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Neues HR-System in 6 Monaten

14. Juli 2016 von Susan Galer 10

Alcatel-Lucent Enterprise reduziert mit SAP SuccessFactors den Reporting-Aufwand um 80 Prozent

Nicht viele internationale Unternehmen fangen bei null an, wenn sie in kurzer Zeit ein System für die Personalwirtschaft (Human Resources, HR) einführen. Doch genau das ist dem mittelständischen Unternehmen Alcatel-Lucent Enterprise passiert. Nach einer Fusion im vergangenen Jahr hatte sich der führende Anbieter von Kommunikationslösungen verkleinert und musste relativ schnell ein neues HR-System für 2.800 Mitarbeiter in über 50 Ländern aus dem Boden stampfen. Johannes Neumann, HR-Projektleiter bei Alcatel-Lucent Enterprise, erzählt, warum sich sein Unternehmen für SAP SuccessFactors entschieden hat. „Es war das erste Tool für die neue Firma und wir konnten es nicht fassen, dass ein Go-Live in nur sechs Monaten möglich sein sollte“, berichtete Neumann. „Aber wir konnten alle Standorte an das System anbinden, Stammdaten in alle wichtigen Systeme einpflegen und mit Personalinformationen verknüpfen.“

SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Recruiting und SAP SuccessFactors Performance & Goals passten besonders gut zu den Unternehmenszielen.

„Genau diese drei Module haben wir gebraucht“, erklärt Neumann. „Wir hatten keine Infrastruktur für unsere Belegschaft – sowohl für interne als auch für externe Mitarbeiter – und benötigten eine Software für grundlegende HR-Prozesse, zum Beispiel eine Self-Service-Funktion für Vorgesetzte und ihre Teams. Personalbeschaffung war ebenfalls ein sehr wichtiges Thema für uns. Denn wir wollten Prozesse für die Personalsuche, für das Bewerbermanagement, für Leistungsbeurteilungen und Zielvereinbarungen etablieren, die auf unser neues Unternehmen zugeschnitten waren. Und es musste außerdem möglich sein, bisherige Informationen zu Personal, Personalbeschaffung und bereits vereinbarten Zielen zu übernehmen.“

Durchbruch beim Reporting der Mitarbeiterzahlen

Alcatel-Lucent Enterprise setzte bei der Berichterstellung nicht länger auf papiergebundene Verfahren und Daten aus unterschiedlichen Quellen und stieg auf einen zentralisierten und aktualisierbaren Informationsbestand um. Dadurch war das Unternehmen in der Lage, den Reporting-Aufwand beachtlich zu reduzieren und vor allem HR-Kennzahlen einzuhalten. Einen Durchbruch schaffte das Unternehmen beim Reporting der Mitarbeiterzahlen: Denn, um aussagekräftige Daten zu sammeln, braucht das Unternehmen statt drei Wochen nur noch wenige Tage.

„Anhand des Berichts, den wir alle zwei Wochen erstellen, vergeben unsere Managementteams Planstellen, besprechen Einstellungen und Probleme bei der Stellenverteilung“, so Neumann. „Nun können wir die Gesamtzahl der Mitarbeiter viel schneller bestimmen und deshalb auch fundierte Entscheidungen treffen. Die aktualisierten Daten im System ermöglichen unseren Entscheidern, umgehend zu reagieren.“

Einsparungen durch Self-Service für Mitarbeiter

Integrierte Workflows haben Genehmigungsprozesse und weitere abteilungsübergreifende Abläufe für Finanz-, IT- und Personalabteilung sowie für Teamleiter vereinfacht. Den größten Einfluss hatte der neue Prozess für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alle Mitarbeiter in den 50 Ländern legen nun im System ihr Profil an und machen Angaben zu ihrer Person und zu ihrer Berufserfahrung. Das Team, das sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmert, hat dann durch das System automatisch Zugriff auf diese Daten.

„Wir haben bemerkt, dass wir durch den Umstieg von manuellen Systemen auf automatisierte Datenverarbeitung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen viel weniger Zeit aufwenden müssen. „Insgesamt sparen wir uns so eine Vollzeitstelle“, erzählt Neumann.

Auch die integrierte Personalbeschaffung ist ein großer Fortschritt für Alcatel-Lucent Enterprises. Das Unternehmen hat von manuellen Stellenangeboten und direkter Bewerberkommunikation auf automatisierte Workflows umgestellt und ist jetzt im gesamten Bewerbungsprozess, von Stellenanforderungen über Personalbeschaffung bis hin zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, handlungsfähiger geworden.

„Die Angaben zu HR-Kennzahlen, wer in welchem Team arbeitet, eingestellt wird oder die Firma verlässt, kommen nun aus SAP SuccessFactors“, so Neumann. „Wir können schnell reagieren, falls wir einen neuen Mitarbeiter einstellen müssen und der gesamte Prozess läuft reibungslos.“

Interaktive Mitarbeitergespräche

Da das Unternehmen nun anstelle von veralteten und teilweise papiergebundenen Prozessen für Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen SAP SuccessFactors einsetzt, sind Vorgesetzte und Mitarbeiter in der Lage, damit Ziele zu definieren, diese zu besprechen und endgültig festzulegen. Nicht nur bei Jahresendgesprächen können Führungskräfte Beurteilungen abgeben und Mitarbeiter ihre Leistung selbst einschätzen. Viele haben bereits von diesem interaktiven Austausch auf der Plattform profitiert.

„Die Software ist eine hervorragende Ausgangsbasis für erfolgreiche Gespräche zwischen Managern und Angestellten, da der Prozess schlank und benutzerfreundlich ist. SAP SuccessFactors kommt sehr gut bei den Anwendern an“, berichtet Neumann. „Mitarbeiter erhalten die vom Manager vorgegebenen Ziele über das Tool und einige haben sich anschließend sogar online mit ihren Vorgesetzten darüber ausgetauscht, Vorschläge gemacht und sich auf die endgültigen Ziele geeinigt.“

Schnelligkeit und Innovation sind schon lange die Markenzeichen von Alcatel-Lucent Enterprise. Jetzt passen die HR-Prozesse auch zum Unternehmen, das den zukünftigen Anforderungen der Telekommunikationsbranche entsprechen und Führungskräften und Mitarbeitern transparente und straffe Abläufe bieten möchte.

„Wir sind von einem hoch-komplexen System auf eine Software umgestiegen, die einfach und leicht zu bedienen ist“, ist Neumanns Fazit. „Wir haben nach der Einführung noch einiges konfiguriert und sehr positive Rückmeldung von unserer Belegschaft erhalten.“

Folgen Sie Susan Galer auf Twitter unter @smgaler.

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