Neue Klangdimensionen mit SAP-Lösung erreicht

Feature | 12. Januar 2005 von admin 0

Die Firma felix martin radio tv hifi-studios aus Lachen im Kanton Schwyz ist seit über 30 Jahren erfolgreich am Markt. Das mittelständische Unternehmen hat zehn Mitarbeiter, davon drei Auszubildende, und verkauft als autorisierter Fachhändler vorwiegend Produkte der Qualitätsmarken Bang & Olufsen, Revox, Loewe, Piega und B&W. Für Gründer und Inhaber Felix Martin ist es selbstverständlich, seine Kunden von der Planung über den Verkauf bis hin zum vollständigen Service kompetent und professionell zu beraten. In speziellen Showrooms erleben Kunden und Kundinnen nach Auskunft des Inhabers neue audiovisuelle Dimensionen. „Unser Anspruch ist es, anhand von Spitzenprodukten namhafter Hersteller das Hören und Sehen wieder zu einem Erlebnis zu machen“, erläutert Felix Martin die Philosophie seines Unternehmens.

Veränderte Prozesse erfordern Wechsel

Im Laufe der Jahre haben sich bei dem Elektronikfachhändler jede Menge Stammdaten und Bewegungsdaten, das heißt welcher Kunde was wann gekauft hat, angesammelt. Auch veränderten sich die internen Unternehmens-Prozesse sowie Bedingungen und Auflagen von Lieferanten. Hauptlieferant Bang & Olufsen etwa verlangt, dass die Fachhändler mittels einer Seriennummernverwaltung jederzeit Auskunft über den Lebenszyklus eines Gerätes geben können. Auch will felix martin mittelfristig E-Business-fähig werden und sein IT-System an die Systeme seiner Lieferanten anbinden.
„Unser noch aus der DOS-Welt stammendes Altsystem konnte und kann an die neuen Prozesse und Anforderungen nicht mehr angepasst werden, um sie durchgängig und transparent abzubilden“, erklärt Martin. „Hinzu kommt, dass wir bisher Vertriebs-Prozesse nur über Word und Excel abwickeln konnten.“ Auch lieferte die bisherige Unternehmenslösung zum Teil fehlerhafte Daten für die Finanzbuchhaltung, was die Firma zusätzliche Steuerberatungs-Honorare in Höhe von rund 10.000 Schweizer Franken pro Jahr kostete.

Hohe Anforderungen, eine Lösung

Inhaber Felix Martin beschloss daher, eine investitionssichere, neue, technologisch ausgereifte und integrierte Software einzuführen, die künftig die betriebswirtschaftlichen Prozesse abbilden sollte. Damit wollte er primär seinen administrativen Aufwand in Rechnungswesen und Controlling reduzieren, „um mich verstärkt dem Verkauf und der Kundenbetreuung zu widmen“, wie Martin erklärt. Das System musste deshalb Auswertungen über Materiallagerbestände, offene Kundenaufträge, Faktura-Ausgänge, Kundenguthaben sowie offene Bestellungen beziehungsweise Rückstände bei Materiallieferungen in Echtzeit zur Verfügung stellen und den Steuerberater in Rechnungswesen und Controlling einbeziehen können.
„Aufgrund der immer wieder auftretenden Software- und Plausibilitätsprobleme fehlte uns das Vertrauen, eine überarbeitete Branchenlösung des bisherigen Software-Anbieters einzusetzen“, legt Felix Martin dar. Er sondierte daraufhin den Markt und holte Angebote ein. Schnell stellte sich heraus, dass mySAP All-in-One die Standardprozesse des Unternehmens, wie Finanzbuchhaltung und Controlling, am besten abbildete und zudem einfach zu erweitern war. Martin entschied sich für die betriebswirtschaftliche ERP-Lösung der SAP. Als Implementierungspartner wählte er den SAP Business Partner atlantis it-solutions, denn das Unternehmen hatte Martin im Vorfeld des Projektes von den Vorteilen einer SAP-Lösung überzeugt.

Reibungslose Einführung

„Eine wesentliche Anforderung von Felix Martin an uns war, das neue System rasch und reibungslos einzuführen“, erinnert sich Thomas Steinmann, Projektleiter beim SAP Business Partner. Vorgaben waren, dass Projektkosten für Lizenzen, Dienstleistung und Einführung sowie wiederkehrende Kosten vor Projektstart fixiert und die neue Lösung inklusive Schulung in weniger als drei Monaten implementiert werden sollten. Um dies sicherzustellen, entwickelte das Schweizer IT-Unternehmen einen Vierstufenplan. Zunächst wurden die Prozesse beim Elektronikfachhändler definiert und anschließend im SAP-System abgebildet. Danach wurden Testläufe sowie kleinere Anpassungen vorgenommen. Bereits nach weniger als drei Monaten Projektdauer erfolgte das Going-Live. „Die Einführung verlief praktisch reibungslos. Ebenso hielt atlantis it-solutions die vorab vereinbarte Projektlaufzeit und den Fixpreis ein“, sagt Martin zufrieden. Der Mittelständler brauchte lediglich zwei Userlizenzen und ist „damit wohl die kleinste bisher durchgeführte mySAP All-in-One-Installation“, wie Thomas Steinmann ergänzt.
Im Zuge der Einführung entschied der Elektrofachhändler, seine Stammdatenstrukturen neu zu gestalten sowie unter anderem an die Stammdatenstrukturen von Lieferanten anzupassen. „Das vereinfacht die später geplanten B2B-Anbindungen an die wichtigsten Lieferanten, welche ebenfalls SAP einsetzen“, erklärt Martin den Nutzen. Die vom Hauptlieferanten Bang & Olufsen geforderte Seriennummernverwaltung konnte vom atlantis-Projektteam ebenfalls rasch umgesetzt werden. Dabei profitierte der Elektrofachhändler vom Template „Materialverfolgung“, welches die Berater von atlantis it-solutions bereits in einem früheren Projekt auf Basis von mySAP All-in-One erarbeitet hatten. Das IT-Unternehmen bildete auch spezifische Teilprozesse, etwa die Abwicklung des Reparaturgeschäftes inklusive Leistungserfassung oder die Behandlung von Ratenzahlungen, bei felix martin als Individualprogrammierung im SAP-System ab. „Diese können wir wiederum als Best Practices auch anderen Resellern in der Unterhaltungselektronikbranche anbieten“, freut sich Thomas Steinmann.

Prozesse und Datenqualität verbessert

Mit der SAP-Lösung hat der Mittelständler interne Prozesse verbessert und beschleunigt. „Wenn wir Angebote erstellen, legen wir bereits die Basis für Folgeprozesse wie Auftragsbestätigung, Lieferschein und Faktura“, verdeutlicht Felix Martin. Alle Warenbewegungen werden jetzt aufgrund der im System hinterlegten Stammdaten korrekt erfasst und gleichzeitig verbucht. Über voreingestellte Buchungsinstruktionen, die prozessorientiert in SAP hinterlegt sind, kann der Betrieb über 80 Prozent der Buchungen automatisiert durchführen, ohne Buchungssätze mit Soll und Haben manuell eingeben zu müssen. Die Zeitersparnis im administrativen Bereich beziffert Martin auf rund 20 Prozent. „Mit dem SAP-System“, so Martin, „erfassen wir jetzt auch alle im Werkstattbereich erbrachten Dienstleistungen, was den Umsatz steigert.“
Neben den täglichen Auswertungen in Echtzeit liefert das SAP-System bereits am dritten Arbeitstag des neuen Monats eine betriebswirtschaftliche Auswertung des Vormonats. „Das hilft uns, frühzeitig und flexibel auf mögliche positive oder negative Entwicklungen zu reagieren“, verdeutlicht der Inhaber. Der Elektrofachhändler hat mit mySAP All-in-One auch die Qualität seiner Daten signifikant verbessert, was ein nahezu fehlerfreies Arbeiten ermöglicht.

Die Zukunft denken

Felix Martin plant bereits die Zukunft und will die Kernprozesse um Funktionalitäten in den Bereichen Beschaffung, Lagerung und Vertrieb erweitern. Ferner sollen die Controlling-Funktionalitäten verstärkt zur stufenweisen Deckungsbeitragsrechnung über Produkt- und Kundengruppen genutzt werden und einfache CRM-Funktionen die Kundenbindung weiter verbessern. Außerdem denkt der Unternehmer über ein mobiles Szenario nach. Mittels PDA könnten Mitarbeiter die vor Ort beim Kunden erbrachten Leistungen direkt erfassen und gleich ins SAP-System übermitteln. „Das beschleunigt Prozesse in Reparatur und Service, spart Zeit und Geld und ermöglicht eine noch intensivere Kundenberatung“, beschreibt Martin die Vorteile. „Mit mySAP All-in-One haben wir die hierfür erforderlichen Grundlagen gelegt.“

Weitere Informationen:

www.felixmartin.ch
www.its-atlantis.ch

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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