„Mit Sicherheit die richtige Wahl“

Feature | 15. September 2004 von admin 0

DRYNET ist ein noch junges Unternehmen. Mitte 2002 gegründet hat sich die mittelständische Firma mit Zentrale in Hamburg als bundesweit tätiger IT-Dienstleister auf so genannte Managed Security Services spezialisiert. Von der Beratung über die Projektintegration bis hin zur Unterstützung im laufenden Betrieb bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen zur Absicherung des Internetzugangs (Managed Firewall), zur kostengünstigen und sicheren Vernetzung von Standorten über das Internet (VPN) und zur automatischen Filterung von E-Mails nach Viren, Spam und gefährlichen Inhalten. Die Firma beschäftigt derzeit 16 Mitarbeiter. Neben der Zentrale in Hamburg sind Vertriebsbüros in Kiel, Offenburg und München über Virtual Private Network (VPN) online mit dem Stammsitz verbunden.

Beide Seiten der Medaille sehen

„Sicherheit ist ein Grundbedürfnis des Menschen“, sagt Robert Thomzik, Geschäftsführer bei DRYNET, „und deshalb wollen und müssen Firmen, bezogen auf die Unternehmens-IT, ihre Informationen vor Angriffen und Missbrauch schützen.“ Doch dies ist seiner Ansicht nach nur eine Seite der Medaille, denn „Unternehmen benötigen zudem Planungssicherheit, was nur über ein ERP-System funktioniert, das Informationen einheitlich verarbeitet, abbildet und verlässliche betriebswirtschaftliche Auswertungen liefert.“
Wie sich eine fehlende integrierte Unternehmenssoftware auswirkt, wusste Geschäftsführer Thomzik aus dem eigenen Unternehmen. Informationen mussten aus vielen einzelnen und verteilten Datenquellen, wie beispielsweise Excel, Word, Outlook und Filesystemen, zusammengesucht werden. Vertriebsinformationen waren mangelhaft, was die Nachvollziehbarkeit von Prognosen oder Vorausplanungen zur künftigen Geschäftsentwicklung behinderte. Betriebswirtschaftliche Auswertungen bezog DRYNET über einen externen Steuerberater. Zudem fehlten einheitliche Formulare beispielsweise für Angebote oder Lieferscheine. „Die Situation war alles andere als zufrieden stellend“, fasst Thomzik rückblickend zusammen. Nachdem DRYNET im März 2003 neue Büroräume in Hamburg bezogen hatte, beschloss die Geschäftsleitung, dann auch gleich ein ERP-System einzuführen.

Prozesse vollständig abbilden

Die neue Software sollte die betriebswirtschaftlichen Abläufe des IT-Dienstleisters von Einkauf und Lager über die Angebots- und Rechnungsstellung bis zum Service abbilden. Weitere Anforderungen waren unter anderem „eine projektbezogene Erfassung, flexibles Reporting, Einsatz in dezentraler Organisation mit mobilen Benutzern sowie Verfügbarkeit und Sicherheit.“
Nach der CeBIT 2003 begann DRYNET mit einer Marktevaluierung und bewertete verschiedene ERP-Systeme. Am Ende kamen drei Lösungen in die engere Wahl, darunter auch SAP Business One. Nach jeweils zwei Präsentationen durch den SAP Business Partner Vater Syscon entschied sich die Geschäftsleitung für die SAP-Mittelstandslösung, „denn SAP Business One erfüllte unsere Vorstellungen einer integrierten, flexiblen und zukunftsfähigen Unternehmenssoftware am besten.“ Weitere Kriterien, welche für die SAP-Lösung sprachen, waren die starke CRM-Funktionalität des Systems und die Möglichkeit, auf SAP Business One im DRYNET-eigenen VPN und von unterwegs aus zugreifen zu können.
Besonders lobt der DRYNET-Geschäftsführer den SAP Business Partner Vater Syscon, der „uns zu jedem Zeitpunkt der Entscheidungsfindung kompetent unterstützt hat.“ Das sei vor allem im Hinblick auf den späteren Projektverlauf wichtig gewesen. „DRYNET suchte überdies einen regionalen Partner, der das Unternehmen kennt und bei Bedarf schnell reagiert“, ergänzt Krzysztof Paschke, Geschäftsführer von Vater Syscon.

Gut eingeführt, Prozesse verbessert

Der in Raisdorf bei Kiel ansässige SAP Business Partner installierte im Mai und Juni 2003 ein Testsystem, spielte Testdaten ein, gestaltete Dokumente, Formulare sowie Berichte und schulte die späteren Anwender. Bis Ende August wurde SAP Business One für den Produktivbetrieb vorbereitet. „Wir haben in dieser Zeit die Lösung aktualisiert und unter anderem die späteren Produktionsdaten importiert, die Integration in das VPN vorgenommen sowie die Lizenzen für vier User aktiviert“, beschreibt Krzysztof Paschke den Ablauf. Anfang September wurde die Lösung produktiv gesetzt. Transparente und bessere Prozesse waren die positive Folge.
„Beispielsweise wird ein Akquisitionszyklus über die Bereiche Angebot, Auftrag und Bestellung bis hin zur Fakturierung einheitlich und schnell abgewickelt“, legt Thomzik dar. „So können wir leicht feststellen, in welchem Projektstadium wir uns beim jeweiligen Kunden befinden. SAP Business One bildet das anschaulich und übersichtlich ab.“ Den betriebswirtschaftlichen Nutzen veranschlagt der DRYNET-Geschäftsführer als sehr hoch, denn geleistete Dienste werden besser erfasst und abgerechnet sowie der monatliche Rechnungslauf bei wiederkehrenden Rechnungen vereinfacht. „Über das integrierte Berichtwesen erhalten wir auf Knopfdruck betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie Unternehmenskennzahlen, was unsere Planungsgrundlagen wesentlich verbessert“, fasst Thomzik zusammen.

Sichere Verbindung mit SAP Business One

Besonders wichtig für DRYNET waren die unterschiedlichen Anbindungen der Mitarbeiter an SAP Business One über eine sichere Verbindung. Außer Mitarbeitern in der Hamburger DRYNET-Zentrale mussten auch die Vertriebsbüros und Außendienstmitarbeiter von unterwegs mittels Notebook oder PDA auf die SAP-Lösung zugreifen können. Die Büros erhielten über einen Client Zugang zu SAP Business One, die mobilen Mitarbeiter greifen über einen Windows Terminal Server (WTS) auf das System zu. Dies hat den Vorteil, dass die Software nicht lokal installiert werden muss.
Dazu musste die sichere Datenübermittlung im VPN garantiert sein, da über das SAP-System geschäftskritische Informationen wie Finanz- oder Kundendaten sowie Abrechnungs- und Beschaffungsabläufe nicht nur verwaltet, sondern auch ausgetauscht werden. Dieses Problem konnte der IT-Sicherheitsspezialist DRYNET mittels Ipsec-(IP Security)-Protokoll selbst lösen. Durch starke Verschlüsselungs-Algorithmen (zum Beispiel Triple DES) wird ein so genannter IPsec-Tunnel aufgebaut, der Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität beim Datentransfer garantiert.
Die gegenseitige Zusammenarbeit bezeichnen Thomzik und Paschke übereinstimmend als durchweg positiv. „Die Chemie hat gestimmt, und wir haben viel voneinander gelernt“, resümieren die Geschäftsführer. DRYNET und Vater Syscon haben die gemeinsamen Projekterfahrungen in eine Partnerschaft umgemünzt. So vermarkten sie inzwischen die SAP-Mittelstandssoftware in Kombination mit Sicherheitslösungen von DRYNET.

Zukunft im Visier

Was den Einsatz von SAP Business One im eigenen Unternehmen angeht, so feilt DRYNET bereits an weiteren Einsatzszenarien. Das Unternehmen beabsichtigt, dass künftig weitere Berater und Vertriebsmitarbeiter mit der CRM-Funktionalität in SAP Business One arbeiten, und will hierfür zusätzlich vier bis sechs Lizenzen erwerben. Um im Service-Bereich noch transparenter zu werden sowie die Qualität der Serviceleistungen zu erhöhen und effizient abzuwickeln, will der IT-Sicherheitsdienstleister außerdem das Servicemodul von SAP Business One einführen. Ferner sollen Schnittstellen zu Lieferanten geschaffen und Vertriebspartner integriert werden. Auch ein Outsourcing des Systems ist bereits angedacht. Die enorme Flexibilität von SAP Business One macht laut DRYNET solche Überlegungen erst möglich. „Übrigens bestätigt sich hier auch unser Motto ‚Work with the best’“, verdeutlicht der DRYNET-Geschäftsführer. „Das gilt nicht nur für die Sicherheitslösungen, welche wir unseren Kunden anbieten, sondern auch für die im eigenen Haus eingesetzte ERP-Software. Vor diesem Hintergrund“, so Thomzik abschließend, „war SAP Business One sicher die richtige Wahl.“

Weitere Informationen:

www.drynet.net

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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