Frischfleisch für Altenheime

Feature | 15. März 2010 von admin 0

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Die Kurt Ullrich GmbH beliefert Altenheime, Krankenhäuser und Großküchen. (Foto: Frank Völkel)

Fleisch- und Wurstwaren, Geflügel, Wild, Räucherfische, Feinkost, Salate oder Teigwaren – das Sortiment der 1969 in Stuttgart gegründeten Kurt Ullrich GmbH & Co. KG umfasst über 5.000 Artikel aus den Bereichen Tiefkühl-, Frische- und Molkereiprodukte. Das inhabergeführte Familienunternehmen beschäftigt rund 60 Mitarbeiter und beliefert Großküchen, Kantinen, Krankenhäuser, Kinder- und Altenheime, Metzgereien sowie die Gastronomie überwiegend in Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz. “Wir arbeiten nach den neuesten EU-Richtlinien und auch die Einhaltung des HACCP-Standards ist für uns eine absolute Selbstverständlichkeit”, erläutert der stellvertretende Betriebsleiter Jürgen Pfitzner. “Darüber hinaus hat bei uns die schnelle und zuverlässige Abwicklung aller Geschäftsvorfälle einen hohen Stellenwert – bereits seit vielen Jahren hatten wir daher eine eigenprogrammierte Softwarelösung im Einsatz.”

Ablösung der heterogenen IT-Landschaft

Gestiegene Kundenaufträge, ein deutlich erweitertes Produktsortiment, erhöhte Anforderungen im Qualitätsmanagement, beschleunigte Vertriebs- und Serviceprozesse – die bisherige heterogene Unternehmens-IT geriet im Lauf der Jahre spürbar an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit. “Es wurde mit unserer EDV zunehmend schwieriger, den Anforderungen unseres rapiden Sortimentswachstums, veränderter Kundenbedürfnisse oder gesetzlicher Aspekte gerecht zu werden und somit die Wettbewerbsfähigkeit auch für die Zukunft zu gewährleisten”, blickt Jürgen Pfitzner zurück. “Die vorhandene Software aufzurüsten hätte jedoch einen unvertretbar hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand mit sich gebracht, die IT wäre zudem noch unübersichtlicher und damit nur schwer administrierbar geworden.” Der schwäbische Mittelständler beschloss deshalb, eine neue – integrierte und damit homogene – Softwarelösung einzuführen, die zum einen eine transparente und durchgängige Abbildung aller wesentlichen Unternehmensprozesse sicher stellt, zum anderen aber flexibel genug ist, um auch Fremdsoftware über Schnittstellen anbinden und das Unternehmenswachstum auch künftig problemlos begleiten zu können.

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Einzelne Aktivitäten können mit Business One aufgerufen und abgebildet werden.

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Entscheidung für  Business One

Entscheidende Auswahlkriterien waren für die Ullrich-Verantwortlichen neben der Investitionssicherheit durch die Marktstellung der SAP AG vor allem die ausgereifte Funktionalität im Bereich Finanzwesen und die hohe Flexibilität. “Diese funktionelle Qualität bzw. offene Schnittstellenpolitik konnten andere getestete ERP-Systeme und vor allem gerade auf Lebensmittel bzw. den Großhandel zugeschnittene Branchensoftware nicht bieten. SAP Business One ist durch die benutzerfreundliche Oberfläche zudem einfach zu bedienen.”

variatec AG: SAP Gold Channel Partner

Der stellvertretende Betriebsleiter weiter: “Anwender in unserer Größenordnung haben in der Regel keine eigene IT-Abteilung und sind daher umso mehr auf einen professionellen Dienstleister angewiesen. SAP ist hier hervorragend aufgestellt – mit ausschlaggebend für unsere Entscheidung war daher auch die räumliche Nähe und der langjährige gute Kontakt zu Rainer Schilpp vom regionalen SAP Gold Channel Partner variatec Südwest GmbH, “der die Prozesse unseres Unternehmen exakt analysieren, sich auch in komplexe Problemstellungen schnell eindenken und unsere Anforderungen bzw. Bedürfnisse optimal in die Software umsetzen konnte und sich insgesamt durch eine hervorragende Servicequalität auszeichnet.” Rainer Frantzen, CEO der variatec AG aus dem niederrheinischen Willich ergänzt: “Mit einem kompletten Lösungsportfolio aus Anwendungssoftware, Einführungsmethodik, Wartung und Support sind wir ausschließlich konzentriert auf den Vertrieb und die Implementierung auch komplexer IT-Projekte für kleine und mittlere Unternehmen. Durch die SAP-Partnerstruktur profitiert der Anwender sowohl von der Erfahrung der Partner im Mittelstand als auch von deren Kompetenz in der jeweiligen Branche.”

SAP Business One

SAP Business One

Offene Schnittstellen und umfangreiches Datenvolumen

Ein großer Vorteil der neuen Software liegt für Jürgen Pfitzner in der offenen Schnittstellenpolitik von SAP Business One: Im B2B-Bereich werden bei Ullrich heute beispielsweise Bestell-, Preis- oder Lieferdaten über eine EDI-Schnittstelle mit großen Catering-Kunden – ohne Medienbrüche – ausgetauscht, was zeitliche Vorteile schafft und entscheidend mehr Prozesssicherheit gibt. Der Ullrich-Artikelkatalog ist in der Software des Kunden hinterlegt, der Kunde generiert seine Bestellung, die in SAP Business One automatisch einen Auftrag erzeugt. Seit 2004 ist die neue Unternehmenssoftware mittlerweile bei dem Stuttgarter Großhändler mit 22 Lizenzen im Einsatz – über die Datenbank auf Microsoft SQL-Basis wird ein umfangreiches Datenvolumen abgewickelt: 200 Aufträge pro Tag mit mindestens jeweils fünf Positionen – “da haben sich im Lauf der etwa fünf Jahre SAP Business One bereits über 250.000 Kundenaufträge mit allen möglichen Folgedokumenten angesammelt. Eine übersichtliche Warenwirtschaft ist dabei das A und O”, so Jürgen Pfitzner.

Durchgängigkeit der Geschäftsabläufe

Mit einem Bestand von über 20 Lkw (meist Zwei-Kammer-Systeme`) liefert die Kurt Ullrich GmbH ihre Ware täglich überwiegend im süddeutschen Raum aus. Jürgen Pfitzner: “In der Liefertreue liegt einerseits eine unserer wesentlichen Stärken – Bestelleingänge bis 5 Uhr morgens werden in der Regel noch am selben Werktag ausgeliefert. Kurzfristige Bestelleingänge, Auftragsänderungen oder Stornierungen stellen andererseits aber auch eine hohe Herausforderung für die Software dar.” Zur Erhöhung der Termingenauigkeit, Aussagefähigkeit und Steigerung der Flexibilität hat der schwäbische Mittelständler die Flottenmanagement-Lösung von Euro-Telematik zur Tourenplanung und Fahrzeugüberwachung im Einsatz, mit der Aufträge komfortabel verwaltet und detailliert ausgewertet werden können.

“Von variatec wurde eine Schnittstelle zu SAP Business One eingerichtet, über die die momentan noch auf einem externen Server gesammelten Dispodaten künftig direkt an das ERP-System rückgemeldet und somit automatisch an den bestehenden Auftrag angehängt werden können. Davon versprechen wir uns eine weitere Optimierung der Durchgängigkeit unserer Geschäftsabläufe.”

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Transaktionsbericht und Chargennummern

Abteilungsübergreifender Zugriff auf Daten

Bei Ullrich werden mit SAP Business One heute sämtliche Daten durchgängig in einem System abgebildet, was für mehr Transparenz und einen besseren Arbeitsfluss sorgt, Redundanzen vermeidet und die Datenqualität erhöht. Den Einsatz der Software sieht der stellvertretende Betriebsleiter daher auch als wesentlichen Wettbewerbsfaktor im hart umkämpften Markt. “Unsere Mitarbeiter haben direkten Zugang zu allen Geschäftsdaten – präzise und vollständig. Jede Abteilung kann auf SAP Business One zugreifen und Daten mit anderen Bereichen austauschen. Die Folge: Der interne Informationsfluss hat sich deutlich verbessert, was zu einer höheren Prozesstransparenz führt und die Fehler im Arbeitsalltag minimiert”, so Jürgen Pfitzner. “Mit der Software ist beispielsweise jederzeit erkennbar, welchen Status ein Auftrag hat, Lieferscheine oder Rechnungen sind auf Knopfdruck abrufbar.

Gerade im Bereich B2B bedeutet das eine erhebliche Entlastung des Innendienstes: Anfragen können gezielter und schneller bearbeitet werden – die Servicequalität unserer Mitarbeiter ist dadurch erheblich gestiegen, was wiederum unseren Kunden zu gute kommt.”

Ausblick: Erweiterung um CRM

Das Fundament für weiteres Wachstum der Kurt Ullrich GmbH & Co. KG ist damit gelegt: Ende 2009 ist bei dem Stuttgarter Großhändler der Umzug in ein neues Unternehmensgebäude geplant – “auch mit Konsequenzen für unsere Unternehmens-IT vor allem durch eine deutliche Erhöhung des Datenvolumens. SAP Business One ist jedoch eine innovative Software, die mit unserem Wachstumstempo heute und morgen mithalten und somit nicht nur den aktuellen Ist-Stand sondern auch künftige Anforderungen optimal abdecken kann – zudem läuft das System absolut stabil, so dass wir keinerlei Bedenken haben”, ist Jürgen Pfitzner sicher. Das dann erheblich vergrößerte und mit Hilfe einer Lagerverwaltungssoftware chaotisch verwaltete Hochregal-Lager wird im Tiefkühlbereich etwa 3.000, im Trockenbereich und bei Frischwaren jeweils etwa 400 Stellplätze beinhalten, das Lagerverwaltungssystem soll von den bisherigen manuellen Picklisten der Mitarbeiter auf Staplerterminals umgestellt werden – Ziel sind beleglose Kommissionierungsabläufe.

Schließlich werden zudem in absehbarer Zeit auch die bisher schon in SAP Business One genutzten CRM (Customer-Relationship-Management)-Funktionalitäten ausgeweitet werden, wovon sich die Ullrich-Verantwortlichen eine weitere Steigerung des “Convenience-Grades” sowie zeitliche und qualitative Verbesserungen beispielsweise von Telefonakquise oder der Auswertung von Marketing-Aktionen versprechen.

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