Musterbeispiel Österreich

Feature | 4. Oktober 2006 von admin 0

„Wir waren schon lange auf der Suche nach einer IT-Lösung, die unsere Universitäten bei der Finanzplanung unterstützt“, erklärt der slowakische Bildungsminister Martin Fronc die Wahl von SAP. „Um den neuen Anforderungen im Universitätsbetrieb gerecht zu werden, war eine betriebswirtschaftliche Software notwendig, mit der wir die gesetzlichen Anpassungen wie die europaweite Angleichung der Master- und Bachelor-Studiengänge bis 2010 realisieren können. Mit SAP verbessern wir unsere Strukturen und setzen neue Organisations- und Finanzierungsformen um. Auf diese Weise können wir uns im internationalen Wettbewerb behaupten“, fasst Fronc zusammen.
Hochschulen müssen angesichts knapper Kassen wirtschaftlich planen. Die Zahl der Studierenden wächst, der Aufwand in der Verwaltung steigt. Zudem wird der Kampf um Fördermittel immer härter, die Geldgeber wollen genau wissen, wofür die finanziellen Mittel ausgegeben werden. Schließlich müssen die Universitäten in Europa bis 2010 auch die Vorschriften des Bologna-Prozesses umsetzen. Mit dieser Hochschulreform wollen die europäischen Länder einheitliche Studienstrukturen schaffen, damit beispielsweise ein Student aus Bremen sein Studium in Wien oder Uppsala nahtlos fortsetzen kann, ohne seine Leistungsnachweise doppelt zu erbringen. Er macht dann seinen Abschluss in einem Bachelor- oder Masterstudiengang etwa an der Universität in Bratislava, die dann auch die für ihn anfallenden Studiengebühren verwaltet.
Neben diesen neuen europäischen Rahmenbedingungen müssen die Hochschulen ab dem 1.Januar 2004 zudem eigenverantwortlich über Beschaffung, die Finanzierung von Forschungsprojekten, Einstellungen, Beförderungen und Gehaltserhöhungen entscheiden. Im Zuge dieser gesetzlichen Anpassungen bot es sich an, die hochschulinternen Verwaltungsprozesse insgesamt zu modernisieren. Daher entschieden die Führungsgremien von Universitäten und Ministerium den SAP-R/3-Standard flächendeckend einzuführen.
Im Juli 2005 haben Siemens Business Services (SBS) und der osteuropäische Lösungsanbieter Varias – eine Tochtergesellschaft der multinationalen S&T System Integration Technology AG – mit den Projektarbeiten an den Hochschulen in Bratislava und Zilina begonnen. An beiden Universitäten läuft SAP mittlerweile produktiv. Bis Ende 2007 werden die restlichen 18 Bildungseinrichtungen des Landes folgen, anschließend übernehmen SBS und Varias den laufenden Betrieb der SAP-Lösung für sieben Jahre.

Erfahrungen genutzt

Für das aktuelle Projekt in der Slowakei profitiert SBS enorm von den Erfahrungen aus einem ähnlichen Roll-out in Österreich. Im Sommer 2002 hatten dort die 21 Hochschulen des Landes SBS beauftragt, ihre Verwaltungsprozesse auf SAP R/3 umzustellen. Die Einführung umfasste die SAP-Module Buchhaltung (Financial Accounting, FI), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Haushaltsmanagement (FI-FM), Kostenrechnung (Controlling, CO), Projektabwicklung (Project System, PS), Materialwirtschaft (Materials Management, MM), Vertrieb (Sales and Distribution, SD) und SAP Business Information Warehouse (SAP BW). „Mit Beginn der wirtschaftlichen Selbst- und Eigenrechtsfähigkeit waren die österreichischen Hochschulen auf eine zeitgemäße Finanzplanung angewiesen“, blickt Wolfgang Mayr-Knoch zurück, bei SBS für den Bereich „Forschung und Lehre“ verantwortlich.
Lokale Projektteams passten in jeder Hochschule den Masterplan an die Bedürfnisse der Institute für Geisteswissenschaften, Naturwissenschaften, Wirtschaft, Medizin oder Kunst an. Die Daten wurden aus den alten IT-Systemen übernommen, die SAP-Lösung mit vorhandenen Anwendungen verknüpft. Auch die Mitarbeiter waren von Beginn an in das Projekt eingebunden. Sie mussten lernen, von der kameralistischen auf die doppische Buchführung umzudenken. „In einer großen Auftaktveranstaltung bereitete das Projektteam die Mitarbeiter aller beteiligten Universitäten auf die IT-Umstellung vor“, erklärt Mayr-Knoch. Zusätzlich bildete das Team ausgewählte Mitarbeiter als Ansprechpartner aus. An sie wenden sich die potenziellen Anwender im Falle von Unklarheiten und Fragen zuerst.

Rechenmodell für alle

Doppelte Buchführung

Doppelte Buchführung

Gemeinsam mit Beratern von SAP und IBM stellte das Projektteam dann in 18 Monaten auf die SAP-Software um. Bis Ende 2003 konnten die Universitäten in Österreich ihre finanziellen Belange rund um Studenten, Prüfungen und Vorlesungen zwar mit einer IT-Anwendung regeln, sie ermöglichte jedoch keinen Vergleich von erbrachten Leistungen und angefallenen Kosten. Zum Stichtag 1.Januar 2004, dem Produktivstart der SAP-Lösung, mussten alle Hochschulen eine Eröffnungsbilanz abliefern. Mit dem SAP-R/3-Standard sind die Hochschulen seitdem in der Lage, Finanzwesen und Personalwirtschaft oder Budgetierung und Haushaltsmanagement zu ganzheitlichen Abläufen zusammenfassen. Die relevanten Zahlen fließen automatisch in die Kosten-Leistungsrechnung ein. Studiengebühren oder andere Dienstleistungen, etwa das Ausstellen eines Studentenausweises, lassen sich mit Hilfe der doppischen Buchführung auf Basis von SAP R/3 wesentlich effizienter und transparenter verwalten. Darüber hinaus stellt SAP BW Daten bereit, mit denen sich beispielsweise die Belegung der Vorlesungssäle anhand der Anzahl der eingeschriebenen Studenten planen lässt.
Im Januar 2005 integrierte das Projektteam bei 16 der 21 Hochschulen zusätzlich das Modul für die SAP-Personalwirtschaft Human Ressources (SAP HR), über die seither die Lohnverrechnung und die Gehaltsauszahlung elektronisch abgewickelt werden. Im Rechnungswesen waren bis Mai 2005 über 537.000 Anlagen im SAP-R/3-Standard erfasst, über 870.000 Vorgänge gebucht und mehr als 65.000 Kreditoren angelegt. „Die Daten bestätigen, dass die Einführung von SAP erfolgreich war. Das verdanken wir vor allem der Professionalität und dem Einsatz der mehr als 700 Personen, die sich am Projekt beteiligten“, betont die österreichische Bildungsministerin Elisabeth Gehrer. „Außerdem zeigt das Projekt, wie positiv unterschiedliche Partner aus der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten können.“
Die Gesamtbilanz dürfte Gehrers slowakischen Kollegen Martin Fronc in seiner Entscheidung bestärken.Insgesamt erhöhen die Informationen in Form automatisch erstellter Berichte die Transparenz. Die Universitäten in Österreich sind nun in der Lage, ihre Kosten und Leistungen miteinander zu vergleichen. Sinnvoll ist etwa auch ein Vergleich betriebswirtschaftlicher, ingenieurs- oder naturwissenschaftlicher Studiengänge. Hier arbeiten die Fakultäten eng mit der Industrie zusammen. SAP R/3 schafft Vertrauen: Drittmittel lassen sich einfacher einwerben, wenn die Universität glasklar den Nachweis führt, für welche Zwecke die Gelder dann ausgegeben werden.

Andrea  Stercken

Andrea Stercken

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