Fahrplan für perfekte Logistik

1. November 2011 von Jacqueline Prause 0

SAP offered Lasf (image: Fotolia)

Kosmetikhersteller L'Oréal setzt auf SAP (Foto: Fotolia)

Die Glamour-Marke L’Oréal steht für makellose Schönheit. Doch gleichzeitig spricht der weltweit führende Kosmetikhersteller mit seinen Pflegeprodukten ein breites und vielfältiges Publikum an. Und obwohl L’Oréal-Produkte in Haushalten und Warenregalen auf der ganzen Welt zu finden sind, hebt sich das Unternehmen deutlich von der Masse ab. 2010 erzielte L’Oréal einen Umsatz von 19,5 Milliarden Euro. Seine 23 weltweiten Marken – von Hautpflegeprodukten über Haarpflege, Coloration, Make-up bis hin zu Parfüms – vertreibt das Unternehmen in 130 Ländern.

Das Programm „Integrated Supply Chain“

Hinter den Glamour-Produkten von L’Oréal verbirgt sich eine riesige und komplexe Lieferkette, die Marketing und Vertrieb auf der einen Seite und die Produktion auf der anderen Seite miteinander verbindet. Kürzlich wurde eine eigene Organisation geschaffen, um die Lieferkette zu optimieren und dem Ziel eines durchgängigen Supply Chain Management näher zu kommen. Um dieses Ziel strukturiert zu erreichen, startete L’Oréal im Januar 2010 ein fünfjähriges Programm namens Integrated Supply Chain.

Angesichts der großen Komplexität dieses Programms brauchte L’Oréal die besten Partner, um eine hohe Qualität sicherzustellen und die Risiken zu mindern. Die Entscheidung fiel auf SAP. „Zum einen arbeiteten wir bereits mit SAP-Lösungen, daher wählten wir den Anbieter, den wir bereits kannten“, erklärt Xavier Rodriguez, IT-Projektleiter bei L’Oréal. „Zum anderen sollten unsere Stakeholder wissen, dass wir in den besten Händen sind.“

L’Oréal kooperiert bereits seit 1997 mit SAP. Im Laufe der Jahre hatte der Kosmetikproduzent verschiedene SAP-Lösungen für betriebswirtschaftliche Aufgaben, aber auch für die Fertigung implementiert. Dabei galten die üblichen Konditionen. Doch beim Start des neuen Programms war L’Oréal an einer engeren Partnerschaft mit SAP interessiert: Man wollte, dass SAP das ganze Spektrum an Lösungen und ihre Integration überwacht, um das Fehlerpotenzial möglichst gering zu halten. An diesem Punkt schlug SAP den SAP Value Partnership Service vor.

Partnerschaftsservice mit messbarem Mehrwert

Der SAP Value Partnership Service wurde im Januar 2010 von der SAP Business Transformation Services Group, Teil von SAP Consulting, ins Leben gerufen. Dieses wertorientierte Partnerschaftsmodell umfasst sowohl Dienstleistungen als auch den Zugang Expertenwissen. So schöpfen Kunden das Potenzial ihrer SAP-Investitionen voll aus und entwickeln eine klare IT-Strategie, die schnell zu messbarem Mehrwert führt. Attraktiv am SAP Value Partnership Service ist vor allem, dass er Unternehmen hilft, ihre IT-Investition rentabel und wertschöpfend zu nutzen, indem sie sich wertvolle Best Practices aus ihrer Branche zunutze machen.

„Ende 2009 sollte der SAP Value Partnership Service erstmals in Frankreich starten. Damit hatten wir im richtigen Augenblick genau das passende Angebot für die Anforderungen von L’Oréal“, erinnert sich Jan-Hendrik Stricker, Principal bei SAP Business Transformation Services. Xavier Rodriguez fügt hinzu: „Grundsätzlich will ich mit allen Geschäftspartnern langfristige, wertorientierte Beziehungen aufbauen. SAP war das erste Unternehmen, das hierfür ein konkretes Konzept vorgelegt hat. Wir sind uns genau zum richtigen Zeitpunkt begegnet.“ SAP stellte drei Berater für das Integrated Supply Chain Programm ab. Zwei von ihnen kümmerten sich vor Ort um funktionale und technische Belange, während Jan-Hendrik Stricker als Verbindungsmann zwischen den beiden Unternehmen fungierte.

Gegenseitiges Vertrauen

Das Programm begann mit der Design-Phase. Die Teams beider Unternehmen arbeiteten gemeinsam daran, klare Ziele zu formulieren, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren sowie Governance-Strukturen und Kommunikationskanäle festzulegen. Außerdem entwickelten sie einen IT-Fahrplan und Leistungskennzahlen (KPIs) zur Messung des Projektfortschritts. Und vor allem hörten Jan-Hendrik Stricker und sein Team den Verantwortlichen von L’Oréal erst einmal ganz genau zu – um zu verstehen, wo die kritischen Geschäftsprobleme lagen und wie gut sie SAP-Software bereits kannten. Dann begann die eigentliche Kooperation. L’Oréal sorgte dafür, dass SAP in allen Führungsgremien auf verschiedenen Ebenen sowie in den Teams für Programm-Management und Integration vertreten war.

Die Qualität eines solchen Programms hängt von zahlreichen Faktoren ab, von denen zwei ganz besonders wichtig sind: das beiderseitige Engagement und die Informationstransparenz. Damit die SAP-Kollegen alle nötigen Informationen haben, um zeitnahe Services bereitzustellen, sind Jan-Hendrik Stricker und sein Team zu allen internen Meetings bei L’Oréal eingeladen. „Für unsere SAP-Berater stehen alle Türen offen“, so Xavier Rodriguez. „Sie haben auch Zugang zu Bereichen außerhalb des aktuellen Projektumfangs.“ Dies hat zu einigen unerwarteten Entdeckungen geführt. Laut Xavier Rodriguez decken die Teams täglich neue Potenziale auf, von denen beide Seiten profitieren können.

Mit diesem Knowhow hat das SAP-Team das Vertrauen von L’Oréal gewonnen und wurde gleich mit weiteren Geschäftsanforderungen betraut. Daraufhin stockte SAP das Team um weitere 22 Experten aus verschiedenen Fachbereichen auf, die auf integriertes Supply Chain Management spezialisiert sind. Sie können entweder spontan oder nach Kundenbedarf eingeschaltet werden.

Und was kommt nach dem Programm?

Als einer der ersten Anwender des SAP Value Partnership Service erhielt L’Oréal die Möglichkeit, den Erfolg der Partnerschaft genau zu messen und zu reflektieren. Hierzu definierten die beiden Unternehmen 14 KPIs. Dabei wurde auch die Anzahl der Geschäftsprobleme und der Zeitaufwand bis zur Lösung des jeweiligen Problems festgelegt. „Mithilfe der KPIs kann ich prüfen, ob wir genügend Kapazität vor Ort haben und ob wir neue Aufgaben effizient angehen“, erklärt Jan-Hendrik Stricker. Seine Berater fordert er auf sicherzustellen, dass ihre Empfehlungen richtig verstanden und umgesetzt werden. „Sonst kann es passieren, dass unsere Empfehlungen in einer Schublade landen und die Kunden sie erst dann lesen, wenn sie irgendwann dazu kommen. Wir müssen Einfluss auf die Entscheidungsprozesse des Kunden nehmen.“

Xavier Rodriguez und Jan-Hendrik Stricker treffen sich einmal im Monat, um den Projektfortschritt zu überprüfen und Prioritäten neu zu ordnen. Alle zwei bis drei Monate treffen sie sich darüber hinaus mit dem CIO von L’Oréal zu einem ähnlichen Gespräch.

Die Design-Phase des Programms ist zu einem erfolgreichen Abschluss gekommen. Drei Faktoren waren hierfür maßgeblich:

1. Gute Berater: Um es in Jan-Hendrik Strickers Worten zu sagen: „Der SAP Value Partnership Service steht und fällt mit der Qualität der Berater.“

2. Klare Richtlinien: Rolle und Verantwortlichkeiten der Partner, die Bereitstellung der Leistungen, Evaluierungsmaßnahmen und die Berichtsstruktur sind alle klar definiert. Es war auch entscheidend, dass L’Oréal mit Jan-Hendrik Stricker einen Hauptansprechpartner hatte. „SAP ist eine komplexe Organisation, doch diese Komplexität ist nicht mehr spürbar, wenn Sie mit einem einzigen Ansprechpartner verhandeln“, erklärt Xavier Rodriguez.

3. Effektive Kommunikation: Die Teams treffen sich regelmäßig zu Meetings, tauschen sich über den bisherigen Projektfortschritt aus und stehen auf allen Ebenen im engen Dialog. Da SAP in alle Aspekte des Programms involviert war, konnten außerdem weitere Probleme zum beiderseitigen Nutzen gelöst werden.

In der nächsten Phase wollen L’Oréal und SAP eine neue Stufe der gemeinsamen Innovation erreichen. „Die SAP-Berater sollen unsere Anforderungen so gut verstehen, dass sie bereits vor uns unseren Bedarf erkennen und Lösungsvorschläge unterbreiten“, meint Xavier Rodriguez. Damit ist die Geschichte jedoch noch nicht zu Ende. Nach dem bisherigen Erfolg will L’Oréal die Partnerschaft nun auch auf andere Bereiche ausdehnen. „Ich bin sicher, dass wir den SAP Value Partnership Service auch auf anderen Gebieten anwenden können, die für L’Oréal von Interesse sind“, so Jan-Hendrik Stricker. „Wir wären dadurch noch stärker bei L’Oréal etabliert und könnten unsere Partnerschaft vertiefen.“

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