Materialdaten automatisch gepflegt

Feature | 18. Februar 2003 von admin 0

Anforderungsformular

Anforderungsformular

Motorola Semiconductor Products Sector (SPS), mit Sitz in Austin, Texas, ist ein führender Hersteller von Halbleitern. Das Unternehmen ist weltweit aktiv und beschäftigt mehr als 26.000 Mitarbeiter. Wie für große Unternehmen oftmals typisch, waren die Materialwirtschaftsprozesse (MM) bei Motorola SPS über die verschiedenen Regionen und Unternehmensteile hinweg unterschiedlich. Die Datenqualität ließ zu wünschen übrig, und die Zykluszeit der Materialwirtschaftsprozesse wurde in Wochen gemessen. Um diese Defizite zu beseitigen, entschloss sich Motorola SPS die Materialstammpflege im Unternehmen zu automatisieren. Implementiert wurde diese Funktionalität als Teil mehrerer getrennter Implementierungsprojekte, die über einen Zeitraum von zwei Jahren hinweg realisiert wurden.
Die einzelnen Projekte umfassten auch wichtige andere SAP-R/3-Funktionalitäten, darunter Finanzwesen, Hauptbuchhaltung, Beschaffung, Stücklisten, Dokumenten- und Lieferantenverwaltung. Derzeit ist bei Motorola SPS die SAP R/3-Version 4.6c mit rund 8.000 Benutzern weltweit produktiv. Das Unternehmen hat zahlreiche Komponenten ganz oder teilweise eingeführt. Außerdem bestehen bei Motorola produktive Implementierungen des SAP Business Information Warehouse (SAP BW) sowie des SAP Advanced Planner and Optimizer (APO). Bei künftigen Implementierungen folgen die Materialsichten für Kalkulation, Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Lagerverwaltung. Außerdem führt das Unternehmen die Module für Bestandsführung, Produktkalkulation sowie Vertrieb/Versand ein. Motorola SPS befindet sich somit auf dem Weg zu einem kompletten Supply Chain Management mit SAP-Produkten.

Dezentraler Ansatz bei MM

Bei der Implementierung seiner MM-Strategie verwendete Motorola SPS einen dezentralen Ansatz. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass die Personen, die für die Daten verantwortlich sind, ihre Materialstammdaten mit dem SAP-Tool WebFlow über allgemeine, automatisierte Geschäftsprozesse pflegen können. Derzeit besteht die Materialstamm-Implementierung bei Motorola SPS aus den Materialstammsichten Grunddaten 1 und 2, Einkauf, Einkaufsbestelltext, Disposition 1 – 4, Allgemeine Werksdaten/Lager 1 und 2 und Buchhaltung.
Im ersten Arbeitsschritt galt es, einen webfähigen Standardprozess für die Pflege der MM-Grunddatensicht bereitzustellen, der sich in seiner Funktionalität an dem bei Motorola SPS bereits bestehenden Web-System orientieren sollte. Das Unternehmen entschloss sich dazu, eine angepasste IAC-Transaktion (IAC = Internet Application Component) zu verwenden, um Daten aufzuzeichnen. Außerdem wurde ein webfähiger Workflow eingerichtet, um Daten zu validieren und zu überprüfen. Als Webschnittstelle zwischen IAC und dem SAP-R/3-System dient der SAP Internet Transaction Server (ITS).
Die IAC-Transaktion von Motorola SPS besteht aus 80 ABAP-Dynpros, die MM-, Beleg- und Stücklistenfunktionen unterstützen. Für jeden dieser ABAP-Dynpros existiert ein entsprechendes Web-Formular, das mit dem SAP Web Studio erstellt und angepasst wurde. Die IAC-Transaktion kombiniert ABAP-Dynpros zu einer Anforderungsmaske. Im ersten Schritt wurden 90 verschiedene dieser Anforderungen unterstützt. Die Anforderungsdaten speichert das SAP-R/3-System in Kundentabellen (Z).

Anforderungsprozess

Anforderungsprozess

Hat ein Anwender eine Materialanforderung erstellt, muss sie überprüft und genehmigt werden. Die Mitarbeiter von Motorola SPS ermitteln aufgrund zugeordneter Stellen beziehungsweise Funktionen und Geschäftsregeln, wer für die Genehmigung einer Anforderung zuständig ist. Dieser Prozess wird von einem eigens angepassten SAP-R/3-Workflow automatisiert und standardisiert. Dabei verwenden alle 90 verschiedenen Anforderungen denselben Workflow. Dieser Workflow ist webfähig und basiert wiederum auf derselben IAC und auf denselben Servicedateien, die das Unternehmen nutzt, um die Daten zur Überprüfung bereitzustellen. Der erste Schritt der Softwareumstellung hatte einen engen Zeitrahmen von nur vier Monaten und wurde Mitte August 2000 mit etwa 3.000 Benutzern weltweit produktiv.

Standard für Anlege- und Änderungsprozesse entwickelt

Ebenfalls im ersten Schritt hatte Motorola SPS einen Standardprozess für Anlege- und Änderungsvorgänge im (MM) implementiert. Die Daten mussten jedoch manuell von der Anforderungsmaske in das SAP-R/3-System übertragen werden. Dieses Verfahren verlängerte die Bearbeitungszeit, verursachte Fehler und verbrauchte Ressourcen. Die Daten sollten deshalb automatisch aus der genehmigten Anforderung in das SAP-R/3-System übertragen werden. Vorraussetzung für eine Automatisierung ist jedoch, dass die Daten gepflegt sind. Nur dann akzeptiert sie das SAP-R/3-System automatisiert und legt die Grunddatensicht für das Material an.
In einem zweiten Schritt erweiterte Motorola SPS deshalb den ABAP-Code, der benötigt wird, um die Geschäftsregeln durchzusetzen und die Daten zu prüfen. Dadurch werden die Validierungsprogramme bei der Navigation der Anwender zwischen den Web-Formularen automatisch aufgerufen. Findet das System einen Fehler, kann der Benutzer das Formular nicht verlassen, bevor der Fehler behoben ist. Außerdem wurden zu vielen der vorhandenen Felder neue Datenelemente und Domänen hinzugefügt. Durch die Änderungen im Data-Dictionary und die Durchsetzung der Geschäftsregeln wurden jetzt über 70 Prozent der Anforderungsfelder validiert.
Um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten den Regeln des SAP-R/3-Materialwirtschaftssystems entsprechen, wurden die Validierungsprozesse in das Anforderungsverfahren integriert. Motorola SPS entwickelte eine automatisierte Schnittstelle zwischen der IAC-Transaktion und dem SAP-R/3-System. Diese Schnittstelle verwendet einen ABAP-RFC, um die Validierung in SAP-R/3-MM durchzuführen. Über einen weiteren RFC werden die benötigten Daten an die SAP-R/3-Transaktion “Material anlegen” übergeben. Der zweite Schritt der Softwareumstellung ging im Januar 2001 produktiv, die Automatisierungsschnittstelle folgte im September 2001. Durch die mit der Automatisierung verbundene zusätzliche Datenvalidierung wurden jetzt mehr als 95 Prozent der Felder im Materialwirtschaftssystem geprüft. Motorola SPS verfügte somit über einen vollständig automatisierten Web-Prozess für die Materialbearbeitung.

Beschaffungssichten für neu verzeichnete Materialien

Für die Beschaffungsmasken entwickelte Motorola SPS zwei Workflows, die vorhandene SAP-R/3-MM-Funktionen verwenden. Einer dieser Workflows dient dazu, die Beschaffungssichten für Materialien anzulegen, die neu in das Verzeichnis aufgenommen werden. Der zweite Workflow fügt die Beschaffungssichten für bereits gelistete Materialien hinzu oder erweitert diese. SAP-R/3-MM ist so konfiguriert, dass für Materialien eine Grunddatensicht vorhanden sein muss, bevor weitere Masken angelegt werden können. Deshalb wurde das erfolgreiche Anlegen einer Grunddatensicht als Ereignis festgelegt, welches den Workflow zum Anlegen des Materials aus Beschaffungssicht auslöst. Eine von Motorola SPS definierte Rolle mit entsprechenden Zuständigkeiten stellt sicher, dass Workflow-Aufträge an diejenigen Benutzer übermittelt werden, die sie ausführen sollen.
Beide Workflows (Anlegen und Erweitern) verwenden die SAP-R/3-Transaktion “Material anlegen”. Die Anwender sehen bei Ausführung des Workflows die SAP-R/3-Masken zum Anlegen von Materialien. Die Beschaffungsmasken sind jedoch von Werk zu Werk unterschiedlich. Motorola SPS stellte aber fest, dass viele der Materialattributwerte für die Beschaffung aller Werke identisch sind. Um zu vermeiden, dass Benutzer Daten mehrfach erfassen müssen, integrierte Motorola SPS eine ABAP Batch Data Conversion (BDC) in die Workflow-Aufgabe. Diese BDC sichert die für ein Werk erfassten Daten und füllt alle weiteren Sichten damit. Anwender können so alle Daten in den Masken überprüfen und ändern, bevor sie die Masken speichern. Dieser Umstellungsschritt wurde im April 2002 mit über 4.000 neuen Anwendern produktiv. Seither ermöglicht es der automatisierte Materialwirtschaftsprozess des Systems, dass acht Administratoren die Materialanforderungen in der Beschaffung für das gesamte Unternehmen unterstützen. Diese Administratoren bearbeiten im Durchschnitt 300 Workflows pro Monat.
Zu den Projektergebnissen im letzen Schritt der Softwareumstellung gehörte es auch, SAP-APO-Funktionalitäten (SAP Advanced Planner and Optimizer) einzurichten. Das erforderte die Pflege der MRP-Sichten (MRP: Material Requirements Planning). Auf Basis des MM-Workflow-Designs für die Beschaffung aus dem vorangegangenen Schritt wurde ein eigener Workflow entwickelt, um die MRP-Sichten anzulegen. Auch dieser Workflow nutzt die vorhandene SAP-R/3-Transaktion “Material anlegen”. Er wird ausgelöst, sobald eine Grunddatensicht für eine geplante Materialart angelegt wird. Dieser letzte Schritt der Softwareumstellung wurde Mitte August 2002 mit etwa 400 neuen SAP-R/3-Anwendern produktiv.

Konsistent und zuverlässig

Verbesserung von Zykluszeit und Nachbearbeitungsrate

Verbesserung von Zykluszeit und Nachbearbeitungsrate

Der MM-Web-Anforderungsprozess wird bei Motorola SPS im Schnitt 630-mal pro Monat ausgeführt und unterstützt durchschnittlich 1100 Materialanlegevorgänge pro Monat. Gegenüber dem ursprünglichen System konnte das Unternehmen die durchschnittliche Zykluszeit, die für das Anlegen der Grunddatensicht eines Materials erforderlich ist, um 66 Prozent reduzieren. Außerdem konnte die Nachbearbeitungsrate deutlich gesenkt werden, obwohl das System mit jedem Entwicklungsschritt komplexer wurde.

Dan Harmon

Dan Harmon

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