Nach der Messe ist vor der Messe

Feature | 24. Januar 2005 von admin 0

Kurzprofil

Kurzprofil

Wenn Tausende CeBIT-Besucher durch die Hallen strömen und der Vertrieb der Aussteller auf Hochtouren läuft, hat die Deutsche Messe AG ihre Hauptarbeit schon hinter sich. Denn die wichtigsten und größten ihrer Aufgaben erledigt sie im Vorfeld der Messe: Von der Anmeldung der Aussteller über die Standvergabe bis hin zum Abrechnen der Leistungen bei den Kunden. “Wenn die Öffentlichkeit ihren Blick nach Hannover richtet, sind wir bereits mit den Folgemessen beschäftigt”, sagt Ulrike Sieber, die im Unternehmen für das Qualitätsmanagement in der IT zuständig ist.

Internationale Ausrichtung

Das Messegelände in Hannover ist das größte weltweit

Das Messegelände in Hannover ist das größte weltweit

Im Blickpunkt steht die Messegesellschaft vor allem bei Ausstellungen von internationalem Rang, allen voran CeBIT und HANNOVER MESSE. Weniger bekannt ist, dass das Unternehmen auch Konferenzen oder Kongresse ermöglicht, Reiseunternehmen unterhält oder an ausländischen Standorten Messen realisiert, zum Beispiel die CeBIT Asia. Bei der Abwicklung all dieser unterschiedlichen Veranstaltungen stieß die Deutsche Messe AG mit ihren etablierten, oft noch selbst entwickelten IT-Systemen an ihre Grenzen. Nach einer Vorstudie im Herbst und Winter 2001 entschied sich die Deutsche Messe AG für eine SAP-Lösung auf Basis der mySAP Business Suite mit den Kernfunktionalitäten von SAP R/3. Die Entscheidung fiel nach einer Voruntersuchung, in der mehrere Alternativprodukte bewertet wurden. Aus Sicht der Deutsche Messe AG erfüllten alle betrachteten Produkte die fachlichen und kaufmännischen Anforderungen. Die Entscheidung für SAP fällte die Deutsche Messe schließlich wegen der Marktdurchdringung in Deutschland und der damit verbundenen Investitionssicherheit.
Im Mai 2002 startete das Projekt. Innerhalb von vier Monaten erstellten die Projektmitarbeiter zunächst einen so genannten “Business Blueprint”, der die Geschäftsprozesse des Unternehmens mit den vordefinierten SAP-Strukturen harmonisierte. Nach der Implementierung und dem Test zweier Prototypen ging das System im Oktober 2003 live. Heute wickelt die Deutsche Messe AG ihr Geschäft mit allen wichtigen SAP-Modulen ab: vom Finanzwesen über den Verkauf bis hin zum Controlling. Nur für das Personalwesen bedient sich das Unternehmen einer anderen Lösung.

Integrationsprojekt SAP

Integrationsprojekt SAP

Integrationsprojekt SAP

“Im Vergleich zu anderen SAP-Projekten stehen wir vom zeitlichen und finanziellen Aufwand gut da”, meint Sieber, “zumal wir eine umfangreiche Integration zu bewältigen hatten.” Das Unternehmen hatte die Altsysteme entweder in SAP R/3 zu überführen oder zum Teil in die neue Lösung einzubetten. Vielfältige Schnittstellen, unterschiedliche Betriebssysteme und Datenformate machten das Projekt zu einer komplexen Aufgabe. Zudem musste die Messe die verwendeten SAP-Lösungen an die eigenen Geschäftsprozesse anpassen und integrieren. Der Anpassungsbedarf ergab sich vor allem dadurch, dass die Deutsche Messe Dienstleistungen und keine Produkte verkauft. SAP R/3 hingegen ist auf Produkte ausgelegt. Neben SAP R/3 für die betriebswirtschaftlichen Kernprozesse setzt die Deutsche Messe AG auch bei der Pflege der Kundenbeziehungen mit mySAP Customer Relationship Management und der Datenhaltung mit SAP Business Information Warehouse (SAP BW) auf SAP-Software. Insgesamt greifen im In- und Ausland rund 500 Anwender auf die Lösungen zu.
Die Einführung verlief trotz dieser Komplexität weitgehend reibungslos. Zwei wichtige Hürden jedoch musste die Deutsche Messe unbedingt nehmen. Zum einen galt es im laufenden Betrieb auf die mySAP Business Suite umzustellen, obwohl die realen Daten in den verschiedensten Stadien vorlagen: Während für die eine Messe gerade erst die Einladungen verschickt wurden, lief bei einer anderen schon die Nachbereitung. Deshalb gingen die Hannoveraner den Weg über Simulationstests, mit denen sie schon vorab fast alle der potenziell bösen Überraschungen bei der Inbetriebnahme neutralisierten. Zweitens musste die neue Lösung im Live-Betrieb wesentlich mehr Daten und Prozesse verarbeiten, als die Prototypen simulierten. Wie genau das daraus resultierende Feintuning bei den einzelnen Lösungskomponenten aussehen musste, konnten die Administratoren zwangsläufig erst im Live-Betrieb erkennen und umsetzen. Dazu Sieber: “Um diese Erfahrung kommt kein Unternehmen herum, das ein Anwendungssystem dieser Größenordnung in Betrieb nimmt.” Der höchste Nachbesserungsaufwand entstand erwartungsgemäß an all jenen Stellen, an denen die Entwickler durch individuelle Programmierung vom SAP-Standard abwichen.
Die kritischen Punkte waren jedoch in Hannover entweder schon vor dem festgelegten Stichtag Anfang Oktober 2003 oder kurz danach in den ersten Wochen des Betriebs entschärft. Ulrike Sieber ist überzeugt, dass die Einführung neuer Verfahren zur Qualitätssicherung und die Verwendung professioneller Testwerkzeuge dazu entscheidend beigetragen haben und bei den 70 Projektmitarbeitern für erheblichen Rückenwind sorgte. “Wer systematisch testen will, muss sich insbesondere Gedanken über seine Geschäftsprozesse machen. Die Qualitätssicherung übernahm die Rolle eines unabhängigen Dritten, der die Beteiligten zu Konsequenz und Genauigkeit im Detail gezwungen hat”, erläutert Sieber. So habe die Qualitätssicherung beispielsweise darauf bestanden, dass auch wirklich alle Testfälle durchgeführt wurden, die die Fachbereiche zuvor definiert hatten und nicht etwa einiges wegen Zeitnot oder des noch mangelnden SAP-Know-hows unter den Tisch fiel.

Qualitätsmanagement: Der unabhängige Dritte

Teststufen

Teststufen

Folgerichtig verankerte die Deutsche Messe AG die Qualitätssicherung als unabhängige Stabsstelle im Projekt. Neben Sieber arbeiteten in ihr vor allem externe Spezialisten der SQS Software Quality Systems AG, die als unabhängiges Beratungshaus Consulting, Dienstleistungen und Produkte rund um Software-Qualitätsmanagement und -Tests anbietet. Diese Spezialisten brachten das notwendige Know-how bezüglich der Methoden und Werkzeuge für Softwaretests mit, das bislang bei der Deutsche Messe AG nicht vorhanden war. Darüber hinaus übernahmen sie viele der anstehenden Testaufgaben selbst. Vor allem planten und konzipierten sie die Tests und leiteten die Anforderungen an die Testdaten aus dem Business Blueprint ab. Darüber hinaus setzten sie das Berichtswesen über die Tests auf und führten Verfahren ein, mit denen sich die gefundenen Abweichungen und Fehler nachverfolgen und bereinigen ließen. Bei der Testvorbereitung arbeiteten zusätzlich Verantwortliche der jeweiligen Fachbereiche mit. Zusammen mit den Qualitätsspezialisten definierten sie sechs so genannte “Masterprozesse” mit denen heute die geschäfts- und sicherheitskritischen Abläufe der Deutschen Messe AG abgebildet sind. Kommen beispielsweise der Versand der Unterlagen oder die Abrechnungen für Hunderte von Ausstellern einer großen Messe ins Stocken, steht die Leistungsfähigkeit des Hannoveraner Dienstleisters auf dem Spiel. Die IT-Mitarbeiter testeten ihre geschäftskritischen Hauptprozesse deshalb mehrfach und bis in feinste Verästelungen hinein.
Alle Testszenarien, -daten und -ergebnisse verwalteten die IT-Spezialisten in Hannover zunächst mit Excel-Sheets. Sie stellten jedoch fest, dass dieses Vorgehen schnell an seine Grenzen stieß und viel Mehrarbeit verursachte. Wenn zum Beispiel ein Testlauf schon weitgehend vorbereitet war und das Controlling Testszenarien kurzfristig änderte, bedeutete dies: nachformatieren, neu durchnummerieren und erneut drucken. “Wir mussten feststellen, dass ein Projekt unserer Größenordnung ohne ein professionelles Testwerkzeug nicht mehr wirtschaftlich zu bewältigen ist”, fasst Sieber ihre Erfahrungen zusammen.
Vor dem Test des zweiten Prototyps im Frühjahr 2003 überführten die Hannoveraner deshalb alle in Excel niedergelegten Testschritte und -prozesse in ein Testwerkzeug von SQS Software Quality Systems. Dieses Vorgehen bedeutete zunächst ein Mehr an Arbeit: Die Tester überführten die Daten teilweise manuell und mussten sich mit dem neuen Werkzeug vertraut machen. Ulrike Sieber ist sich jedoch sicher, dass sich dieser Aufwand gelohnt hat: “Wir konnten von da an vor allem strukturierter arbeiten. Mit dem Werkzeug kam mehr Ordnung ins Testen. Außerdem führten uns die Funktionen des Werkzeugs zu einer größeren Testtiefe. Viele Testszenarien ließen sich nun mit wenig Aufwand verfeinern.” Als Beispiele nennt Sieber die Terminfunktion des Testwerkzeugs. Mit ihr ließen sich die Testaufgaben auf verschiedene Verarbeitungstage verteilen. Dadurch ermöglicht es eine Parallelisierung und Beschleunigung der Vorgänge. Die Tester konnten die Aufgabenkette schneller abarbeiten. Auch das Rollenkonzept des Testwerkzeugs machte transparent, wer wann und welche Aufgaben durchführt. “Da das Werkzeug mehr auf einen kundenorientierten Ablauf der Integrationstests und weniger auf SAP-Besonderheiten abhob, zwang es uns auf angenehme Weise zu mehr Konsequenz in unserem Vorgehen”, ergänzt Sieber. Auch die automatisch generierten Testdrehbücher und Dokumentationen seien verständlicher und strukturierter als zuvor. “Vor allem die Tester aus den Fachbereichen waren dafür sehr dankbar.”

Wartung und Schulung profitieren

Letztendlich gab der Erfolg den Messeveranstaltern in Hannover Recht. Die SAP-Software ging termingerecht und weitgehend reibungslos im Spätjahr 2003 produktiv. Die Deutsche Messe AG verfügt heute über eine Lösung, in der all jene Geschäftsprozesse integriert sind, mit denen das Unternehmen sein Geld verdient. Hierzu zählt die Vermietung der Standflächen, Ladenlokale und Serviceleistungen, die Durchführung der Messen selbst und, nicht zuletzt, deren Abrechnung. Diese geschäftskritischen Aufgaben steuern die Hannoveraner nun zentral für alle angebotenen Messeformen im In- und Ausland.
Während des Betriebs der Lösung macht sich die Investition von insgesamt 90 Personentagen externer Unterstützung in die Qualitätssicherung weiter bezahlt. Beispielsweise profitiert hiervon im Nachhinein auch die regelmäßig Wartung – etwa beim Aufspielen der SAP-“Hot Packages”. Zudem sind die Testfälle und -daten zentral verfügbar, eine Objekthistorie dokumentiert alle Veränderungen und bei kommenden Änderungen passen sich die Testfallketten automatisch an. “Unsere Dokumente sind gefragte Objekte”, sagt Ulrike Sieber. Zum einen habe das Schulungsteam Interesse angemeldet. Die detailliert beschriebenen Geschäftsprozesse seien eine gute Grundlage für die Schulung der SAP-Anwender im Unternehmen. Und auch der externe Dienstleister für die Programmierung greife heute auf die Dokumente der Qualitätssicherung für den eigenen Softwaretest zurück. Sieber ist deshalb zufrieden: “Mit unseren Aktivitäten in der Qualitätssicherung haben wir die gesamte IT ein Stück weiter standardisiert und transparenter gemacht – von der externen Programmierung über unsere Integrationsarbeit bis hin zu Schulung und Wartung.”

Matthias Schmidt

Matthias Schmidt

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