Mit it.engine ist jetzt noch viel mehr Luft drin

Feature | 13. Juli 2005 von admin 0

Seit über 80 Jahren plant, entwickelt, produziert, vertreibt und betreut BOGE die Druckluftversorgung für Kunden aus Anlagenbau, Industrie und Handwerk. Das Produktportfolio des dynamischen Mittelständlers umfasst Kolben-, Schrauben-, Turbokompressoren, Druckluftsysteme und Individuallösungen. Philosophie und Erfolgsrezept des Unternehmens sind verlässliche Produkte auf Basis modernster Technologie und konsequente Kundenorientierung mit einem Full-Service-Angebot. Das hat das Bielefelder Unternehmen in Deutschland zu einem der Branchenführer aufsteigen lassen. Mit rund 500 Mitarbeitern erwirtschaftete der Maschinenbauer im Geschäftsjahr 2004 einen Umsatz von 78 Millionen Euro. Weltweit ist BOGE in mehr als 80 Ländern vertreten.

Zukunftsfähige Branchenlösung war gefragt

Das Unternehmen arbeitete bisher mit einer heterogenen Softwarelandschaft, bestehend aus einem System für das Rechnungs- und Personalwesen (MEGA) sowie einer selbst entwickelten Logistiklösung für Auftragsabwicklung, Material- und Lagerwirtschaft. „Die Systeme waren zwar über Schnittstellen verbunden“, sagt Thorsten Meier, Leiter Informationsmanagement/Controlling bei BOGE, „jedoch waren integrierte Arbeitsprozesse, etwa zwischen Vertrieb und Verwaltung, nur eingeschränkt möglich.“ Hinzu kamen gestiegene Anforderungen der Abnehmer, beispielsweise der Wunsch nach elektronischer Anbindung an die Kunden-Systeme mittels EDI (Electronic Data Interchange). Diese mussten laut Thorsten Meier mit im Altsystem noch aufwändig „von Hand programmiert werden“.
Bei BOGE trug man sich deshalb seit 2001 mit Überlegungen, eine neue Unternehmenssoftware einzuführen. Als bekannt wurde, dass der Support für das Altsystem eingestellt wird, beschloss man, sowohl die veraltete betriebswirtschaftliche Software als auch die Logistiklösung zugunsten einer integrierten Branchenanwendung für den Maschinenbau abzulösen.

Mehrstufiger Auswahlprozess

Zentrale Anforderungen des Kompressorenherstellers an die neue Unternehmenssoftware waren Investitionssicherheit, Zukunftsfähigkeit und Skalierbarkeit. Sie musste voreingestellt sein und wichtige Kernprozesse bereits im Standard abbilden. Zudem sollte der künftige Einführungspartner aus der Region kommen, zugleich aber Erfahrung aus internationalen Projekten mitbringen. „Uns war einerseits wichtig, dass offene Fragen während des Einführungsprojektes schnell und unbürokratisch geklärt werden können“, erklärt Thorsten Meier. „Andererseits benötigen wir einen Partner mit internationaler Ausrichtung, weil wir mittelfristig auch unsere ausländischen Tochtergesellschaften an das neue System anbinden wollen.“
Anhand dieser Kriterien sondierte BOGE den Markt. Nach einem intensiven, mehrstufigen Auswahlprozess kamen zwei Lösungen in die engere Auswahl: die qualifizierte mySAP-All-in-One-Lösung it.engine des Bielefelder SAP-Dienstleisters itelligence sowie eine Branchenlösung von Navision. Letztendlich entschied sich BOGE für die SAP-Branchenlösung, denn „diese erfüllte unsere Vorgaben am besten“, begründet Thorsten Meier die Wahl. „Außerdem haben wir mit itelligence einen Partner, der sowohl vor Ort als auch international tätig ist.“

Mitarbeiter mitnehmen, punktgenau einführen

Bereits im Sommer 2002 entwickelte BOGE zusammen mit den Beratern von itelligence ein Feinkonzept, das unter anderem Prozesse definierte sowie diverse Schnittstellenspezifikationen beschrieb. Die endgültige Auftragsvergabe erfolgte Ende 2002. Die Einführung verlief plangemäß, und schon Ende September 2003 konnte BOGE auf einem weitgehend ausgereiften Testsystem einzelne Geschäftsprozesse durchspielen.
Großen Wert legte der Mittelständler dabei auf intensive und praxisorientierte Schulungen der künftigen User auf it.engine, da nach dem Going Live insgesamt rund 180 Anwender auf der SAP-Branchenlösung arbeiten sollten. Zudem wurden die Mitarbeiter mittels interner Kommunikationsmaßnahmen, beispielsweise Newsletter, laufend über den aktuellen Stand des Projekts informiert, „denn ein solch umfangreiches Einführungsprojekt ist nur dann erfolgreich, wenn das neue System von den Mitarbeitern akzeptiert wird“, verdeutlicht Thorsten Meier. „Und dazu gehört auch, dass die künftigen Anwender bereits vor dem Produktivstart die für sie relevanten Funktionalitäten im SAP-System genau kennen.“
Eine weitere Herausforderung war, mehrere Millionen Datensätze aus dem Altsystem – neben Auftrags- und Kundendaten auch Maschinendaten – zu übernehmen. „Auch hier haben wir den Fahrplan eingehalten und konnten deshalb Anfang Januar 2004 produktiv gehen“, verdeutlicht Meier. Besonders lobt er dabei die erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Beratern von itelligence, die bei Rückfragen schnell „vor Ort“ waren.

Transparenz sorgt für schnellere Prozesse

Der Kompressorenhersteller konnte die Vorteile des neuen Systems sofort nutzen. Alle User haben jederzeit Zugriff auf relevante Daten und Informationen rund um die BOGE-Fertigung. Bisher weitgehend papierbasierte Prozesse wurden durch einen automatisierten Arbeitsfluss ersetzt. Dafür sorgen, neben der Branchenlösung it.engine, zahlreiche SAP-Module – von der Anlagenbuchhaltung über die Materialwirtschaft bis zum Warehouse Management. „Durch das integrierte SAP-System haben wir deutlich an Transparenz und Datenqualität gewonnen und können Betriebsabläufe besser steuern, was zu schnelleren Arbeitsprozessen führt“, beschreibt Thorsten Meier den Nutzen.
Davon profitieren jetzt beispielsweise die Kollegen in Vertrieb und Service. Vertriebsmitarbeiter rufen über den Belegfluss im SAP-System aktuelle Informationen zum Status eines Vorgangs in der Fertigung oder zu Aufträgen ab und bekommen auf diese Weise schnell einen vollständigen Überblick zu laufenden Projekten. Auch Kundenanfragen, etwa zu Reparaturen oder Reklamationen, können die Servicemitarbeiter rasch und qualifiziert beantworten, denn über die Equipment-Verwaltung von it.engine haben sie Zugriff auf die Historie sämtlicher Produktionstypen bei BOGE. Das SAP-System versorgt sie zu jedem Einzelprodukt mit Informationen zu (laufenden) Reparaturen, Wartungsverträgen, Kosten und Erlösen aus Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie zu im Lager vorhandenen Ersatzteilen.

Alle Systemwelten verbunden

Ein weiteres Highlight der Einführung war, dass BOGE seine Vertriebs- und Servicemitarbeiter im Außendienst, die mit einer unter Lotus Notes realisierten mobilen Service- bzw. Saleslösung arbeiten, über standardisierte Schnittstellen an die SAP-Lösung anband. Reparaturdaten, die ein Servicetechniker vor Ort in sein Notebook eingibt, werden jetzt automatisch an das ERP-System übermittelt, dort als Auftrag angelegt, fakturiert, und es wird eine Rechnung ausgegeben. Der direkte Datenaustausch spart Zeit sowie Kosten und verhindert Redundanzen. Auch aus dem Online-Shop von BOGE, der ebenfalls auf Lotus Notes basiert, werden Bestellungen von Ersatzteilen oder gebrauchten Maschinen direkt ins SAP-System übermittelt, wo automatisch ein Auftrag generiert wird.
Um künftig alle Belege aus dem SAP-System heraus automatisch und revisionssicher zu archivieren, verband BOGE darüber hinaus noch sein d.velop-Archivsystem via Schnittstelle mit der SAP-Branchenlösung. „Somit verknüpft it.engine die einzelnen Systemwelten bei BOGE und ermöglicht den reibungslosen Austausch von Daten und Informationen“, berichtet Thorsten Meier stolz.

Integrierte Zukunft planen

Aufgrund der positiven Erfahrung mit SAP denkt BOGE bereits an die Zukunft. So sollen Planungs- und Entscheidungsprozesse in Rechnungswesen und Controlling sowie in Materialwirtschaft und Produktion mittels SAP Business Intelligence (SAP BI) weiter verbessert werden. Und auch bei der Integration ausländischer Tochtergesellschaften in das SAP-System sieht Thorsten Meier noch „Luft für Erweiterungen“.

Weitere Informationen:

www.boge.de und www.itelligence.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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