Kraftschluss von neuer IT und neuen Prozessen

Feature | 14. November 2005 von admin 0

Mit einer Bruttoraumzahl von 148.528, einer Länge von 345 Metern Länge, der Breite von 41 Metern und 72 Metern Höhe vom Kiel bis zu den Schornsteinen ist die Queen Mary 2 das derzeit größte Passagierschiff der Welt. Viele hundert Unternehmen und Zulieferer trugen dazu bei, dass die Queen Mary 2 am 8. Januar 2004 vom Stapel laufen konnte. So auch die VULKAN-Gruppe mit Stammhaus in Herne. Das 1889 gegründete Traditionsunternehmen lieferte die Kupplungen, die den Luxusdampfer mit 30 Knoten – satte 56 Stundenkilometer – durch die Weltmeere pflügen lassen.

Weltweit entstehen in den Produktionshallen der VULKAN-Gruppe Kupplungen und Getriebe für Schiffs- und Bootsantriebe, Generatoren-, Bahn- sowie verschiedenste industrielle Antriebe. Die VULKAN-Gruppe setzt sich heute aus den vier Bereichen VULKAN Kupplungs- und Getriebebau, VULKAN Lokring und Seacom zusammen. “Der hohe Wettbewerbsdruck durch die Globalisierung der Märkte, hohe Anforderungen an die Flexibilität und an die Kostenstruktur, zwingt VULKAN die internen Abläufe zu optimieren und die Kosten zu senken”, fasst Bernd Hackforth, Eigentümer und Geschäftsführender Gesellschafter bei VULKAN die Ausgangssituation zusammen.

Die optimierten Produktionsprozesse…

Um diese Ziele zu erreichen, wurden zunächst Verbesserungs- und Einsparpotenziale in den Produktionsprozessen und der gesamten Lieferkette des Unternehmens ausgelotet. Hierfür analysierte das Beratungshaus value4business GmbH aus Dortmund die Fertigungsprozesse. Die aufgedeckten Kostentreiber stellte VULKAN durch den Einsatz bewährter KAIZEN-Methoden in einem zwei Jahre währenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess ab, den die Mitarbeiter auch heute noch vorantreiben.
Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses”, sagt Markus Falz von der value4business GmbH, “stellte sich allerdings heraus, dass weitere angestrebte Optimierungen nicht mehr nur durch organisatorische Verbesserungen erreicht werden können, sondern dass auch die systemtechnische Unterstützung der wertschöpfenden Prozesse optimiert werden muss.”

…passten nicht mehr zur “alten” IT

VULKAN entschied sich an diesem Punkt zu einer umfassenden IT-Analyse als Basis der zu entwickelnden IT- Strategie. Die Bereiche IT-Organisation, Servicemanagement, Betriebsmodelle, Applikationsportfolio und Infrastruktur wurden zu diesem Zweck detailliert unter die Lupe genommen. betrachtet. Das ernüchternde Resultat: Die während des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses neu gestalteten Abläufe standen nicht mehr mit den einst in der ERP-Software von BaaN definierten Prozessen in Einklang – und erwiesen sich daher als Hemmschuh für die Produktivität.

Ein Beispiel hierfür war der Planungsprozess und die fehlende Integration der Planwerte in die Produktionsfeinplanung und -steuerung. Vor der SAP-Einführung musste sich der Disponent bei VULKAN die geplanten und terminierten Fertigungsaufträge und somit die Materialbedarfe aus einer Excel-Liste holen. Diese verglich er anschließend mit den Beständen und den geplanten Bestandszugängen in der BaaN-Software. Da die Excel-Daten nicht immer auf dem neuesten Stand waren, wurde der aufwändige Planungsprozess oft mit nicht aktuellen Daten durchgeführt. Und trotz häufiger Anpassungen der zu disponierenden Mengen und Termine, waren die benötigten Teile oft nicht zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Die Folge: Die Mitarbeiter und die Maschinen bei VULKAN waren entweder überlastet oder unterbeschäftigt.
Darüber hinaus genügten die ERP-Lösungen von BaaN, Ifax und Expert- L nicht mehr den Ansprüchen von VULKAN hinsichtlich Funktionalitätsgrad, Konfigurations- und Releasestand. Auch die zugehörige Hardware war, gemessen an heutigen Ansprüchen, veraltet. So stand die IT bei VULKAN weder rund um die Uhr zur Verfügung, noch erlaubte sie dreidimensionales Konstruieren. Für VULKAN Grund genug, die IT-Landschaft radikal umzubauen und zu optimieren.

Prozessorientierte Organisation

IT-Ziele der VULKAN-Gruppe

IT-Ziele der VULKAN-Gruppe

In einer make-or-buy-Analyse verglich VULKAN die Kosten für den Neuaufbau eines Rechenzentrums mit diversen Outsourcing-Angeboten. Am Ende entschied sich das Herner Unternehmen dazu, die SAP-Lösung mit Unterstützung des Beratungshauses value4business einzuführen und die Betreuung der gesamten IT-Infrastruktur im Outsourcing an den Kölner IT-Dienstleister arxes NCC AG zu übergeben.
Die VULKAN-Gruppe entschloss sich dazu, mit dem Pilotprojekt am Hauptstandort in Herne zu beginnen. Während dieser Einführung entwickelte das Unternehmen ein Template für den internationalen Rollout. Mit Hilfe der SAP-Komponenten für den Vertrieb, die Produktionsplanung, Customer Service, Lagerverwaltungssystem, Materialwirtschaft, Finanzwesen und Controlling bildete VULKAN zunächst die für das Rechnungswesen und die Logistik notwendigen Prozesse ab. Darüber hinaus enthält das Template die weltweite Organisationsstruktur von VULKAN und stellt eine Übermenge aller für die ausländischen Töchter benötigten Prozesse und Stammdaten bereit. Auch wurde eine Gap-Analyse mit Beispielen und Prozessbeschreibungen entwickelt, mit deren Hilfe jeder Standort rasch die für ihn relevanten Prozesse identifizieren und mit den aktuellen Prozessen vergleichen konnte. VULKAN fasste die Menge zur Verfügung stehender Prozesse in drei Kategorien zusammen. Prozesse der Kategorie A dürfen nicht verändert werden. Über Änderungen an Prozessen mit der Kategorie B entscheidet die Unternehmenszentrale in Herne. Prozesse der Kategorie C dürfen landesspezifisch ausgeprägt werden. Hierzu zählt etwa die Serviceabwicklung. VULKAN schafft mit dieser Vorgehensweise Standards, bewahrt seinen Töchtern aber dennoch eine gewisse Flexibilität. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen damit weltweit über ein homogenes Führungs- und Kontrollinstrument.
Vor allem die Datenübernahme aus der ERP-Lösung von BaaN erwies sich als schwierig. Das betraf vor allem den Abzug der Daten im Bereich der Kunden- und Fertigungsauftragsabwicklung sowie der Planung anonym zu fertigender Teile. So verwendet BaaN etwa ein anderes Steuerschlüsselkonzept zur Definition der Aktivitäten im Fertigungsauftrag. Auch die Themen Rüst-, Puffer- und Liegezeiten wurden neu konzipiert. Das in Herne erstellte und eingeführte Template beinhaltet Prozesse, die innerhalb der weltweiten VULKAN-Gruppe benötigt werden, sowie übergreifende Prozesse für die Zusammenarbeit zwischen den Standorten und den rechtlich selbständigen Unternehmen. Darüber hinaus hat VULKAN ein Konzept für die standortübergreifende Verwendung von mySAP Product Lifecycle Management entwickelt.

Plandaten auf den ersten Blick

Durch die neue ERP-Lösung und die begleitenden organisatorischen Veränderungen ist es der VULKAN-Gruppe beispielsweise gelungen, den kompletten Planungsprozess und die anschließende Fertigungssteuerung zu integrieren. Der Disponent hat nun alle notwendigen Daten per Knopfdruck aus einer IT-Lösung griffbereit. Das führt zu einer höheren Planungssicherheit in den Bereichen Fertigung und Montage sowie beim Beschaffungsprozess. Diese transparentere Planung und die von SAP integrierte plangesteuerte Disposition wird mittelfristig auch die Bestandskosten senken – ohne dass der VULKAN-Gruppe Flexibilität verloren geht, etwa durch die kurzfristige Verfügbarkeit von Ersatzteilen bei einem Havaristen. Ein weiterer Produktivitätsgewinn ist die Integration der Finanzbuchhaltung mit der Logistik, die Doppeleingaben erheblich reduziert.
“Unsere IT-Kosten”, so Bernd Hackforth von VULKAN, “haben sich um 30 Prozent verringert. Durch eine konsequente Umsetzung der von value4business entwickelten Strategie werden neben den organisatorischen Verbesserungen auch betriebswirtschaftliche Freiräume geschaffen, die wir nutzen.” Zudem seien die IT-Kosten ebenso transparent geworden wie Leistung und Zuverlässigkeit der IT, die durch entsprechende Service Level Agreements nachvollziehbar garantiert werden. Am 9. Mai 2004 ging die SAP-Lösung in der Unternehmenszentrale von VULKAN live. Derzeit ist die VULKAN-Gruppe dabei, die produzierenden Standorte in USA, Japan, Indien und Brasilien auf die SAP-Lösung umzustellen. Der Rollout des in Herne entwickelten Master-Template wird noch bis 2008 dauern. Zu diesem Zeitpunkt will VULKAN auf einer weltweit einheitlichen, integrierten Plattform aus SAP-Software arbeiten.

Thomas Schnöller

Thomas Schnöller

Leave a Reply