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Managed Services: Chancen und Herausforderungen richtig abschätzen

8. April 2013 von Anja Paschke-Hess 0

Die Anforderungen an IT-Abteilungen wachsen kontinuierlich. Eine Auslagerung ausgewählter Prozesse und Bereiche kann hier Freiräume und Entlastung bringen. Dazu ist aber nicht nur der geeignete Partner erforderlich, sondern auch eine Vielzahl von Fähigkeiten in der eigenen Organisation. Welche, zeigt der SAP-Partner Ciber im Überblick.

Moderne IT-Organisationen stehen heute vor vielfältigen Aufgaben. Die Technik entwickelt sich in rasantem Tempo und stellt den IT-Abteilungen immer neue Fragen rund um wichtige Themen wie Cloud Computing, App Economy, Social Networks, In-Memory-Computing, Big Data, Augmented Reality oder Gamification. Zudem verändern sich die Erwartungen der Fachabteilungen. Diese verstehen sich als Kunden der IT und fordern von dort Antworten auf Trends wie Globalisierung, demografischer Wandel oder Nachhaltigkeit. Gleichzeitig nehmen die Qualitätsanforderungen an die IT-Abteilungen stetig zu. Neben skalierbaren Lösungen und einem effektiven Kostenmanagement wird heute auch die Konzentration auf Businessthemen und Innovationen erwartet.

IT-Outsourcing bietet vielfältige Chancen …

Um diesen wichtigen Herausforderungen zu begegnen, kann die IT beispielsweise gewisse Aufgaben an externe Dienstleister auslagern. Ein solches IT-Outsourcing bringt eine Vielzahl von Chancen mit sich:

  • Zugang zum Prozess- und Projekt-Know-how des Dienstleisters mit der Möglichkeit eines Know-how-Transfers
  • Freiräume, um Geschäftsanforderungen und Systemlandschaft aufeinander abzustimmen
  • Hohe Transparenz erbrachter IT-Dienstleistungen und bessere Voraussagbarkeit der IT-Kosten
  • Professionelle Dienstleistungen nach dem ITIL-Standard (IT Infrastructure Library)
  • Flexibilisierung der Kostenstrukturen durch Near- und Offshore-Delivery-Modelle; dadurch Anpassung der Kapazitäten an tatsächlichen Bedarf Zugang zu Expertise bezüglich zukunftsorientierter Technologien
  • Teilhabe an den strategischen Partnerschaften des Dienstleisters
  • Vorteile in Bezug auf Infrastrukturservices, etwa in puncto hochverfügbare, redundante Rechenzentren
  • Unterstützung durch hoch spezialisierte Supportteams
… stellt jedoch auch Anforderungen an die eigene IT

Beim IT-Outsourcing handeln viele Unternehmen nach einer klaren Regel: Alles, was nicht zu den Kernkompetenzen oder geschäftskritischen Prozessen gehört und sich auch kostengünstiger beziehen lässt, kann ausgelagert werden. Doch ganz so einfach ist es nicht. „Neben dem passenden Partner sind auch in der eigenen IT eine Vielzahl von Fähigkeiten gefragt, damit das geplante IT-Outsourcing erfolgreich umgesetzt werden kann“, merkt daher Ioannis Liappas an, bei der Ciber Managed Services GmbH für Management Consulting und die strategische Ausrichtung der Sparte verantwortlich.

„Was will ich mit dem IT-Outsourcing erreichen? Um dies zu beantworten, muss die IT-Abteilung beispielsweise strategische Geschäftsziele mit in ihre Überlegungen einbeziehen“, so Liappas weiter. Geht es darum, interner Dienstleister oder Innovationsmotor zu sein? Stehen niedrige Kosten, stabile Prozesse, Flexibilität oder Qualität im Vordergrund? Es gilt, die passende Strategie zu entwickeln und zu definieren, welche Prozesse oder Services ausgelagert werden sollen. Dann folgt die Suche nach dem passenden Partner. Auch diesen Schritt sollte die IT wirkungsvoll begleiten, indem sie etwa die entsprechenden Ausschreibungen vorbereitet und durchführt.

Ziele und Strukturen definieren, Leistung überwachen

„Ist der Partner gefunden, müssen Strukturen und Prozesse für eine erfolgreiche Zusammenarbeit geschaffen werden“, fährt Liappas fort. Wichtig ist hierbei, klar festgelegte Verantwortlichkeiten und Rolleninhalte zu definieren und auf eine paritätische Besetzung auf Kunden- und Lieferantenseite zu achten. In Treffen mit fest definierten Teilnehmern, klarem Themenfokus und regelmäßiger Frequenz sind die operativen, taktischen und strategischen Fragen zu klären.

Anschließend gilt es, den geschlossenen Vertrag mit Leben zu füllen. In diesem Prozess ist der IT-Bereich maßgeblich daran beteiligt, die aus dem Vertrag resultierenden Finanztransaktionen wie Servicegebühren, Material- oder Projektkosten zu überschauen und die Lieferanten zu steuern und zu bewerten. Dazu zählt auch das Management der Service-Level-Vereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs), bei dem die definierten Ziele überwacht und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten auf allen Ebenen koordiniert wird. Des Weiteren ist der Vertrag gegebenenfalls sich ändernden Anforderungen anzupassen.

Nicht zuletzt stellt auch die Übergabe der Services an den ausgewählten Dienstleister hohe Anforderungen an die eigene IT-Organisation. Denn neben Planung und Durchführung des Outsourcingprojekts muss die IT die neuen Strukturen und Spielregeln auch erfolgreich einführen und die ausgelagerten Services später testen und beurteilen können. „Die IT-Organisation unterliegt damit oftmals einem enormen Wandlungsprozess: weg vom operativen Leistungserbringer hin zu einem Partner auf Augenhöhe. Und das gilt sowohl in Bezug auf die internen Kunden und Manager als auch im Hinblick auf die externen Lieferanten“, fasst Liappas abschließend die Herausforderungen an die IT noch einmal zusammen.

Weitere Informationen:
Hier mehr über den SAP-Partner Ciber erfahren.

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