Mit voller Energie für die rheinische Region

Feature | 18. August 2003 von admin 0

Der Wandel am liberalisierten deutschen Energiemarkt ist eines der besten Beispiele dafür, wie die Gestaltung des vereinigten Europas die Strukturen in der Wirtschaft verändert. Freier Wettbewerb um Unternehmens- und Privatkunden, neue Geschäftsfelder, wie der Energiehandel, aber auch Kostendruck und der Zwang zu Rationalisierung bei gleichzeitig steigenden Ansprüchen der Kunden – das sind heute die prägenden Rahmenbedingungen für die Energiewirtschaft.

GEW RheinEnergie AG

GEW RheinEnergie AG

Die GEW Köln AG hat in diesem Wandel eine Chance gesehen und sie genutzt. Gemeinsam mit anderen Energieversorgern der Region und dem Partner RWE gründete das Unternehmen die GEW RheinEnergie AG. Der neue Konzern bietet seine Leistungen seit Sommer 2002 im Großraum Köln an.

Hohe Erwartungen

Mit Blick auf das Entstehen dieses neuen Konzerns hatte die GEW Köln AG bereits Anfang 2001 die Einführung der Personalwirtschaft von SAP R/3 (SAP R/3 HR) mit allen Funktionalitäten projektiert. Ein anspruchsvolles Vorhaben, denn insgesamt waren 15 Firmen in die neue Lösung zu überführen – die meisten aus der Host-Anwendung IPAS. Gleichzeitig galt es, die Fusion der Rechtsrheinischen Gas- und Wasserversorgung AG (RGW) und der GEW Köln AG in die GEW RheinEnergie AG zu realisieren.
Die systemtechnische Integration betraf nicht nur die Personalabrechnung der Verbundfirmen, sondern auch Anwendungen von Kunden, für die die GEW Köln AG als IT-Dienstleister fungierte, wie etwa die Kölner Verkehrs-Betriebe AG. Ziel war es, mit der Lösung alle Probleme der Host-Plattformen auszugleichen und mehr Komfort, größere Flexibilität, optimierte Prozesse sowie eine geringere Fehleranfälligkeit zu ermöglichen.

Auf die Integrationsfähigkeit der Lösung kam es an

Da die GEW Köln AG für ihre Geschäftsprozesse bereits SAP R/3 4.6B mit den Funktionalitäten Finanzen (FI), Controlling (CO), Materialverwaltung (MM) und Instandhaltung (PM) sowie die Branchenlösung IS-U (Industrie Solution Utilities, heute: SAP for Utilities) nutzte, lag es nahe, auch für das Personalinformationssystem auf die entsprechende SAP-Komponente zu setzen. Das wichtigste Argument für die Entscheidung war allerdings die Integrationsfähigkeit der SAP-Lösung. Schließlich sollten für alle beteiligten Firmen – die in Punkto Aufbau, Fachlichkeit und Tarifgestaltung sehr heterogen sind – weitestgehend gleiche Strukturen zugrunde gelegt werden. Diese mussten wiederum so flexibel sein, dass sich künftig weitere Firmen einbinden lassen. Von einer solcherart vereinheitlichten Systemlandschaft versprach sich das Unternehmen einen geringeren Betreuungsaufwand im Rechenzentrumsbetrieb. Gute Erfahrungen mit SAP R/3 HR hatte darüber hinaus bereits die GEW-Tochter Belkaw Bergische Licht-, Kraft- und Wasserwerke GmbH gemacht. Das Unternehmen hatte die Software in einem eigenen Projekt mit Unterstützung durch den IT-Service der GEW eingeführt.
Der Startschuss für das Projekt – unterteilt in die Teilprojekte Personaladministration, Zeitwirtschaft, Abrechnung und Prozesse – fiel im Sommer 2001. Die Termine für den Produktivstart waren der 1. Juni 2002 für die GEW Köln AG mit anschließender Überführung in die GEW RheinEnergie AG zum 1. Juli 2002. Die anderen Konzern- und Kundenfirmen sollten zum Januar 2003 mit der neuen Lösung arbeiten. Ziel war es, sämtliche Anforderungen im SAP-Standard abzubilden. Das Projektteam, bestehend aus 35 externen Beratern sowie 45 internen Mitarbeitern aus den Fachbereichen und der IT, orientierte sich bei der Umsetzung am SAP-Vorgehensmodell ValueSAP.

Tarifliche Vielfalt unter einem Dach

Eine große Herausforderung des Projektes bestand darin, die zahlreichen unterschiedlichen Tarifverträge, die für die Verbundfirmen gelten, in einer einheitlichen Struktur im System abzubilden. Dabei galt es, sowohl “Klassiker” wie BAT, BAT/BMT-G und Metalltarifvertrag zu berücksichtigen, als auch Neuheiten wie TV-N und Spezialfälle wie den Seilbahntarifvertrag. Dieser Tarifvertrag regelt Schnee- und Lawinenzulagen – etwas ungewöhnlich für das klimatisch milde Köln, aber theoretisch relevant für Mitarbeiter der Seilbahngesellschaft, die Touristen per Kabinenbahn über den Rhein befördern.
Eine weitere Besonderheit ergab sich durch den neuen Tarifvertrag TV-V, der für Versorgungsbetriebe gilt. Ziel der GEW Köln AG war es, SAP R/3 HR spätestens zum Stichtag der TV-V-Einführung produktiv zu setzen. Dies bedeutete für das Unternehmen, im Übergang zur GEW RheinEnergie AG die tarifvertraglichen Details zu formulieren und einheitliche neue Betriebsvereinbarungen zu schließen. Der TV-V stand bislang nicht standardisiert in HR zur Verfügung und musste, ebenso wie die betrieblichen Vereinbarungen, bei der Implementierung abgebildet werden.

Branchenkompetenz gefragt

Dabei kam es auf das Know-how der Berater von Schmücker & Partner Informationssysteme GmbH an, dem Implementierungspartner im Teilprojekt TV-V. Sie standen unter anderem vor der Aufgabe, ein Schema für die Durchschnittsberechnung von Bezügen zu implementieren. Dieses Schema muss so genannte unständige Bezüge wie Überstunden oder Zuschläge einkalkulieren. SAP liefert zwar den Ansatz für eine solche Formel, lässt jedoch offen, wie sie letztlich aussieht. Da sich andererseits die Entwicklung des Rechenschemas auf die Ergebnisse auswirkt, waren sowohl profunde SAP-Kenntnisse als auch branchenspezifisches Wissen notwendig, um eine adäquate Lösung zu erarbeiten.
Das Beraterteam im Teilprojekt TV-V erarbeitete ein umfassendes Fachkonzept, das sowohl die Erfordernisse der systemtechnischen Umsetzung berücksichtigte, als auch die rechtlichen und zeitlichen Rahmenbedingungen der geplanten Fusion zweier Konzernfirmen und einzelner Töchter. Um die Menge der zu migrierenden Historien- und Lohnkontendaten klein zu halten, sahen die Berater den Jahreswechsel oder den Betriebsübergang als Umstellungstermin vor.

Wieder verwendbare Werkzeuge bewähren sich

Bei der Entwicklung des Vorgehensmodells für den technischen Migrationsteil setzte das Projektteam auf die Legacy Systems Migration Workbench (LSMW) von SAP. In Ergänzung zur LSMW wurden eigene Werkzeuge entwickelt, die für den Abgleich der Daten sowie für die Vereinheitlichung und Anpassung an HR-Strukturen sorgten. Dabei legte das Team großen Wert darauf, die Werkzeuge wieder verwendbar zu gestalten. Dies erwies sich schnell als gute Entscheidung, denn als während der Projektlaufzeit neue Firmen zum Verbund hinzukamen, musste lediglich die Feinplanung angepasst werden. Das Vorgehensmodell als Ganzes blieb unverändert.
Da zum Zeitpunkt der systemtechnischen Umsetzung der Personaldaten aus der GEW Köln AG in die neue HR-Anwendung die Fusion mit RGW AG fachlich-rechtlich noch nicht vollzogen war, ging man in zwei Stufen vor. Zuerst erfolgte die Migration von BAT/BMT-G auf TV-V und einen Monat später wurden die beiden Unternehmen mit Tarif TV-V in den neuen Personalbereich der GEW RheinEnergie AG migriert.

Positive Erfahrungen

Nach dem planmäßigen Abschluss des komplexen Projektes ist der Nutzen für den Konzern vielfältig. Mit SAP R/3 HR steht ein flexibles, kunden- und marktorientiertes personalwirtschaftliches Informationssystem zur Verfügung. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über einen systemtechnisch funktionierenden neuen Tarifvertrag. Auch die Unterstützung der Anwender ist gewährleistet: Mit einem First Level Support im zuständigen Fachbereich sowie einem Second Level Support im GEW SAP Customer Competence Center. Um künftig weitere Firmen in die Konzern-IT einzubinden, steht darüber hinaus ein Vorgehensmodell bereit, das sich jederzeit wieder verwenden lässt.
Insgesamt sind die Erfahrungen der GEW RheinEnergie AG mit der SAP-Anwendung positiv. Als besonders mächtiges System erfordert es allerdings eine sorgfältig strukturierte Aufbauorganisation. Sind erst einmal die Kernprozesse der Personalstammdatenverwaltung und der Abrechnung abgebildet, können weitere Komponenten eingesetzt werden. In Anbetracht der zahlreichen Möglichkeiten, die SAP R/3 HR eröffnet, entschied sich das Unternehmen dafür, zuerst den Schwerpunkt auf die Personalabrechnung, die Zeitwirtschaft, das Organisationsmanagement, die Reisekostenabrechnung und die Personalbeschaffung zu legen. Darauf aufbauend sind mittlerweile bereits weitere HR-Themen in Arbeit, etwa die Personalkostenplanung und Employee-Self-Service-Szenarien (ESS-Szenarien).

Michael Lattenkamp

Michael Lattenkamp

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