Office 21 weiter gedacht

Feature | 24. Mai 2013 von Heather McIlvaine 0

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Foto: iStockphoto

Als die SAP vor drei Jahren Lean-Prinzipien und agile Softwareentwicklung einführte, ging sie davon aus, dass die Mitarbeiter einige Zeit benötigen würden, um sich an die neue Teamstruktur und den neuen Arbeitsprozess zu gewöhnen. Womit die SAP jedoch nicht gerechnet hatte: Durch diese Änderung musste eine neue Büroumgebung her, die die Teamarbeit besser unterstützt.

Zu verschiedenen Zeitpunkten während des Entwicklungsprozesses werden unterschiedliche Räumlichkeiten benötigt. Mal treffen sich alle Teammitglieder, um ihre Themen in der Gruppe zu besprechen, mal setzen sich ein paar Kollegen zusammen, um Ideen austauschen. Dann wiederum gibt es Zeiten, in denen jedes Teammitglied alleine und konzentriert arbeiten muss und dazu eine ruhige Umgebung benötigt. Eine traditionelle Arbeitsumgebung mit kleinen Büros für zwei bis vier Personen ist für diese Art der häufigen Interaktion mit verschiedenen Kollegen nicht förderlich. Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter kaum mit Kollegen kommunizieren, die nicht in ihrer unmittelbaren Nähe sitzen. Doch das ganze Team in einen Raum zu stecken, ist auch nicht die Lösung. In Großraumbüros ist konzentriertes Arbeiten fast unmöglich.

Teamarbeit von Angesicht zu Angesicht

Wie sehen die neuen Arbeitsbereiche aus, die bei SAP geschaffen wurden? Die neuen Büroflächen wurden speziell für Teams konzipiert, die mit Lean-Prinzipien und Design-Thinking-Methoden arbeiten. Neben offenen Bereichen, in denen sowohl geplante als auch spontane Besprechungen stattfinden können, gibt es auch kleinere Arbeitsbereiche, die Teamarbeit von Angesicht zu Angesicht ermöglichen und mehrere separate Arbeitsbereiche für individuelle Aufgaben, die größere Konzentration erfordern.

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Bei der Konzeption dieser Arbeitsumgebung wurden nicht nur die Teams sondern auch die Aufgaben der Teammitglieder berücksichtigt. „Dieses Konzept war nicht im Voraus geplant und es wurde den Mitarbeitern auch nicht auferlegt“, erklärt Karsten Koch, Leiter von SAP Facility Management in Deutschland. Sebastian Wolf, einer der Entwickler, die nun in den neuen Räumlichkeiten arbeiten fügt hinzu: „Der Schwerpunkt liegt auf Zusammenarbeit und das hat den Teams geholfen, den Grundgedanken des Konzepts zu verstehen. Es war ein kontinuierlicher Prozess, bei dem viele Bedenken von Anfang an ausgeräumt wurden.“

Die anfängliche Skepsis wird weniger, denn immer mehr Teams sehen die Vorteile flexibler Arbeitsbereiche.  Mit diesem Ziel vor Augen hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation das Projekt „Office 21“ ins Leben gerufen. Das mehrjährige Forschungsprojekt untersucht wie Arbeitsumgebungen dazu beitragen können, in einem globalen, umkämpften Markt, Leistung und Effizienz zu steigern sowie Innovationen zu fördern. Erste Empfehlungen des Instituts lauten: eine flexible Anordnung mit mobilen Arbeitsplätzen und weniger Einzelbüros – ganz ähnlich wie die neuen Räumlichkeiten bei SAP.

Office 21 aus der Wissenschaft in die Praxis geholt

Doch während „Office 21“ bei der Gestaltung des Büros der Zukunft einen sehr wissenschaftlichen Ansatz verfolgt und sich auf Aspekte wie Akustik, Arbeitsplatzdichte und Kommunikationstechnologien konzentriert, berücksichtigt die SAP auch die weniger greifbaren Aspekte, die dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich wie zuhause fühlen. „Materialien und Farben waren uns sehr wichtig – und Möbel auf denen man wirklich sitzen möchte. Einen bestimmten Stoff auszuwählen, kann einen großen Unterschied machen und ist mit Emotionen verbunden“, betont Koch. Wolf und seine Kollegen stimmen ihm zu. In einem Raum, den sie ihr „Team-Wohnzimmer“ nennen, halten die Kollegen informelle Meetings, und manchmal treffen sie sich dort, um über verrückte Ideen zu sprechen. Wahrscheinlich liegt es an den bequemen, farbenfrohen Sofas, dass sie diese Ideen dann oft im „Team-Wohnzimmer“ weiter ausarbeiten und nicht an ihren Schreibtischen.

 

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