Aus dem iPad in die Firma

Feature | 6. Mai 2010 von Christiane Stagge 0

Open Text Content Days 2010 in München: Alle Firmendateien im Blick (Foto: Christiane Stagge)

Open Text Content Days 2010 in München: Alle Firmendateien im Blick (Foto: Christiane Stagge)

600 Besucher, 30 Aussteller, sechs Keynotes und acht Workshops – auf den Open Text Content Days 2010 können sich vom 6. bis 7. Mai Unternehmen über Enterprise Content Management Systeme (ECM) informieren und sich Tipps geben lassen, wie wichtige Firmendaten aus unterschiedlichen Quellen einheitlich verwalten lassen ohne die Sicherheitsrichtlinien zu verletzen. Die Veranstaltung richtet sich an alle Unternehmen sämtlicher Größe. Die ECM-Produkte dürften jedoch vor allem für die Bereiche Buchhaltung, Personalabteilung, Marketing, Rechtsabteilung oder Kundendienst interessant sein.

Ob Geschäftsdokumente, Web-Inhalte, E-Mails, Formulare, Berichte oder digitale Medien wie Video-, Foto- und Audiodateien – in Unternehmen existieren oftmals eine Vielzahl von Dateien, Programmen und Anwendungen unterschiedlicher Hersteller. Open Text schuf in den 90er Jahren einst die Grundlage der heutigen Internetsuchmaschinen und bietet heute Enterprise Content Management-Lösungen an, die es einem Unternehmen ermöglichen, nach firmenrelevanten Inhalten zu suchen, aufzubereiten, zu teilen, aber auch zu verschlüsseln. Anhand von Colaborations-Tools können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. So lassen sich beispielsweise Kampagnen von mehreren unterschiedlichen Regionen aus steuern.

Open Text und SAP: Digitale Personalakte

Da mit den ECM-Produkten von Open Text auch Daten aufbereitet werden, die aus dem SAP-System stammen, verbindet diese beiden Unternehmen eine seit 20 Jahren bestehende enge Partnerschaft. Ob SAP Access by Open Text, SAP Archiving by Open Text oder SAP Extended Enterprise Content Management by Open Text – diese ECM-Lösungen sollen Unternehmen dabei helfen, Geschäftsdokumente in das SAP-System zu integrieren und zu verwalten.

SAP Digital Asset Management Application by Open Text ist eine Software für die Verwaltung von digitalen Medieninhalten wie Video, Audio, Grafiken und Fotos. Die Anwendung ist als Ergänzung zu SAP CRM gedacht und soll Marketing- und Rechtsabteilungen bei der Planung und Entwicklung von Medieninhalten, Durchführung von Kampagnen und Messung der Ergebnisse unterstützen.

SAP Vendor Invoice Management ermöglicht das Abgleichen von Rechnungen und Bestellungen. SAP Employee File, das in Zusammenarbeit mit Open Text entwickelt wurde, verarbeitet Personalakten in digitaler Form. Bei der Schweizer Bundesbahn ist diese Anwendung bereits im Einsatz und ermöglicht einen sicheren Zugang zu 30.000 Personalakten von jedem Standort aus.

Wer bereits SAP-Software verwendet und sich für eine ECM-Erweiterung interessiert, kann sich direkt an seine Implementierungs-Partner wenden.

Helmut Fink, Head of SAP Solution Business Development, über die ECM-Strategie der SAP

Helmut Fink, Head of SAP Solution Business Development, über die ECM-Strategie der SAP

Open Text-Chef Tom Jenkins auf der Pressekonferenz über die Zukunft von Unternehmens-Content

Open Text-Chef Tom Jenkins auf der Pressekonferenz über die Zukunft von Unternehmens-Content

Vorgestellt: Open Text ECM Suite mit Rechteverwaltung

Egal ob in einer Firma SAP, Oracle oder Microsoft im Einsatz ist – oder ob die Mitarbeiter mit iPad, Blackberry oder Desktop-PC arbeiten – die Produkte von Open Text fügen sämtliche Inhalte in einem Content Management System zusammen. Das Herzstück ist die Open Text ECM Suite, die jetzt um Open Text Rights Management Services erweitert wurde. Durch diese Funktion werden Dokumente, Dateien und Inhalte auch dann noch geschützt, wenn sie die Unternehmensumgebung verlassen sollten. Durch ein Berechtigungskonzept ist es beispielsweise Mitarbeitern nicht erlaubt, Dokumente zu drucken, E-Mails weiterzuleiten oder Daten lokal abzuspeichern. Dies verhindert, dass vertrauliche Daten auf einem USB-Stick geladen werden und in die falschen Hände geraten. Möchte der Anwender auf die Daten zugreifen, muss er sich zunächst beim Rights Management Server authentifizieren. Die Anwendung eignet sich zum verschlüsseln von Microsoft Office- (2003 und 2007), PDF-, HTML- und CAD-Dateien, aber auch für zip-Ordner.

Facebook für die Firma

Die Zukunft sieht Open-Text-Chef Tom Jenkins in Cloud Computing, Social Media und mobilen Apps: „Wir wollen Facebook nicht ersetzen – aber wir stellen Ihnen ein Facebook zur Verfügung, das Sie intern für Ihre eigene Firma nutzen können.“ Der Content in den Unternehmen wird stetig wachsen, aber im Gegensatz dazu werden immer weniger Speichermedien zur Verfügung stehen. Das Auslagern von Unternehmensinhalten in die Cloud wird daher weiter an Bedeutung zunehmen.

Geräte wie iPhone, iPad und Co. haben den Arbeitsalltag verändert. Unternehmen werden an ihre Kunden nicht mehr nur dicke Handbücher verteilen, sondern Produkt-Anleitungen auch als eBook auf dem iPad oder als Video zur Verfügung stellen. Jenkins brachte hierfür eigens sein iPad aus den USA mit und präsentierte dem Publikum sein Buch über Enterprise Content Management als eBook-Variante.

Für das Strukturieren von Social Media-Inhalten soll zusätzlich Open Text Content Server Pulse 9.7.1. dienen. Open Text Everywhere bildet die gesamte Open Text ECM Suite auf Smartphones ab. Damit können unterwegs Microblogs, Wikis, Communities oder Dokumente gepflegt und verwaltet werden.

Auf den Open Text Content Days wurde fleißig getwittert.

Auf den Open Text Content Days wurde fleißig getwittert.

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