Mit Unicode Grenzen überwunden

Feature | 13. Dezember 2006 von admin 0

Porträt

Porträt

Die Geschichte der Karl E. Brinkmann GmbH beginnt im Jahr 1972 mit der Idee, elektromagnetische Kupplungen und -Bremsen sowie Federdruckbremsen herzustellen und zu vertreiben. Von anfangs sechs Mitarbeitern hat sich KEB zu einem weltweit agierenden und produzierenden Mittelständler für modernste Lösungen der industriellen Antriebstechnik entwickelt. Das Unternehmen stellt unter anderem elektromagnetische Kupplungen und Bremsen und Getriebemotoren sowie elektronische Steller her – so genannte Frequenzumrichter, die Drehstrommotoren steuern und regeln. Aktuell besteht die KEB-Firmengruppe aus 10 Gesellschaften und Büros in 17 Ländern, in Europa, den USA, China, Japan und Südkorea.

Herausforderung Globalisierung

“Eine der wesentlichen Herausforderungen für unser Unternehmen ist die zunehmende Globalisierung der Wirtschaft und damit auch unserer Kunden”, erläutert KEB-Geschäftsführer Ralf Lutter. KEB verfolgt daher eine mittel- und langfristig angelegte Wachstumsstrategie, um seine internationale Präsenz weiter auszubauen. Geplant sind etwa Niederlassungen in Russland und Tschechien; auch Indien ist inzwischen ein Thema. “Um unsere Wachstumsstrategie erfolgreich umzusetzen, benötigen wir standortübergreifend einheitliche und transparente Informationen und Auswertungen aus allen Unternehmensbereichen, wie Entwicklung, Produktion, Vertrieb oder Rechnungswesen, auf die berechtigte Mitarbeiter und das Management jederzeit einfach zugreifen können”, beschreibt Ralf Lutter die Anforderungen.
Mit der bisherigen heterogenen IT-Landschaft war dies nur eingeschränkt möglich. Diese bestand aus einer auf der Basis von Cobol programmierten Eigenentwicklung für die Logistik sowie aus Softwarelösungen für Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung, Lohnabwicklung, Anlagenbuchhaltung sowie Controlling, die jeweils von unterschiedlichen Anbietern stammten.

Alle Geschäftsprozesse unter einem IT-Dach

Die einzelnen Systeme waren über zahlreiche Schnittstellen miteinander verbunden, die sich nur noch mit hohem Aufwand betreiben, warten und modifizieren ließen. Bei jedem Update für eine Anwendung mussten die Schnittstellen zu anderen Systemen angepasst werden. “Führten wir etwa in der Finanzbuchhaltung einen Releasewechsel durch, musste auch die Schnittstelle zur Lohnabwicklung angepasst werden”, verdeutlicht Bernhard Peuser, bei KEB als IT-Projektleiter verantwortlich für die weltweite Einführung von SAP. Was fehlte war eine einheitliche Plattform, um betriebswirtschaftliche Ergebnisse der einzelnen KEB-Tochtergesellschaften zusammenzuführen und auszuwerten. Darüber hinaus hatte KEB konzernweit keine einheitlichen IT-Standards. Die einzelnen Gesellschaften passten die eigenentwickelte Logistiksoftware bisher selbst an die jeweils länderspezifischen Erfordernisse an, was eine zentrale Verwaltung von Daten und Informationen erheblich erschwerte.

Serverlandschaft

Serverlandschaft

Um sämtliche Geschäftsprozesse künftig unter einem IT-Dach zu vereinen, beschloss der Mittelständler, eine integrierte und zukunftsfähige Geschäftssoftware einzuführen. KEB sondierte den Markt und führte eine Softwareauswahl durch. In die engere Auswahl kamen schließlich Lösungen von SAP und Navision. Schnell stellte sich heraus, dass Navision nicht die erforderliche Anzahl der Anwender bei KEB abdecken konnte und überdies zum Zeitpunkt des Auswahlprozesses nicht auf der von KEB vorgeschriebenen Plattform IBM System i5 (eServer iSeries) lauffähig war.

SAP mit Unicode – eine Software für alle Sprachen

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Die künftige Software musste Unicode-fähig sein, um den reibungslosen Austausch von Informationen zwischen allen Konzerngesellschaften sicherzustellen. Das war vor allem im Hinblick auf die Integration der Niederlassungen in Asien relevant, aber auch was die Einbindung künftiger Standorte, etwa in Russland und Tschechien betrifft. “Um unser internationales Wachstum zu unterstützen und konzernweit einheitliche Standards herzustellen, kam aus strategischen Gründen nur eine ERP-Lösung von SAP in Frage”, verdeutlicht Ralf Lutter.
KEB beschloss daher, in der Zentrale SAP R/3 Enterprise mit Unicode einzuführen. Die Länder sollten über die mySAP All-in-One-Lösung it.hightronics des Implementierungspartners itelligence angebunden werden. “itelligence hat zum einen Erfahrung in internationalen SAP-Einführungen, zum anderen sprechen die itelligence-Berater aufgrund der lokalen Nähe die Sprache des Mittelstands und sind mit unseren Anforderungen vor Ort vertraut”, begründet Geschäftsführer Lutter die Wahl.
Auf Basis von it.hightronics führten die itelligence-Berater zum 1. August 2005 zunächst im Teilbereich Automotive der deutschen Konzernzentrale von KEB ein Unternehmens-Template ein und legten die Konzernstandards fest. Noch in der Template-Phase wurde die SAP-Branchenlösung in der KEB-Niederlassung Shanghai implementiert und anschließend um die landesspezifischen Anforderungen erweitert. Eingeführt wurden in China Module für Finanzbuchhaltung (FI), Controlling (CO), Vertrieb und Versand (SD) Materialwirtschaft (MM) sowie Teile der Produktionsplanung und -steuerung (PP). Die technische Anbindung der Niederlassung in Shanghai an die deutsche Zentrale realisierte KEB über eine VPN-Datenleitung.

Reibungslose Einführung in China

Change Management

Change Management

Für die Implementierung der SAP-Software in der chinesischen Niederlassung waren laut Bernhard Peuser “keine großen Vorbereitungen erforderlich”. Zwar gibt es zwischen China und Deutschland Sprach-, Kultur- und Mentalitätsunterschiede, doch KEB betreibt schon seit längerer Zeit seine Repräsentanz in China, die intensiv von Deutschland aus betreut wird und ebenso den regelmäßigen gegenseitigen Austausch von Mitarbeitern beinhaltet. Bereits ab Anfang September 2005 arbeiteten die KEB-Mitarbeiter in Shanghai mit der neuen Software, die seit dem Going-Live von der IT-Abteilung von KEB in Barntrup aus betreut wird.
“Wir haben die Niederlassung in China ausgewählt, weil es sich um ein überschaubares Teilprojekt handelt”, beschreibt IT-Projektleiter Bernhard Peuser das Vorgehen. Gleichzeitig sollte die SAP-Einführung in Shanghai vorbildhaft für den weiteren internationalen Roll-Out der SAP-Software mit dem Unicode-Standard sein. “Von den positiven Erfahrungen in China sowie werden wir in den internationalen Folgeprojekten profitieren”, ist IT-Projektleiter Peuser überzeugt.

Unicode verbindet Welten

Meldet sich heute ein SAP-Anwender in Barntrup in chinesischer Sprache an, werden alle chinesischen Schriftzeichen korrekt ausgegeben, obwohl er mit einem Betriebssystem in deutscher Sprache arbeitet. Umgekehrt erhält auch ein SAP-Anwender in der chinesischen Niederlassung, der das System in deutscher Sprache aufruft, die deutschen Schriftzeichen richtig angezeigt. “Über Unicode können wir in der SAP-Landschaft künftig Schriftzeichen vieler Sprachen über alle Kulturkreise hinweg korrekt anzeigen, was uns im Zuge einer globalisierten Wirtschaft Wettbewerbsvorteile bringt”, betont Ralf Lutter.
Die Installation des Konzernstandards in Shanghai sorgt zudem für mehr Transparenz bei unternehmensübergreifenden Prozessen (Cross Company). So kann die deutsche Zentrale beispielsweise jederzeit Auftragsbestände sowie den Stand der Auftragsbearbeitung oder Umsatzzahlen der Niederlassung in Shanghai einsehen und – je nach Auftragslage – rasch und flexibel auf lokale Erfordernisse reagieren.

Ehrgeizige Ziele mit zukunftssicherer Software

Gleichzeitig mit der SAP-Einführung in China trieb KEB die Implementierung in der deutschen Zentrale voran. Anfang Januar 2006 schaltete der Mittelständler das Rechnungswesen frei. “Die Verbesserungen waren umgehend spürbar, denn aufgrund der hohen Integration einzelner Software-Module, wie Finanzbuchhaltung, Personalbuchhaltung, Controlling laufen Buchhaltungs-Prozesse jetzt deutlich schneller und effizienter”, so Ralf Lutter. Darüber hinaus entfällt die zeit- und kostenintensive Pflege von Schnittstellen.
Seit Anfang Juli 2006 hat KEB auf mySAP ERP 2005 migriert, denn die aktuelle Version der ERP-Software von SAP bietet im Vergleich zu SAP R/3 Enterprise bereits im Standard einen erweiterten Funktionsumfang. So wird etwa im Einkauf der Hauptlieferant schon automatisch zugeordnet, was Beschaffungsprozesse beschleunigt und in der Fertigungssteuerung können Informationen zu bestimmten Arbeitsschritten arbeitsplatzbezogen bereitgestellt werden. Ein weiterer Vorteil von mySAP ERP 2005 ist für Geschäftsführer Ralf Lutter, dass “wir damit eine moderne IT-Infrastruktur für den Roll-Out in die weiteren KEB-Gesellschaften geschaffen haben und für die nächsten zehn Jahre auf Basis einer zukunftssicheren Technologie moderne Entwicklungen der SAP nutzen können.”
Derzeit arbeiten bei KEB rund 25 Anwender mit SAP. Wenn alle Gesellschaften angeschlossen sind sollen es insgesamt 400 sein. Für Anfang Januar 2007 ist der Produktivstart der kompletten SAP-Installation für den Logistikbereich in Barntrup geplant. Besondere Herausforderungen sind hier die Integration eines automatischen Tablarlagers von viastore systems, eines weiteren Hochregallagers sowie von Testsystemen in der Produktion. Zu Beginn des Jahres 2008 sollen die KEB-Gesellschaften im sächsischen Schneeberg sowie in den USA live geschalten werden. 2009 schließlich werden auch die Standorte in Italien, Frankreich, Österreich und Japan auf SAP umgestellt sein.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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