Liegenschaften im Griff

Feature | 19. September 2007 von admin 0

Das Aufgabengebiet ist riesig: 64 Millionen Quadratmeter bewirtschaftete Fläche und 35.000 Immobilien verwaltet die Deutsche TeIekom Immobilien und Services GmbH (DeTeImmobilien) für ihre Kunden, zu denen außer den Gesellschaften der Deutschen Telekom auch externe Unternehmen, beispielsweise die Deutsche Immobilien Chancen, GE und TishmanSpeyer, zählen. Damit gehört die Telekom-Tochter zu den größten Immobiliendienstleistern in Deutschland. Und sie will noch weiter wachsen: Erklärtes Ziel ist die Führungsposition in Europa.
Das Unternehmen behauptet sich in einem anspruchsvollen Markt. Aufgrund der wachsenden Bedeutung von Immobilien als Anlageform werden auch die Ertragserwartungen immer höher. Gleichzeitig verursachen Objekte, die als langfristige Kapitalanlage gebaut, gekauft oder vermietet werden, einen erheblichen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Aufwand, damit eine dauerhafte Vermietung gewährleistet ist. Hier können effiziente Informations- und Steuerungswerkzeuge helfen, die ideale Investitionsstrategie zu entwickeln und das Immobilienportfolio erfolgreich zu steuern.
Mitte 2005 beschloss DeTeImmobilien daher, eine neue Lösung für das Immobilienmanagement einzuführen. Die bisher verwendete Software, das SAP-R/3-Modul Corporate Real Estate (CRE), entsprach längst nicht mehr den Anforderungen an eine flexible Immobilienverwaltung. Forciert wurde das Vorhaben außerdem durch die Ankündigung, SAP werde die Wartung und Weiterentwicklung des Moduls im Januar 2007 einstellen.

Funktionalität und Flexibilität gaben den Ausschlag

Da DeTeImmobilien auch bei der betriebswirtschaftlichen Ressourcenplanung mit SAP-Software, SAP ERP 2005, arbeitet, lag es nahe, SAP Real Estate Management in die engere Auswahl zu nehmen. Den Ausschlag jedoch gab letztendlich die umfassende Funktionalität und das flexible Flächen- und Vertragsmanagement der Anwendung. Sie berücksichtigt unter anderem auch die komplexen Strukturen unterschiedlicher Flächenbedarfe; etwa für Verwaltung, Technik oder Lager; und kann die Flächenarten kurzfristig an die Anforderungen der Nutzer anpassen und konzernweit abbilden.
Darüber hinaus deckt SAP Real Estate Management sowohl deutsches als auch internationales Miet- und Steuerrecht ab und ist für alle Unternehmensgrößen in der Immobilienwirtschaft oder bei Corporate Services skalierbar. Das unterstützt die Wachstumspläne von DeTeImmobilien und erlaubt es, eine breite Palette von unterschiedlichen Unternehmen als Kunden anzusprechen.

Solide Basis für eine neue Service-Plattform

Mit der Einführung der Software verband DeTeImmobilien zwei Ziele. SAP Real Estate Management sollte einerseits in SAP ERP integriert werden, um den Immobilienbestand der Deutschen Telekom effizienter zu verwalten. Andererseits dient die Lösung als Basis für den Aufbau der neuen Service-Plattform REM@on. Die Plattform unterstützt sowohl interne als auch externe Kunden dabei, gewerblich genutzte Immobilien kaufmännisch zu bewirtschaften. Auf dieses Dienstleistungsportal können die Kunden online zurückgreifen, anstatt unter hohem Zeit- und Kostenaufwand eine eigene Serviceplattform zu erwerben oder zu entwickeln. REM@on liefert zudem aussagekräftige Reports, Ergebnisse und Kennzahlen für den gesamten Nutzungszeitraum einer Immobilie. Ein ausdrückliches Alleinstellungsmerkmal ist das benchmarkfähige Berichtswesen für das Facility Management der Kunden. Auf der Basis von Best-Practice-Lösungen definiert die Plattform dabei Kriterien zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung.

Eines der größten Migrationsprojekte bewältigt

In der ersten Phase des Projekts erstellte DeTeImmobilien zunächst einen Prototyp der Lösung, der das kaufmännische Immobilienmanagement, die Mietbuchhaltung sowie die Vorsteuer- und Optionssatzermittlung umfasste. Anschließend führte das Unternehmen eine Testmigration der Immobilienstammdaten und Mietverträge aus dem CRE-Modul in die neue Lösung durch und erstellte schließlich ein Migrationskonzept.
Zur Unterstützung des Systemwechsels wurde das IT-Beratungs- und Dienstleistungshaus CSC an Bord geholt, das umfangreiche Erfahrungen mit der Migration nach SAP Real Estate Management besitzt. Dieses Know-how kam DeTeImmobilien sehr zugute, denn mit der Implementierung von SAP Real Estate Management hatte das Unternehmen eines der größten Migrationsprojekte in der europäischen Immobilienbranche zu bewältigen. Die Herausforderung bestand darin, in der Nutzungssicht rund 40.000 Standorte mit 60.000 Wirtschaftseinheiten, 100.000 Gebäuden, 645.000 Grundstücks- und Gebäudeflächen, 390.000 Mietflächen und Mieteinheiten sowie zirka 290.000 Mietverträge zu migrieren.

Großes Spektrum an Prozessen abgebildet

Zugleich musste die Lösung für das breite Spektrum an Prozessen bei DeTeImmobilien ausgelegt werden – angefangen von der Stammdaten- und Vertragsverwaltung, über die Nebenkostenabrechung und Mietbuchhaltung bis hin zur Vorsteuerbearbeitung. So bildet beispielsweise die Telekom-Tochter Deutsche Funkturm Management GmbH die An- und Vermietung von Funkmasten über SAP Real Estate Management ab. Die zahlreichen Antennenstandorte besitzen selbst kaum Fläche; die Masten sind in oder an bestehenden Gebäuden installiert und werden meist mit einem Stromanschluss an die Deutsche Telekom und andere Funknetzbetreiber untervermietet. Die Systemkonfiguration musste also einerseits eine externe Fakturierung und andererseits eine interne Kostenstellenverrechnung gewährleisten.
Gemeinsam mit den Fachabteilungen von DeTeImmobilien identifizierten die CSC-Berater zunächst die Daten, die in die neue Lösung übernommen werden sollten. Die eigentliche Migration begann mit einem Fieldmapping- und Umschlüsselungsprozess, bei dem festgelegt wurde, welchen Feldern der neuen Lösung die Daten des Altsystems zugeordnet und wie die einzelnen Werte umgesetzt werden sollten. Anschließend entwickelte das CSC-Team die Ent- und Beladungsprogramme für die Datenübertragung. Drei Testmigrationen, die wiederum in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen der DeTeImmobilien durchgeführt wurden, verdeutlichten, an welchen Stellen noch nachgebessert werden musste und welche Systemanpassungen notwendig waren, um die eine oder andere Dateninkonsistenz zu bereinigen.

1.500 Anwender geschult

Aufgrund der intensiven Testphase verlief der Produktivstart im Januar 2007 dann problemlos. Auch die mehr als 1.500 potenziellen Anwender hatten mit dem Wechsel keinerlei Schwierigkeiten. Innerhalb von nur drei Monaten erlernten sie den Umgang mit der neuen Lösung. Dank der frühzeitigen und intensiven Einbindung der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen wurde die Software von Anfang an gut akzeptiert.
SAP Real Estate Management hat sich inzwischen bestens bewährt. Die Lösung bewältigt den komplexen Datenbestand von DeTeImmobilien und berücksichtigt dabei die fachlichen und systemtechnischen Anforderungen sowohl der Gesellschaften der Deutschen Telekom als auch aller externen Kunden. Besonderheiten in der Stammdatenpflege werden mit Hilfe von Validierungsregeln und automatisierten Prozessen unterstützt, konzernspezifische Anforderungen an das Datenmodell mit Z-Feldern abgebildet.
Die Anwender wissen die klaren Strukturen und die verbesserte Grafik der Software zu schätzen, die ihnen die Bedienung erleichtern. Ein weiteres großes Plus für das Unternehmen ist die Ausbaufähigkeit der Anwendung. Weitere Lösungen, etwa SAP NetWeaver Business Intelligence für ein optimiertes Berichtswesen, lassen sich problemlos integrieren. Mit SAP Real Estate Management hat DeTeImmobilien die Qualität der Informationsbereitstellung und -verarbeitung deutlich gesteigert, kann dadurch sein Immobilienportfolio optimal steuern und ist bestens für die Zukunft gerüstet.

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