Moderne Personalwirtschaft im öffentlichen Dienst

Feature | 26. Januar 2004 von admin 0

Personalstellen bilden in den öffentlichen Haushalten einen zentralen Kostenblock. Gerade in Zeiten knapper Kassen haben Maßnahmen zur Eindämmung der Personalkosten Konjunktur. Das Bundesbesoldungsgesetz (BBesG), das in Deutschland den rechtlichen Rahmen für die Besoldung in Bund, Ländern und Gemeinden setzt, sieht eine Reihe von Sparmethoden vor, wie beispielsweise definierte Stellenobergrenzen einzuhalten oder Wiederbesetzungs- und Beförderungssperren zu verhängen sind. Legislative und Exekutive können auf ein gezieltes Controlling nicht mehr verzichten. Es dient dazu, Personalkosten zu planen, zu budgetieren, in Form von Personalkostenobligos zu binden und kontinuierlich die vorgesehenen Haushaltsmittel mit den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. Controlling hilft zudem, Einsparpotentiale zu erkennen und umzusetzen.
Den Anforderungen kommt SAP mit der neuen Komponente mySAP Public Sector Budgetplanung und -bewirtschaftung entgegen. Die Lösung entstand in enger Zusammenarbeit mit Kunden innerhalb der DSAG (Deutsche SAP Anwendergruppe) und anderen nationalen Usergroups. Sie ist international konzipiert und lässt sich durch tabellengesteuerte Einstellungen (Customizing) an die Anforderungen einer jeweiligen Behörde anpassen. Das Produkt kann ferner an zahlreichen Stellen über upgradefreundliche Entwicklungsschnittstellen mit Busines Add Ins (BAdIs) erweitert werden. Es gliedert sich in die Funktionsbereiche

  • Stellenplanmanagement
  • Obligo-Erstellung

Szenarien zum Stellenplanmanagement

Das Stellenplanmanagement bildet in einer Organisation die Finanzierung von Mitarbeitern beziehungsweise die Finanzierung der zur Besetzung vorgesehenen Stellen ab. Dabei kann abweichend zur Aufbauorganisation, welche die Aufgaben der Stellen, Referate oder Abteilungen festschreibt, eine eigene, an den Finanzen orientierte Haushaltsstellenstruktur bewirtschaftet werden. In diesem Fall wird der Personal- und Stellenbestand in so genannten Stellenanteilen abgebildet. Dies hat den Vorteil, sehr flexibel zu sein. Ein Stellenanteil kann auf diese Weise anteilig auf mehrere Planstellen in der Aufbauorganisation und diese wiederum auf unterschiedliche Personen verteilt werden. Die Obligo-Erstellung macht deutlich, welche Geldmittel für Personal gebunden sind, wie sich Stellenumwandlungen im Haushalt auswirken und ob die tatsächlichen Ausgaben auch den Vorgaben entsprechen. Das Stellenplanmanagement hilft, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Darum unterstützt es – wie vom Gesetzgeber gefordert – einen Stellenplan als Anlage zum Haushalt anzulegen und ihn im Verlauf des Haushaltsjahres auch weiter zu bewirtschaften.
In der Stellenwirtschaft wenden die öffentlichen Verwaltungen in Deutschland unterschiedliche Methoden an. Dementsprechend bietet SAP zwei Szenarien. Einerseits ist es die

  • Stellenbewirtschaftung mit eigener Haushaltsstruktur,

mit der Bund und Länder ihre Personalhaushalte planen und bewirtschaften. Andererseits praktizieren die Kommunen das Verfahren

  • Stellenbewirtschaftung im Organisationsmanagement.

Lösung für Bund und Länder

Bund, Länder sowie zum Teil auch größere Hochschuleinrichtungen weisen Personal und Personalstrukturen gesondert in eigenen Haushaltsstellen aus. So lassen sich Planstellen und Personen den Haushaltstiteln zuordnen. Das Szenario “Stellenbewirtschaftung mit eigener Haushaltsstruktur” ermöglicht die saubere Trennung von Arbeit und Stellenanteil-Budget. Durch die Zählgröße “Stellenanteile” lässt sich beispielsweise die Arbeit einer Person auf unterschiedliche Planstellen verteilen und durch ein oder mehrere Budgetelemente finanzieren.

Stellenwirtschaft mit eigener Haushaltsstruktur

Stellenwirtschaft mit eigener Haushaltsstruktur

Wichtige Informationen erhält der Bearbeiter auf einen Blick. Vermerke, wie “künftig umzuwandelnd” oder “künftig wegfallend”, und Wiederbesetzungssperren oder Hinweise zur tariflichen Eingruppierung, werden direkt am Budgetelement, also an der jeweiligen Haushaltsstelle, eingegeben und angezeigt. Auch die Rechtsgründe zur Finanzierung einer Planstelle beziehungsweise einer Person sind mit dem betreffenden Budgetelement zu verknüpfen. Sie machen die Vorgänge transparent und erleichtern die Rechnungsprüfung. Eine anwendergesteuerte Wiedervorlagefunktion hilft, Termine zu verfolgen. Wurde für eine bestimmte Aufgabe, zum Beispiel um den Personalbedarf zu prüfen, ein Termin an einer Haushaltsstelle angelegt, so erhält der Sachbearbeiter zur vorgegebenen Zeit bei der Anmeldung am System eine Erinnerung. Alternativ können periodische Auswertungen einen Überblick über anstehende Aktivitäten geben. Finanzierungsregeln sind frei definierbar und in die Komponente einzubauen. Sie sorgen dafür, vorgeschriebene Auflagen und Einschränkungen einzuhalten, beziehungsweise über kundeneigene Meldungsschlüssel, zum Beispiel anderweitige Bewertung und fehlerhafte Finanzierung, auszuwerten. Unterschiedliche Fehlerausprägungen, also Warnungen, Informationen oder Fehler, steuern zudem die Systemreaktion und die Finanzierungsanalyse. Diese zeigt an, ob Personen und Planstellen korrekt verbucht wurden und warnt im Falle einer fehlerhaften Finanzierung. Zahlreiche Reportingfunktionen unterstützen online den Stellenbewirtschafter bei seinen Tätigkeiten. Dabei können einzelne Spalten mit Informationen zum Beispiel für die Amtsbezeichnung, für Vermerke, die Verfügbarkeitskontrolle über Ampel-Symbole und vieles mehr beliebig ein- beziehungsweise ausgeblendet werden.

Was Kommunen wünschen

Immer mehr Städte und Gemeinden sowie kleinere Hochschul- und Forschungseinrichtungen gehen dazu über, den Stellenplan über die Auswertung von Daten abzubilden, die nur an Planstellen im Organisationsmanagement angebracht werden. Dem dient das Szenario “Stellenbewirtschaftung im Organisationsmanagement”.

Stellenbewirtschaftung im Organisationsmanagement

Stellenbewirtschaftung im Organisationsmanagement

Haushaltsrechtliche oder verwaltungsinterne Vermerke werden direkt in der Aufbauorganisation angebracht. Hier können Sperren eingefügt werden, die verhindern, eine Planstelle in einem definierten Zeitraum wieder zu besetzen. Zudem sind “Gruppenvermerke” an den Organisationseinheiten möglich, die beim Eintreten eines Ereignisses, zum Beispiel bei Freiwerden einer Planstelle, innerhalb der jeweiligen Organisationseinheit automatisch einen Sperrvorschlag erzeugen. Der Anwender kann auf einfache Art den Stellenplan abbilden, wenn er bereits über eine Aufbauorganisation verfügt, also ein Organigramm, welches die Struktur einer Organisation in Form von Referaten, Abteilungen und Planstellen abbildet.
Eine Reihe von Attributen kennzeichnet die einzelne Planstelle mit stellenplanrelevanten Informationen wie die “haushaltsrechtliche Bewertung”, Informationen über Stellenobergrenzen, Zulagen oder beispielsweise die Arbeitszeit für die Berechnung der Vollkräfte. Optional kann eine analoge Bewertung gespeichert und zu einem bestimmten Stichtag gegen die haushaltsrechtliche Bewertung ausgetauscht werden. Auch in diesem Szenario unterstützt eine Terminverfolgung den Sachbearbeiter. Summen lassen sich nach unterschiedlichen Auswahlkriterien bilden, sortiert nach Beamten, Angestellten und Arbeitern, nach Gliederungen oder nach Dienstposten für Mitarbeiter in der Probe- und Ausbildungszeit. Die Anbindung an Excel ermöglicht anschließend eine freie Gestaltung des Layouts. Ein flexibles Reporting bietet die Möglichkeit, beispielsweise eine Übersicht der Stellenobergrenzen oder einen Geschäftsverteilungsplan zu erzeugen.

Automatisches Obligo

Der Funktionsbereich Obligo-Erstellung bezieht mySAP HR Personalkostenplanung, mySAP HR Personaladministration und mySAP HR Organisationsmanagement in die Lösung mySAP Public Sector mit ein. Das erlaubt es, ein Obligo zu einem wesentlich früheren Zeitpunkt zu erstellen, als es die SAP-Integration ohnehin schon durch Überleitung der Abrechnungsergebnisse ins Rechnungswesen gewährleisten kann. Wesentlich zuverlässiger lassen sich zu erwartende Personalkosten zu Jahresbeginn binden und das Personalobligo im Jahresverlauf anpassen. Hochrechnungen zeigen die Auswirkungen über längere Zeiträume an und liefern eine Basis für eine eventuelle Aktualisierung des Budgets. Dabei erkennt das System, wenn sich entgeltrelevante Daten an den Mitarbeiterstammsätzen beziehungsweise an der Planstelle ändern und merkt diese Objekte für die regelmäßig stattfindende Obligo-Korrektur vor.
Das Obligo kann sowohl im Public Sector Management als auch im Controlling gebucht und über Standardauswertungen den Plan- und Ist-Werten gegenübergestellt werden. Im Public Sector Management lässt es sich einerseits als Mittelbindung für Kosten des Personalbestandes abbilden und andererseits als Mittelvorbindung der zu erwartenden Kosten von vakanten Planstellen anzeigen.

Personalwirtschaft und Rechnungswesen

Personalwirtschaft und Rechnungswesen

Die Obligo-Erstellung erfolgt gemäß den Einstellungen im Customizing automatisch. Das Personalobligo wird auf dieselbe Kontierung gebucht, die später auch für die Buchung der Abrechungsergebnisse herangezogen wird. Das vermeidet Inkonsistenzen und führt durch den Plan-/Obligo-/Ist-Vergleich zu mehr Kostentransparenz. Budgetüberschreitungen beziehungsweise Budgetüberschüsse lassen sich innerhalb eines Haushaltsjahres zeitnah erkennen. Nicht verbrauchtes Budget kann auf andere Bereiche übertragen oder zur weiteren Nutzung gesperrt werden. Die Kommunikation zwischen den Abteilungen Personalwirtschaft und Rechnungswesen wird durch SAP-Workflow-Funktionen unterstützt. Die Definition und Zuweisung von Rollen ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Obligo-Erstellung. Sollten beispielsweise unerwartet Probleme während dieses Prozesses auftreten, wird der Mitarbeiter informiert, der am besten zur Klärung des aufgetretenen Problems beitragen kann.

Daniela Polito-Cipollina

Daniela Polito-Cipollina

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