Neuer Schub für die Finanz- und Anlagenwirtschaft

Feature | 10. November 2003 von admin 0

Seit 45 Jahren gibt es die National Aeronautics and Space Administration – die NASA. Sie steht für Raketenantriebssysteme, Orbiter, modernste Raumfähren, Roboter und andere Produkte, die von entscheidender Bedeutung für die Wissenschaft und die Weltraumforschung waren und sind. Die NASA steht für die Landung auf dem Mond und für Forschungsvehikel auf Venus und Mars. Die Raumfahrtbehörde ist darüber hinaus einer der Hauptbeteiligten an der internationalen Raumstation ISS. Vom betriebswirtschaftlichen Standpunkt betrachtet ist die NASA eine stark regulierte US-Bundesbehörde mit rund 20.000 Mitarbeitern. Sie verfügt über Einrichtungen in den gesamten Vereinigten Staaten und hat ein Budget von 15 Mlliarden Dollar zu verwalten.
Um ihre anspruchsvollen und komplexen Geschäftsprozesse abzuwickeln, bedient sich die NASA der ERP-Software SAP R/3. Auch bei der Finanzbuchhaltung, der Materialwirtschaft, dem Vertrieb und dem Controlling setzt die NASA auf SAP-Komponenten, zur Datenhaltung dient darüber hinaus das SAP Business Information Warehouse (SAP BW). Im September 2000 begann die NASA damit, ihre gesamten Finanzprozesse in einem zentralen und auf SAP basierenden System zusammenzuführen.
Mike Mann ist Leiter des NASA-Projekts “Integrated Financial Management” (IFM). Im Gespräch mit SAP INFO online gibt Mann einen Überblick zum aktuellen Stand des Projekts und erläutert die Möglichkeiten des zentralen Finanzsystems.

Welchen Umfang hat das IFM-Projekt?

Mann: Das Programm enthält die standortübergreifende Implementierung verbesserter Geschäftsprozesse für die Personalwirtschaft, das Finanzwesen und die Anlagenwirtschaft. Derzeit ist IFM in neun Teilprojekte gegliedert. Fünf davon sind bereits abgeschlossen. Zwei dieser Teilprojekte lagen im Bereich Personalwirtschaft, zwei weitere im Bereich Finanzwesen. Im fünften Projekt haben wir ein Managementinformationssystem eingeführt, das über die gesamte Behörde hinweg genutzt wird.

Warum hat sich die NASA entschlossen, ihre Systeme zu integrieren?

Mann: Jeder unserer zehn Standorte hatte eigene Lösungen für die einzelnen Verwaltungsfunktionen. Dadurch war es naturgemäß schwierig, die Informationen zu vergleichen, gemeinsam zu nutzen und zu komprimieren. Schwerpunkt dieses Programms ist es, den Entscheidungsträgern in der gesamten Behörde einen schnelleren Zugang zu einheitlichen Informationen zu ermöglichen, um Rechenschaftsberichte und Kommunikation zu optimieren.

Warum haben Sie sich für SAP entschieden?

Mann: Unsere Auswahlmöglichkeiten waren auf acht Anbieter beschränkt, die zu diesem Zeitpunkt vom Bundesprogramm “Joint Financial Management Improvement Program” zertifiziert waren. Die Bundesfinanzverwaltung der Vereinigten Staaten hat eine Reihe eigener Anforderungen, und die Regierung verwendet aus gutem Grund einen einheitlichen Zertifizierungsprozess, um deren Einhaltung sicherzustellen. Angesichts der Größe der NASA und wegen ihres Wunsches nach funktionaler Integration engten wir die Auswahl auf drei mögliche Anbieter ein. Den Schwerpunkt unserer Anforderungen legten wir auf die Funktionalität im Bereich Finanzwesen und die Option, die Lösung auf andere Funktionsbereiche auszuweiten. Unsere NASA-Skripte sahen eine zweimonatige Testphase vor, in der wir Sicherheit gewinnen wollten. Schließlich befanden wir uns im Bereich öffentliche Verwaltung und der Implementierung einer integrierten Finanzlösung auf Bundesebene an vorderster Front. Der Auswahlprozess fand zwischen April und September 2000 statt. SAP setzte sich aus unserer Sicht dabei spielend gegen die Mitbewerber durch. Da ein solches Projekt für Bundesbehörden ein absolutes Novum ist, sind wir mehrere Partnerschaften mit SAP eingegangen. Es geht dabei um die Erweiterung bestimmter Funktionalitäten, die für künftige Phasen des Projekts entscheidend sein werden.

Was war bei der NASA Stand der Dinge, bevor das Integrationsprojekt in Angriff genommen wurde?

Mann: Wir verwendeten ein kleines Oracle-System für die Anlagenwirtschaft. Die meisten Anwendungen in der Behörde waren Eigenentwicklungen. Als wir die zentrale Lösung für das Finanzwesen einführten, unser erstes größeres SAP-Projekt, ersetzten wir 130 verschiedene Systeme an unseren zehn Standorten. Auf Ebene der Behörde hatten wir übergeordnete Systeme. Dort wurden die Informationen der zehn Standorte der NASA zusammengeführt. Das Problem: Die Behörde bekam zwar genaue Summendaten, konnte jedoch nicht auf Details zugreifen, da diese aus verschiedenen Quellen und Standorten aggregiert wurden. Beispielsweise war es uns nicht möglich, die Daten der einzelnen Standorte zu vergleichen. Erschwerend kam bei dem Projekt hinzu, dass sich die Aktivitäten der NASA meist über mehrere Standorte erstrecken.

Wie lange dauerte das Projekt?

Mann: Die Designphase war nach etwa vier Monaten abgeschlossen. Für die Implementierung an den ersten beiden Standorten benötigten wir weitere 18 Monate. Es wurde zwar nur eine einzige Instanz des Systems implementiert, doch jede der verschiedenen Legacy-Umgebungen sah anders aus. Daher hatte bei der Umsetzung der Daten und der Entwicklung der Schnittstellen jeder Standort eigene Anforderungen. Aus diesem Grund waren für den Rollout der neuen Funktionalität an die anderen Standorte nochmals acht Monate erforderlich. So betrachtet handelte es sich eigentlich eher um zehn eigene Projekte als um die Replizierung eines einzigen Projekts an zehn verschiedenen Standorten.

Auf welche Weise wurden durch die Integration einige der speziellen Geschäftsprozesse der NASA optimiert?

Mann: In der Vergangenheit waren unsere Finanzsysteme und die Beschaffungsaktivitäten völlig voneinander getrennt, obwohl sie auf den Daten derselben Verträge basieren. 85 Prozent des jährlichen Budgets der NASA wird für vertragliche Verbindlichkeiten aufgewendet. Daraus resultiert glasklar, dass die NASA ständig Beschaffungsdaten mit Finanzdaten abstimmen muss. Die Auftragnehmer erfassten Informationen in den Beschaffungsdaten nach der Bestellnummer des Auftrags. In der Finanzdatenbank wurden die Daten unter der Kostenstellennummer geführt. Die Abstimmung zwischen diesen beiden Datenbanken war mit erheblichem Aufwand verbunden und führte zu einiger Verwirrung bei den Mitarbeitern in den Linienorganisationen, die versuchten, Raumschiffe zu bauen oder Forschung zu betreiben. Im neuen System werden die Daten nur einmal erfasst. Um die Unterscheidung nach der Zugehörigkeit einer Bestellung zu einem bestimmten Kontrakt oder zu einem bestimmten Finanztopf kümmert sich die SAP-Lösung. Der Anwender hat Zugang zu Detailinformationen, muss sich jedoch dankenswerterweise nicht mit der Abstimmung von Zahlen aufhalten. Das hat enorme Auswirkungen auf die Optimierung der Informationen und den Wert der Informationen für die Linienmanager.

Hat auch die Prognose davon profitiert?

Mann: Einer der Nebeneffekte ist, dass konsistente Informationen über alle zehn Standorte hinweg zur Verfügung stehen. Es ist jetzt viel einfacher, die Gesamtkosten von Investitionen zu identifizieren. Bei den meisten unserer komplexen Projekte sind mehrere Standorte und mehrere Kontrakte involviert. Daher mussten früher die Linienmanager und die Finanzexperten die Einzelinformationen, die von jedem Standort geliefert wurden, mühsam sichten, um eine Prognose zu erstellen. Heute zählt bei einer Prognose das Gesamtbild, die Rolle der Beteiligten ist transparent. Das Managementinformationssystem, das wir parallel zum Finanzsystem eingeführt haben, verbindet die Finanzdaten mit den Performancedaten und bietet Prognosen für die künftige Performance auf der Basis der bisherigen Ergebnisse. Uns stehen jetzt über die gesamte Managementkette hinweg konsistente, zeitnahe und relevante Daten zur Verfügung, die die Entscheidungsfindung unterstützen und den Linienmanagern die Rechenschaftsberichte erleichtern – letztendlich den Mitarbeitern, die für den Start eines Raumschiffs oder die Entwicklung der Technologieprogramme verantwortlich sind. Die Fähigkeit, Kontrakt- und Finanzdaten sowohl horizontal als auch vertikal nahtlos zusammenzuführen, ist unglaublich wichtig. Wir haben auch die Erfassung der Auftragnehmerinformationen automatisiert. Vorher geschah das manuell. Jetzt wird dazu eine elektronische Schnittstelle verwendet. Die Daten kommen auf diese Weise schneller und mit einer geringeren Fehlerwahrscheinlichkeit herein.

Mit welchen speziellen Herausforderungen wurden Sie während der Implementierung konfrontiert?

Mann: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass kommerziell orientierte Produkte wie die SAP-Lösungen im Standard die meisten Funktionen abdecken, die eine Bundesbehörde benötigt. Es gibt jedoch einige Spezialitäten, die mit Bundesregeln oder der NASA selbst zu tun haben. Dazu zählt beispielsweise unser Vertragswesen und Kontrakt-Management. Die NASA schließt nicht selten Verträge über mehrere Milliarden Dollar, die unter Umständen über viele Jahre hinweg laufen. Als Beispiel muss man sich nur ein Riesenprojekt wie den Bau, den Betrieb und die Wartung der internationalen Raumstation ISS vorstellen. Wir kaufen also nicht sehr viele Einzelgüter; wir kaufen eine riesige Menge komplexer Dinge. Daraus ergeben sich sowohl für die NASA als auch für die NASA-Software – in diesem Fall die SAP-Lösung – enorme Anforderungen.

Weitere SAP-Projekte stehen bei Ihnen an. Mit welchem Hintergrund?

Mann: Wir beabsichtigen, SAP so umfassend wie möglich zu nutzen. Wir gehen davon aus, dass wir SAP für die Bereiche Anlagenwirtschaft, Personalwirtschaft und Beschaffung verwenden. Derzeit ist das Projekt Anlagenwirtschaft in Arbeit, das eine Erweiterung der Projektsysteme enthält. Wir sind gerade dabei, ein Unternehmen für die Implementierung auszuwählen – diese Firma wird bis Anfang Januar 2004 an Bord sein. Bis Mai 2004 wollen wir die Designs und alle Berührungspunkte für alle künftigen Module geplant haben.

Und aktuell?

Mann: Aktuell sind wir im gerade zu Ende gegangenen Oktober mit einem Budgetplanungssystem auf Standortebene produktiv gegangen. Wir bedienen uns dabei des SAP Strategic Enterprise Management. Die Lösung erlaubt es uns, die gesamte Detailplanung standortübergreifend durchzuführen, gemeinsam anstatt seriell zu planen. Das Budgetplanungssystem ist automatisch mit dem Finanzsystem integriert, die Pläne werden zur Grundlage für die finanzielle Performance. Künftig buchen wir Ist-Kosten und sind dazu in der Lage, einen direkten Ist-/Soll-Vergleich anzustellen. Diese zusätzliche Funktionalität geht im Februar 2004 produktiv. In der dritten Phase dieses Projekts wird ein Werkzeug für den Top-Down-Decision-Support implementiert, das im NASA-Hauptquartier Verwendung findet. Der Produktivstart ist für Ende Mai 2004 geplant.

Sarah Z. Sleeper

Sarah Z. Sleeper

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