Mehr Aufträge in gleicher Zeit

Feature | 26. November 2008 von admin 0

Dagmar Daxenberger und Johannes Teriete bei der Preisverleihung des „Großen Preis des Mittelstandes“ Foto: Rudolf Ostermann GmbH

Zum Kundenservice des Unternehmens aus Bocholt zählen mehr als 12.000 vorrätige Produkte, ein 24-Stunden-Lieferservice sowie maßgeschneiderte Lieferungen auch bei kleinsten Abnahmemengen.

Mit seinen Niederlassungen in den Niederlanden, Italien und Frankreich erschließt Ostermann zunehmend internationale Märkte. Die internen IT-Strukturen konnten die komplexeren Geschäftsprozesse jedoch nicht mehr adäquat abbilden. Der Versandhändler suchte deshalb nach einer Software-Lösung,

  • die mehrere Niederlassungen verwaltet,
  • mehrsprachig ist,
  • die Stammdatenpflege erleichtert,
  • die Kommunikation mit Kunden unterstützt und
  • einen besseren Kundenservice ermöglicht.

Gefunden hat Ostermann all dies in SAP ERP. Zusammen mit der SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme GmbH hat das Unternehmen die integrierte, international standardisierte Anwendung in nur fünf Monaten implementiert. Das Einführungspaket setzte sich aus dem vorkonfigurierten Branchenpaket Steeb Fix ERP sowie aus Steeb Fix CIC (Customer Interaction Center) zusammen.

Ein System für alle

Ausgezeichnetes Unternehmen

Nach dem Erreichen der Endrunde im Jahr 2007 wurde der Versandhändler 2008 beim „Großen Preis des Mittelstandes“ als Finalist ausgezeichnet. Prämiert werden Unternehmen für hervorragende Gesamtentwicklung, sichere sowie neue Arbeits- und Ausbildungsplätze, Innovationen, Engagement in der Region sowie Service und Kundennähe. Die Rudolf Ostermann GmbH steigerte in den vergangenen vier Jahren ihren Umsatz um 76 Prozent auf 67 Millionen Euro und schuf 86 zusätzliche Arbeitsplätze.

„Bei dem Einführungsprojekt standen wir vor drei zentralen Herausforderungen: Erstens sollten unsere Mitarbeiter schnell mit der neuen Lösung SAP ERP arbeiten können. Zweitens mussten wir unsere komplexer gewordenen Geschäftsprozesse mit den standardisierten SAP-Prozessen abstimmen. Und drittens wollten wir unseren Auftragseingang weiter optimieren“, berichtet Johannes Teriete von der TERIETE IT-Beratung und externer Projektleiter bei Ostermann.

Den etwa 200 Nutzern stehen nun die SAP-Anwendungen für Rechnungswesen und Controlling, Auftragseingang, Bestellung und Disposition, Konfektionierung, Lagerung und Kommissionierung, Lieferung und Versand zur Verfügung. Vom Kundenanruf über die Auftragserfassung bis hin zu Kommissionierung und Versand – jeder Schritt erfolgt medienbruchfrei im gleichen System. Alle unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse werden elektronisch abgebildet. SAP ERP wird in allen Niederlassungen eingesetzt.

Transparente Kundendaten durch zentrales Cockpit

Die wichtigste Vertriebssäule bei Ostermann ist der Telefonverkauf. Bei der Einführung von SAP ERP wurde deshalb zusätzlich auch eine neue Automatic-Call-Distribution-(ACD)-Lösung des Steeb-Partners Cycos AG installiert, die direkt mit dem SAP-System verknüpft ist. Diese so genannte Computer Telephony Integration (Rechner-Telefonie-Integration) bildet die Basis für einen schnellen telefonischen Verkauf. Die darauf aufbauende Lösung ist das Customer Interaction Center, eine Komponente von SAP CRM.

Als zentrales Cockpit für alle Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst sorgt es dafür, dass bei jedem eingehenden Kundenanruf alle relevanten Stammdaten wie Adresse, Bankdaten oder Zahlungsbedingungen auf dem Bildschirm angezeigt werden. Somit sind alle Kundeninformationen mit einem Klick verfügbar und weiter zu verarbeiten.

Während vor der SAP-Umstellung jeder Auftrag in verschiedenen Systemen nachgearbeitet werden musste, entfallen diese Arbeitsschritte nun. Die Mitarbeiter können dadurch noch mehr Aufträge in der gleichen Zeit annehmen. Zudem erfolgt die Bearbeitung des Auftragseingangs deutlich schneller.

„Die neue integrierte SAP-Lösung erhöht unsere Transparenz und Effizienz. Wir haben die notwendige IT-Struktur für weiteres profitables Wachstum im Inland und im europäischen Ausland geschaffen”, zeigt sich Dagmar Daxenberger, Geschäftsführerin von Ostermann, zufrieden.

Rudolf Ostermann GmbH

Die Rudolf Ostermann GmbH ist der größte europäische Versandhändler von Umleimern und Beschlägen für das holzverarbeitende Gewerbe. Zu den Kunden zählen vor allem Schreinereien und Tischlereien. Seit dem Jahr 1992 hat die Firma jährliche Umsatzzuwächse von durchschnittlich mehr als 15 Prozent. Heute arbeiten 220 Mitarbeiter für das Unternehmen.

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