Mehrwert nutzen mit myTDS.Service

Feature | 19. Dezember 2003 von admin 0

Auch wenn die Problematik bekannt ist, Service-Unternehmen bearbeiten ihre Leistungen, wie Angebot, Auftrag oder Faktura, trotz immer komplexer werdender Anforderungen immer noch in unterschiedlichen Applikationen und Ablagen. „Um Prozesse durchgängig auszuwerten und Rechnungen zu stellen, müssen zuerst heterogene Systemlandschaften manuell miteinander verknüpft werden“, beschreibt Lutz Lambrecht, Bereichsleiter SAP-Beratung der TDS AG, die Defizite. Inzwischen hat aber ein Umdenken eingesetzt, denn viele Firmen haben ihre Service-Prozesse als kritische Erfolgsfaktoren identifiziert – ein Umstand, der – will man weiter erfolgreich und wettbewerbsfähig bleiben – der Optimierung dieser Prozesse eine besondere Bedeutung zukommen lässt. „Anbieter von IT-, Versicherungs- und Bau-Dienstleistungen, aber auch Service-Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau stehen unter hohem Kostendruck. Sie müssen also ihre Projekte und Dienstleistungen schnell, transparent und vor allem mit minimalem Aufwand abrechnen können“, erläutert Bereichsleiter Lutz Lambrecht weiter. Dienstleister stoßen hier – schon allein aus systemtechnischen Gründen – schnell an Grenzen, um ihre Prozesse durchgängig auszuwerten und Rechnungen zu stellen. „Mittelständische Dienstleistungsunternehmen“, fährt Lambrecht fort, „brauchen deshalb IT-Lösungen wie die qualifizierte mySAP-All-in-One-Lösung myTDS.Service, die ihre Prozessketten vom Angebot bis zur Faktura abbilden und unter anderem eine vollautomatische Leistungsverrechnung ermöglichen.“

Unterlagen auf Knopfdruck

Dienstleister überwachen und verwalten mit der Branchenlösung myTDS.Service, die auf dem aktuellen SAP Release 4.6C basiert, den gesamten Prozess von Angebot und Auftrag über die Leistungserfassung bis hin zur Rechnungsstellung. Die Abwicklung des gesamten Prozesses erfolgt durchgängig in SAP R/3. Die Branchenlösung basiert dem Neckarsulmer SAP Business Partner zufolge im Wesentlichen auf den drei Basisprozessen „Aufwandsbezogene Leistungsabrechnung“, „Festpreisabrechnung“ sowie „Materialbezogene Serviceabwicklung mit Serviceaufträgen“. Unabhängig davon können innerhalb dieser Prozesse verschiedene Funktionen in myTDS.Service ausgeführt werden. So werden beispielsweise Leistungen über das Arbeitszeitblatt (CATS) erfasst und abgerechnet, ebenso wie Einmalaufträge oder periodische Leistungen, zum Beispiel Wartung und Miete. Lambrecht erläutert die Vorteile der Branchenlösung am Beispiel der aufwandsbezogenen Leistungsabrechnung. So könnten Mitarbeiter jetzt ihre Zeiten direkt über das Arbeitszeitblatt CATS in das SAP-System eingeben und müssen die Daten nicht mehr umständlich über individuelle Vorlagen wie Word oder Excel einpflegen. CATS schlägt, je nach Arbeitsvorrat, automatisch eine Zuordnung zwischen Mitarbeiter und Projekt vor, so dass dieser nur seine wirklich erbrachten Leistungen buchen kann, was gleichzeitig die Eingabe vereinfacht. Externe Beratungsleistungen werden über das Modul MM (Dienstleistungsbestellungen) abgebildet und ebenfalls über CATS eingebucht. Über zusätzliche Infofelder werden beispielsweise Identitätsnummern bei Call-Center-Aktivitäten oder zur Auswertung von Beratungsleistungen gepflegt und ausgewertet. Zudem vereinfacht der Dynamische-Posten-Prozessor (DPP) die Abrechnung für unterschiedliche Mitarbeitergruppen, denn mittels entsprechender Zuweisung wird eine aufwandsbezogene Faktura automatisch erzeugt.
Rechnet ein Dienstleister dagegen nach Festpreis ab, so erfolgt dies nach Angaben von TDS über die Position im entsprechenden Vertriebsauftrag beziehungsweise -kontrakt. Das System legt dann im Fakturaplan (Zahlungsplan) Unterpositionen wie Anzahlungsanforderung, Teilfaktura und Schlussrechnung mit Bezug zur Projektstrukturelement-Nummer im Projekt automatisch an. Dabei können die Leistungen wahlweise über Internet oder Intranet direkt erfasst werden. Durch die Integrationsfähigkeit der Lösung werden dem Neckarsulmer SAP Business Partner zufolge Dateninkonsistenzen oder Datenredundanzen vermieden, zudem können bestehende Schnittstellen zu Subsystemen abgebaut werden. Vertragsunterlagen, Arbeitszeitblätter und Buchhaltungsbelege stehen damit auf Knopfdruck zur Verfügung und müssen nicht zeitaufwändig gesucht werden. Die Branchenlösung myTDS.Service listet überdies Aufträge übersichtlich auf und sorgt dafür, dass alle erbrachten Leistungen in Rechnung gestellt werden. Für die Controlling-Abteilung reduziere sich damit der organisatorische Aufwand deutlich, bilanziert Lutz Lambrecht.

Dokumente managen

„Ein Problem“, das gibt Lambrecht unumwunden zu, „war die Gesamtdarstellung aller im Rahmen eines Service-Projektes anfallenden Belege, Dokumente und Leistungen, von der Auftragserteilung bis zur Faktura. Diese liegen ja in zum Teil völlig unterschiedlichen Dateiformaten vor.“ Die effiziente Verwaltung von Dokumenten und deren Historie ist laut Lambrecht also gerade bei den papierintensiven Prozessen von Service-Firmen ein kritischer Erfolgsfaktor. Die Lösung fand TDS schließlich in der vom SAP Global Software Partner IXOS Software angebotenen Dokumentenmanagement-Lösung DocuLink, die alle im Rahmen eines Projektes anfallenden Dokumente der verschiedensten Formate (PDF-, Word- und Exceldateien) strukturiert darstellt und so die gesamte Prozesskette vom Angebot bis zur Rechnung abbildet. Die Basis für den Aufbau einer Gesamtübersicht in DocuLink kann frei definiert werden, voreingestellt ist lediglich die Kundennummer.
„Der langjährige TDS-Partner IXOS stand auch bei der Entwicklung der Branchenlösung Pate, denn die Branchenlösung myTDS.Service für Dienstleister ist aus einer Integration des Produktes IXOS DocuLink im Rahmen einer Implementierung der SAP-Module Projektsystem (PS), Vertrieb (SD) und CATS bei IXOS hervorgegangen“, erklärt Lambrecht. Bei einer Untersuchung der Prozesse fanden die Experten von TDS heraus, dass in einem Subsystem erfasste Leistungsdaten über eine Schnittstelle in das SAP-System übergeben wurden. Diese mussten wieder über eigene Berichte ausgewertet werden. „Das Ende vom Lied war, dass erst aus einem manuell angelegten Auftrag eine Faktura erzeugt werden konnte“, erinnert sich Thorsten Fassnacht, Professional Service Manager bei IXOS. „Dieses umständliche Szenario wollten wir durch weitgehend automatisierte Prozesse ablösen“, so Thorsten Fassnacht weiter. Ziel war nicht nur, sämtliche Daten künftig in SAP zu pflegen, sondern auch die Leistungen automatisch zu fakturieren. Das Münchener Software-Unternehmen konnte somit den Monatsabschluss für Ausgangsfakturen von etwa zehn bis zwölf Tagen auf vier bis fünf Tage reduzieren, „eine deutliche Verbesserung, die zudem Kosten spart“, freut sich Fassnacht. Als Fazit kommt Fassnacht zu dem Schluss „Dokumente, ganz egal ob gescannte Belege, E-Mails, Office-Dokumente, erzeugte Rechnungen oder sonstige, sind nach wie vor zentraler Dreh- und Angelpunkt unserer Prozesse – dieser Tatsache wurde in unserer Lösung Sorge getragen. Berater, Manager und Back-Office haben jederzeit einfachen und schnellen Zugriff auf alle Dokumente im Prozess.“ So entstand gemeinsam mit den IXOS-Experten mit myTDS.Service das erste dokumentenzentrierte Lösungspaket für Service-Provider.

Preis trifft Leistung

Die voreingestellte und qualifizierte mySAP-All-in-One-Lösung myTDS.Service ist dabei speziell auf Bedürfnisse mittelständischer Service-Unternehmen zugeschnitten. Zum Beleg führt TDS beispielhaft die Anforderungen an die Hardware bei 80 Usern an und fügt darauf basierend eine Modellrechnung hinzu. Bei der Hardwareausstattung reichen drei CPUs bei vier GB Arbeitsspeicher und einem Nettoplattenplatz von 70 GB unter Einsatz einer kostenlosen SAP-Datenbank. Als Betriebssystem ist Windows 2003 installiert. Laut der Modellrechnung (80 User) des Neckarsulmer IT-Unternehmens kostet eine Standardimplementierung hier rund 410.000 Euro. Grundlage der Berechnungen ist eine Implementierungszeit zwischen drei und fünf Monaten bei 150 Personentagen und einem Team von insgesamt drei Beratern. Die Consultingleistungen setzt TDS mit 192.000 Euro an, die SAP- und IXOS-DocuLink-Lizenzen werden mit rund 217.000 Euro veranschlagt. Im Preis enthalten sind der Aufbau des Templates, die Anbindung an einen IST-Webserver sowie zwei Tage Key-User-Schulungen. Die SAP-Lizenzen bietet TDS auch zur Miete an, kundenspezifische Einstellungen gibt es gegen Aufpreis. „Gemessen an der Leistungsfähigkeit und dem Funktionsumfang unserer Lösung ist dies ein wirklich attraktiver Preis“, schließt Lambrecht.

Weitere Informationen:

www.tds.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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