ihrer Übereinstimmung sortiert (Abbildung 2). In beiden Fällen erledigte Paricon die Integrationsarbeiten unter Verwendung des BAdIs. Aufgabe des Administrators ist es lediglich, die Implementierung des BAdI ADDRESS_CHECK zu importieren.

Definition einer Implementierung

Definition einer Implementierung

Abbildung 3 zeigt das Bild „Business Add-Ins: Implementierung anzeigen /PARICON/ADR_CHCK_GB”, das die Definition einer Implementierung für das Land „Großbritannien“ (ISO-Code GB) anzeigt.

Fehlertolerante Suche

Wenden wir uns jetzt dem BAdI ADDRESS_SEARCH zu, das die Dublettenprüfung und die fehlertolerante Suche unterstützt. Angenommen Susan, die im Call-Center ihres Unternehmens arbeitet, muss in den BAS nach einem Kunden oder Lieferanten suchen, da ein Kunde angerufen hat und seine Kundennummer nicht kennt. Es gibt mehrere Drittanbieter-Tools, die über das BAdI ADDRESS_SEARCH die so genannte „fehlertolerante“ Suche und die Suche nach Adressdaten mit Maskierungszeichen ermöglichen.
Diese Möglichkeit ist im Kontext einer Adressverwaltungskomponente äußerst nützlich. Susan ist damit in der Lage, den Geschäftspartner auch dann zu finden, wenn die verfügbaren Informationen unvollständig oder teilweise falsch sind. Bei dem Versuch, Kunden, Lieferanten und Interessenten zu identifizieren, ist der Nutzen offensichtlich.
Um diese Funktionen zu nutzen, muss der Administrator nur Implementierungen der drei folgenden Schnittstellen importieren:

  • Das Business Add-In ADDRESS_SEARCH.
  • Das Business Add-In ADDRESS_UPDATE. Dieses BAdI ist Voraussetzung für die in ADDRESS_SEARCH verwendete Suchfunktionalität.
  • Das Programm /PARTNER/RSADRINI. Das Programm baut den Suchindex erstmalig auf (Es ruft den Standardfunktionsbaustein ADDR_EXTRACT_FOR_DUPL_INDEX auf).
Beziehung zwischen BAS und Drittanbieter-Tools

Beziehung zwischen BAS und Drittanbieter-Tools

All diese Implementierungen müssen über ein Drittanbieter-Tool bereitgestellt werden. Informationen zu Drittanbietern sind am Ende des Artikels zu finden („Nützliche Hinweise“). Abbildung 4 zeigt die Beziehung zwischen diesen Komponenten und den BAS.
In SAP R/3 4.0 und 4.5 läuft die Direktsuche ohne Unterstützung durch die Schnittstelle ADDRESS_SEARCH. Eine Anwendung schickt eine Selektionsanforderung an die BAS. Diese senden die Anforderung an die Datenbank, die eine Trefferliste erzeugt und die Liste wieder an die Anwendung übermittelt. Die fehlertolerante Suche funktioniert etwas anders, da sie das BAdI ADDRESS_SEARCH in SAP R/3 4.6 nutzt. Hier schickt eine Anwendung die Selektionsanforderung über die BAS an das Drittanbieter-Tool. Das Tool sendet die Anforderung an einen Index (aus diesem Grund muss der Administrator das Programm /PARTNER/RSADRINI und das BAdI ADDRESS_UPDATE einrichten). Der Index erzeugt eine Trefferliste und übermittelt sie an die BAS.
Um die Daten für diesen Index bereitzustellen, senden die BAS Daten über den Funktionsbaustein ADDR_EXTRACT_FOR_DUPL_INDEX an das Drittanbieter-Tool, das sie in den Index schreibt. Der Index ist der Ort, an dem das System die Dublettenprüfung durchführt. Bei einer Änderung eines Datensatzes aktualisieren die BAS die eigenen Datenbanktabellen und senden eine weitere Aktualisierung über das BAdI ADDRESS_UPDATE an das Drittanbieter-Tool, das sie an den Index weiterleitet.

Dublettenprüfung

Dublettenprüfung

Dublettenprüfung

Eine zusätzliche Dublettenprüfung ist wichtig. Werden Adressdaten ohne diese Möglichkeit gesammelt, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass es zu Störungen und kostspieligen Dubletten von Geschäftspartnern kommt. Beispiele veranschaulichen auch hier, wie Anwender davon profitieren. Angenommen, Susan möchte einen Geschäftspartner anlegen. Wenn im System bereits ein Geschäftspartner mit ähnlichem Namen, beziehungsweise ähnlichen Straßen- oder Ortsangaben vorhanden ist, erscheint ein Popup, das sie darauf hinweist (Abbildung 5). Sie kann den Eintrag trotzdem anlegen, die Dublette auswählen oder den Vorgang abbrechen. Die postalische Prüfung findet vor der Dublettensuche statt. In diesem Beispiel konnte Susan im ersten Eingabebild mit einer unvollständigen Adresse beginnen und dann die Straße auswählen. Das System ermittelte die genaue Postleitzahl anhand der Straße.

Suchhilfe für Kundensuche

Suchhilfe für Kundensuche

Nehmen wir nun an, dass Susan zwar den Namen eines Kunden kennt, aber nicht weiß, wie dieser geschrieben wird. Sie kann „Unscharfe Suche“ als Suchoption wählen und die von ihr vermutete Schreibweise in der Suchhilfe eingeben (Abbildung 6). Das System stellt dann alle Kundennamen zur Verfügung, die dem eingegebenen Namen ähneln. Die Suchergebnisse sind nach Qualität ihrer Übereinstimmung sortiert.
Zur Funktionalität der Dublettenprüfung in SAP Geschäftspartner sind einige weitere Anmerkungen zu machen:

  • Die Dublettenprüfung hilft, doppelt angelegte Adressen im System zu vermeiden. Sind Dubletten einmal im System vorhanden, ist es schwierig, sie wieder zu entfernen, da es Geschäftsprozesse gibt, die beide Dubletten verwenden. In mySAP Customer Relationship Management 3.0 bietet der SAP Geschäftspartner eine Lösung für diese Situation. Weitere Informationen dazu sind im SAP Service Marketplace (http://Service.sap.com/crm-bp) in der Präsentation SAP Business Partner in CRM 3.0 – Cleansing and Archiving zu finden.
  • Die Dublettenprüfung für Ansprechpartner ist derzeit in Arbeit.
  • Die Ergänzung von Indizierung und Suche nach Nicht-Adressfeldern des SAP Geschäftspartners – etwa Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer – ist geplant.

Zusammenfassung

Nützliche Hinweise

Nützliche Hinweise

Eine gute Qualität von Adressdaten ist für jedes Unternehmen wertvoll. Für Firmen jedoch, die mit großen Adressdatenbanken zu tun haben, hängt sehr viel mehr davon ab. Kommunikationsdaten sind nicht nur auf Adressen beschränkt – die BAS ermöglichen es dem Anwender auch, etwa Telefon- und Faxdaten oder E-Mail-Adressen zu speichern. Sie unterstützen außerdem internationale Adressanforderungen, indem sie die Druckaufbereitung an internationale postalische Standards und/oder verschiedene Adressformate anpassen. Aufgrund der zentralen Adressverwaltung lassen sich sowohl Prüfungen als auch Aktualisierungen von einer zentralen Stelle im SAP-System aus durchführen.
Mit diesem Funktionsspektrum gewährleisten die BAS selbst bei den größten Datenbanken eine hervorragende Datenqualität. Anwender können mit der einfachen Plausibilitätsprüfung beginnen und bis zu ausgereiften und hochgradig spezialisierten Drittanbieter-Tools gelangen.

Weitere Informationen

Im SAPNet ist unter www.sap.com/partners/software/directory/ eine Liste der von SAP empfohlenen Partner verfügbar. Auf dieser Site ist als Suchoption “By Advanced Query” zu wählen. Im Feld “By Software Category” wird eine Dropdown-Liste mit Softwarekategorien angezeigt. Die Suche unter der Kategorie “Business Address Services” führt zu Listen der zertifizierten Anbieter von Adressprüfungs-Tools.
Viele Hinweise zu den BAS finden sich in den SAP-Release-Infos. Es gibt BAS Release-Infos zu SAP R/3 4.0A, 4.5A und 4.6B. BAS Release-Infos für SAP R/3 4.0A, 4.5A und 4.6B sind im Menü “Hilfe -> Release-Infos”, Option “Gesamtliste ab Release 4.0” verfügbar.
Der SAP Service Marketplace (http://service.sap.com/bas) bietet ebenfalls zahlreiche Informationen zur SAP-Adressverwaltung, darunter Dokumentation, Präsentationen, E-Learning-Materialien sowie Informationen zu Drittanbieter-Tools, Anbietern und Links zum SAP-Partnerprogramm.

Danksagung

Ich bedanke mich beim Entwicklungsteam der Business Address Services für seine Unterstützung beim Schreiben dieses Artikels. Äußerst wertvoll war insbesondere die Unterstützung von Toralf Grossmann.

Quelle: SAP Professional Journal

Wolf Hengevoss

Wolf Hengevoss

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